Cuprins:
Video: The Third Industrial Revolution: A Radical New Sharing Economy (Octombrie 2024)
Chiar în prima zi a primei mele slujbe reale, cel mai senior editor al revistei care m-a angajat m-a dus într-o diagramă de flux uriașă fixată pe un perete. "Iată cum trece un articol de la scris la publicat", a spus ea. Ea m-a plimbat pe parcursul întregului proces, subliniind părțile în care echipa mea și cu mine eram implicați. Acesta a fost anul 2001, înainte ca software-ul de colaborare să fie disponibil liber, dar lecțiile pe care le-am învățat în acea zi se aplică chiar și în această epocă a Asana și Slack.
Gândind la asta, aceste jachete de lucru au fost un precursor și o manifestare fizică a software-ului de flux de lucru de astăzi, precum Asana. Diagrama fluxului de lucru care a fost fixată pe perete a fost o orientare excelentă pentru mine, ca angajat nou, și oricine altcineva fiind la bord. Mi-a oferit o imagine foarte clară despre ce a făcut organizația și cum.
În lumea de azi, unde facem eforturi pentru medii fără hârtie și ne-am mutat în mare parte la fișiere și dosare electronice, este mai ușor să renunțăm la crearea acestor tipuri de documente cu flux de lucru și să le păstrăm la zi. Dar pentru toate întreprinderile și chiar proiectele de lucru în echipă la nivel de hobbyist, este foarte important să vă documentați fluxul de lucru.
De ce documentul flux de lucru?
De ce ar trebui să vă documentați fluxul de lucru? Există câteva motive absolut critice, inclusiv următoarele:
- Acesta ajută proprietarii de afaceri și managerii să gândească pe deplin și să înțeleagă ce se întâmplă în fiecare etapă a procesului de afaceri și de ce;
- Permite identificarea și întreruperea proceselor inutile;
- Acesta reamintește angajaților sau membrilor echipei care pot fi îndepărtați de anumite etape ale activității de ce există și ce valoare oferă aceștia;
- Este esențial pentru membrii echipei de la bord;
- Este unul dintre cele mai bune moduri de a explica potențialilor colegi, clienți și investitori cum funcționează o afacere; și
- Permite unei echipe să înceapă mai eficient să utilizeze instrumente de colaborare.
Până la ultimul punct, am menționat deja Asana. Asana este un instrument de gestionare a fluxurilor de lucru, ca o listă de activități cu privire la steroizi. Este foarte asemănător cu sistemul de sacou de lucru pe care l-am folosit la prima mea lucrare de publicare. Asana vă permite să urmăriți sarcinile care trebuie făcute și să le împingeți printr-un proces. Fiecare sarcină are o istorie a tuturor etapelor, sau a subtaskurilor, prin care a trecut. Când o persoană termină cu subtaseta la îndemână, ea o atribuie la pasul următor și o direcționează către o persoană sau departament care o va ridica în continuare.
Am făcut analogia înainte ca Asana să fie ca un pachet de cărți, în timp ce software-ul de management de proiect este ca un joc de masă. Când deschideți un joc de masă, s-ar putea să aveți ceva de genul unei table, o varietate de piese de joc și un manual de reguli clar pentru a juca jocul. Toți cei care joacă sunt de acord cu acele reguli prestabilite. Ați putea devia de la reguli, dar jocul a fost conceput pentru a vă bucura maxim atunci când vă respectați aceste reguli, așa faceți.
Cu toate acestea, atunci când joci cărți, toți cei care joacă trebuie să fie de acord cu ce joc va fi jucat și ce set de reguli vei urma. Ai putea juca inimi sau ai putea juca scuipa. Unele jocuri de cărți sunt bine cunoscute cu reguli stabilite, cum ar fi Texas Hold'em. Apoi există și alte jocuri care au variații, cum ar fi rummy (gin rummy, rummy straight, 500 rummy ș.a.m.d.) și trebuie să treceți peste regulile cu toți cei de la masă pentru a vă asigura că veți fi de acord cu privire la cum se joacă. Există, de asemenea, opțiunea de a inventa propriul joc de cărți, cu reguli unice pe care trebuie să le înveți tuturor celor care sunt în plin joc.
Asana (și multe alte instrumente de colaborare; voi da mai multe exemple într-o clipă), așa cum am spus, este ca un pachet de cărți. Deci, pentru ca Asana să funcționeze, toată lumea trebuie să știe cum se joacă jocul, care sunt regulile, care este obiectivul și cum se termină jocul.
Ce zici de Kanban?
Plăcile Kanban sunt un alt exemplu de instrumente de colaborare care seamănă mai mult cu un pachet de cărți. Trello este un exemplu de instrument online kanban. Echipele de dezvoltare software și programare folosesc adesea kanban într-un mod foarte specific, predeterminat (cum ar fi jocul Texas Hold'em), în timp ce cei care folosesc kanban pentru uz personal pot alcătui orice regulă care le place.
Dacă aveți un flux de lucru documentat, puteți mapa cu ușurință fluxul de lucru în Asana. Este mult mai ușor să începeți să utilizați Asana atunci când aveți deja un flux de lucru documentat, deoarece înseamnă că v-ați gândit deja de-a lungul întregului proces de afaceri sau de echipă. Adoptarea Asana are unele încercări și erori, indiferent de situație, dar va fi mult mai dezordonat și mai frustrant dacă o faceți fără să vă fi documentat niciodată fluxurile de lucru înainte.
Maparea fluxurilor de lucru
Cu software-ul de flux de lucru, există de obicei ceva care se finalizează, chiar dacă întregul proces este în desfășurare. Tot ceea ce poate fi finalizat este de obicei sarcinile sau subtasco-urile tale.
Ideea de finalizare este foarte diferită în software-ul de management al proiectului. Un proiect prin definiție este ceva completat și livrat la o dată. Dar nu toate tipurile de lucrări sunt proiecte. La editura de jurnal unde am lucrat, un articol ar fi complet atunci când a fost tipărit. În mod similar, fiecare număr al unui jurnal a avut o dată de încheiere când a fost livrată. Dar editarea copiilor nu a fost niciodată completă. A fost o lucrare continuă. Mai trebuia urmărit. A avut misiuni concrete de sarcini - editați copierea acestui articol, dar editarea în sine nu a avut o dată de încheiere sau de livrare.
Procesul de mapare a unui flux de lucru implică, de asemenea, identificarea exactă a proceselor sau procedurilor care trebuie alocate și urmărite în mod explicit. Această precizie și nivelul detaliilor sunt foarte importante.
Gândiți-vă la o rețetă pentru gătit. Rețetele nu listează la fiecare pas, deoarece multe dintre ele sunt implicate sau înțelese. Rețetele nu vă spun să spargeți ouăle, să vă goliți conținutul și să aruncați scoicile, deoarece „adăugați ouă” înseamnă deja asta și devine inutil greoaie să enumerați toți acești pași. În mod similar, într-un mediu de lucru, s-ar putea înțelege că „editați articolul” înseamnă „verificați titlul, verificați conturul, copiați editarea piesei și lăsați orice întrebare pentru autor”.
Cu toate acestea, în unele situații, poate fi necesar să fiți explicit într-o măsură mai bună. Am lucrat odată la publicarea în ziare, unde am verificat titlurile, legendele foto, data din partea de jos a paginii și numărul paginii ar fi trebuit să fie pași separati de copiere, deoarece acestea erau adesea trecute cu vederea.
Cu alte cuvinte, trebuie să vă dați seama ce nivel de detaliu este necesar. Prea mulți pași, iar persoanele care folosesc software-ul vor ignora procedura. Prea puțini și s-ar putea întâmpla greșeli critice. Probabil că va fi nevoie de unele încercări și erori pentru a ajunge corect, dar trebuie să luați unele decizii înainte de a începe.
Mapare Mindsets
Când faceți o mapare a fluxurilor de lucru, veți petrece, de asemenea, timp gândind cum gândește colectiv organizația dvs. Care este gândirea organizației dvs. despre proiecte, oameni sau subiecte de interes? Este relevant în Asana, precum și în alte instrumente de colaborare.
Slack-ul este un exemplu bun. Slack este o platformă de mesagerie care subliniază notificările de tragere, mai degrabă decât notificările push, deci este vorba de a opta pentru mesajele pe care doriți să le primiți. Pentru a crea filtre bune pentru aceste notificări, trebuie să vă bazați parțial pe Canale. Canalele sunt ca niște grupuri, iar pentru a crea canale în mod eficient, trebuie să știi cum gândește echipa ta, bine. Crezi că din punct de vedere al departamentelor sau proiectelor? Crezi că în termeni de subiecte sau clienți? Dacă conduceți o companie imobiliară, poate vă gândiți în ceea ce privește cartierele, pragurile valorii proprietății sau agenții. Trebuie să vă dați seama mentalitatea echipei dvs. înainte de a crea canale, astfel încât acestea să fie efective pentru a facilita munca în echipă.
Instrumentele de colaborare includ adesea mai multe modalități de organizare a informațiilor, cum ar fi folosirea codării culorilor, etichetarea și, uneori, chiar etichetarea cu coduri de culori. Îți aduci aminte de acele jachete de lucru cu coduri de culori pe care le-am descris mai devreme? Aceeași afacere. Când este folosită corect, codificarea culorilor este un semnificativ vizual care transmite imediat informații clar. Din acest motiv, codificarea culorilor crește productivitatea. Vă recomand cu mare drag să folosiți codarea culorilor într-un instrument de colaborare, atât timp cât vă asigurați mai întâi că înțelegeți gândirea echipei despre motivul pentru care ar trebui să fie codat color în primul rând. Ce informații trebuie transmise imediat și fără cuvinte? Trebuie să înțelegeți gândirea echipei dvs. pentru a putea răspunde la această întrebare.
Inclusiv Cultura
Este important să documentați fluxurile de lucru înainte de a le mapa într-un instrument de colaborare și este la fel de important să înțelegeți și să mapați mentalitatea. Piesa finală este cultura.
Instrumentele de colaborare reflectă cultura companiei și invers. Este într-adevăr important să stabilim reguli generale de implicare în ceea ce privește profesionalismul, nivelul de formalitate și locul în care este și nu este adecvat să ne ocupăm de subiect.
Din punctul de vedere al unui angajat sau al unui membru al echipei, instrumentele de colaborare sunt foarte des utilizate ca loc pentru a arunca aburul. Din experiența mea, oamenii își vor transmite nemulțumirile, indiferent dacă instrumentele de colaborare le oferă un spațiu dedicat pentru aceasta. Unele organizații apreciază dezbaterea deschisă și chiar discuții aprinse despre muncă, în timp ce altele o consideră distractoare și potențial periculoase.
Instrumentele de colaborare singure nu pot dicta dacă oamenii se vor descânta și se vor împiedica în locurile corespunzătoare. Trebuie să provină din cultura companiei. Oamenii aflați în funcții de conducere trebuie să clarifice dacă doresc ca membrii echipei să vorbească cu reclamații și argumente în contextul activității sau în afara acesteia. Cine trebuie să știe când există o problemă? Membrii echipei doresc anonimatul înainte de a-și exprima îngrijorarea sau plângerea? Se face plângere pentru catarsă sau pentru evidențierea potențialelor probleme cu munca și fluxurile de lucru? Dacă oricum se va întâmpla (și așa este), este mai bine să iei în considerare și să iei decizii în acest sens, decât să te prefaci că nu se întâmplă.
Resurse aditionale
O altă resursă care facilitează fluxurile de lucru de mapare este software-ul de mapare a minții; consultați aceste sfaturi despre modul în care o hartă a minții vă poate declanșa gestionarea proiectului. Dacă sunteți în primele zile de utilizare a software-ului de gestionare a proiectelor, aceste patru sfaturi pentru începerea ar trebui să vă ajute. Și pentru o privire mai profundă asupra Asana, vă ajută să citiți câteva sfaturi pentru utilizarea Asana.
