Organizați-vă: jason shah, fondatorul do.com pentru a face întâlnirile mai productive

Cât timp pierdeți la întâlniri, deoarece oamenii care le conduc nu sunt pregătiți? Nu există nicio agendă. Colegii ajung târziu. Ceea ce s-a discutat are vreo legătură cu tine sau cu munca ta. O oră mai târziu, nu ai făcut nimic, nu ai învățat nimic și nu ai contribuit cu nimic. Care a fost ideea?

Do.com își propune să ajute oamenii să aibă întâlniri mai bune, oferindu-le resursele pentru planificarea și executarea acestora. În multe moduri, este ca o listă de verificare a lucrurilor de făcut înainte, în timpul și după o întâlnire pentru a vă asigura că este productiv pentru toți cei implicați.

Înainte de a-l întâlni pe Jason Shah, fondatorul și CEO-ul Do.com, am trimis un e-mail pentru a găsi o dată și o oră potrivite pentru a discuta. Odată ce am fost de acord, el a răspuns: „Am de gând să te sun pe Skype și o să trimit în curând o invitație de calendar”. O clipă mai târziu, destul de sigur, a sosit o invitație din calendar.

În ziua întâlnirii noastre, am primit un e-mail de la Do.com prin Shah. În interior am găsit o agendă, orele clare de început și sfârșit pentru întâlnire, o listă cu persoanele care ar fi la apel și informațiile lor de contact (doar noi doi, în acest caz) și link-uri către informații de fundal. Toate acestea ne-au ajutat să trecem la goană în timpul apelului, întrucât Shah a explicat ce face ca o întâlnire să fie productivă, motivația lui pentru a începe Do.com și modul în care natura întâlnirilor dintre lucrătorii cunoașteți se schimbă.

Jill Duffy: Hai să vorbim despre întâlniri și de ce oamenii îi urăsc.

Jason Shah: Din ceea ce am descoperit, majoritatea oamenilor participă la întâlniri pentru care nu sunt pregătiți. Nu există niciun motiv pentru care întâlnirea să se întâmple. Nu există o agendă distribuită în prealabil. Oamenii apar târziu și cineva trebuie să refacă lucrurile. Oamenii care le organizează nu sunt întotdeauna grijulii despre cine trebuie să fie acolo și, astfel, ajungeți la întâlniri mari în care jumătate din oameni sunt opționale și poate jumătate din oameni sunt esențiali, deci dinamica este oprită și împiedică productivitatea.

Acest lucru se reduce la timpul pierdut pentru oamenii ocupați.

Dacă ceri pe cineva să stea într-o cameră timp de 30 de minute și să nu îndeplinească nimic, ei ar crede că ești nebun. Dar asta fac oamenii de milioane de ori pe zi la locul de muncă.

JD: Cum ați descrie o întâlnire productivă?

JS: Trebuie să aveți câteva ingrediente cheie. În primul rând, trebuie să se întâmple de fapt. Dacă ceva poate fi gestionat rapid prin e-mail, faceți asta. Dar dacă trebuie să fie o întâlnire, bine.

Pregătirea este esențială: prezentarea a ceea ce va fi discutat, cine este responsabil pentru ce, acele tipuri de lucruri care duc la o conversație concentrată. În timpul întâlnirii: respectarea, păstrarea timpului, luarea de note și încheierea la timp.

Timpul întâlnirii contează foarte mult. O mulțime de oameni doar implicit la o oră. Am observat că ești foarte deliberat și am spus 25 de minute pentru această conversație. Cred că este o bună practică.

Ceea ce se întâmplă după întâlnire este, de asemenea, cheie. Dacă Bob și Stacey spun că vor urma o nouă versiune a unui set de diapozitive, iar Mark spune că va trimite numărul de vânzări, ei trebuie să facă asta! Aflăm că majoritatea oamenilor spun: „Grozav! Bună întâlnire!” și pleacă și nu există nicio urmărire. Și chiar dacă există, se întâmplă la momentul nepotrivit, ceea ce precipită o altă întâlnire sau o muncă mai inutilă.

Așadar, pregătirea, desfășurarea bine a ședinței, urmărirea cu succes ulterior sunt componente cheie ale unei întâlniri bune.

JD: Instrumentele de gestionare a proiectelor și alte instrumente de gestionare a muncii sunt concepute pentru a eficientiza munca. Ideea este să avem mai puține întâlniri și (și mai puțin e-mail). Vă puteți atribui reciproc sarcini și termene fără a avea întâlniri despre acestea. Din punctul dvs. de vedere, aceste instrumente au schimbat întâlnirile în forța de muncă a cunoștințelor?

JS: Da. La nivel macro, sperăm că vom avea mai puține întâlniri ca urmare a acestor instrumente.

De exemplu, dacă văd că machetele au fost actualizate pe Dropbox și cred că sunt bune, nu trebuie să mă întâlnesc cu designerul pentru a le discuta. Nici măcar nu trebuie să mă anunțe. Pot doar să declanșez un mesaj care spune: „Hei, am văzut fișierele actualizate”. Cu ceva de genul Slack, pot pune rapid cuiva o întrebare fără a fi nevoie să mă întâlnesc pentru a discuta natura întrebării.

Înainte, oamenii doreau mai puțină tehnologie, deoarece era greu, de exemplu, să obții dongle-ul pentru monitor sau era distractiv pentru oameni.

Sper ca aceste instrumente să conducă la mai puține întâlniri, dar nu știu dacă există date concrete care să o susțină, în afară de propaganda pe care companiile individuale o pun acolo. Și în ședința în sine, cred că natura acestora se schimbă pentru că suntem mai orientați din punct de vedere tehnologic. Dacă folosim servicii în afara unei întâlniri, atunci ședințele trebuie să țină pasul cu acestea.

JD: Îmi place să am întâlniri de lucru. Acestea tind să fie cele mai productive pentru mine. Mă reunesc cu un grup de oameni, ne așezăm și facem munca pe care trebuie să o facem chiar acolo, poate cu instrumentele noastre proiectate pe un ecran.

JS: Asta mă face să mă gândesc la modelul de clasă flipped. Sala de clasă este un loc unde să lucrați, mai degrabă decât să urmăriți o prezentare, la fel ca o întâlnire nu ar trebui să fie chemată doar pentru a trece prin o punte pe care cineva vă poate trimite cu ușurință prin e-mail.

JD: Hai să vorbim puțin despre Do.com. Dă-mi explicația de 30 de secunde despre ce este Do.com și apoi vom vorbi mai detaliat despre modul în care îl folosești.

JS: Do.com este un software de colaborare pentru întâlniri. Nu are nicio legătură cu video și audio. Totul ține de productivitatea întâlnirilor.

Cu Do, oamenii pot stabili agende astfel încât să știe despre ce să vorbească. Ei pot lua note în timp real și pot atribui sarcini care interacționează cu celelalte fluxuri de lucru. Suntem integrați cu Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce etc.

Am avut peste 1, 5 milioane de oameni să participe la întâlniri în peste 20.000 de companii. Practic, ajutăm oamenii să aibă mai puține întâlniri, întâlniri mai bune și, sperăm, să fie mai fericiți și mai productivi la locul de muncă.

JD: Și este un model freemium.

JS: Este. Vă puteți înscrie gratuit și avem o mulțime de utilizatori gratuit.

JD: Unul dintre lucrurile care m-au lovit în legătură cu Do.com este că este cu adevărat încurajarea oamenilor să ia măsurile corecte, spre deosebire de a fi soluția în sine. Mă gândesc mult la lucruri precum motivația și modul în care nu ne comportăm întotdeauna în moduri care sunt în interesul nostru. Așa că cred că este îngrijit când găsesc instrumente care se referă mai mult la îndrumarea noastră, decât să ne ofere ceva. Am sensul că despre asta este vorba de Do.com.

JS: Da, sunt de acord. Credința noastră este că întâlnirile sunt la fel de mult o problemă a oamenilor decât o problemă tehnologică. De exemplu, nu avem nevoie de o aplicație de e-mail pentru a împiedica Bob de la contabilitate să trimită un mesaj super lung care este greu de înțeles. Probabil că asta are legătură cu politica companiei, cu capacitatea lui Bob de a fi profesionist, cu dinamica echipei, așa ceva. Unele UI blocate într-un browser Web nu vor schimba Bob.

Este ceva despre care m-am gândit foarte mult când am lucrat anterior la Yammer. Yammer încerca să facă companiile mai transparente. Sincer, Yammer a fost un instrument pentru companii transparente, deoarece este foarte greu să schimbi cultura unei organizații.

Do.com este un produs care încearcă să ajute oamenii să fie mai buni și le oferă o tehnologie care le permite să facă asta, mai degrabă decât să o facă pentru tine. Sincer, nici măcar nu știu dacă am putea flipă un comutator și a face o întâlnire mai productivă. Asta ar fi destul de magic!

Credem cu adevărat că acest lucru va avea puterea de ședere. Dacă va merge, trebuie să vină de la oameni și le permitem să devină cei mai buni.

JD: Spune-mi povestea de origine a Do.com și de ce ești pasionat de acest proiect și companie.

JS: Lucram la Yammer înainte de a cumpăra Microsoft Yammer. Și cum vă puteți imagina, probabil, după ce Microsoft a cumpărat compania, cultura a început să se schimbe foarte mult, inclusiv adăugarea multă birocrație și întâlniri.

Am trecut cam un an, după acea achiziție, să găsesc că realizarea lucrurilor a fost foarte greu. Mi-a fost nebunesc, mai ales că eram o companie construită inițial pentru a face lucrurile mai bune pentru oameni!

Într-o scurtă poveste, stăteam într-o întrunire groaznică într-o zi cu 10 persoane și mă învârtea gândindu-mă: "Ce fac aici?" Nebunia asta m-a lovit.

Dacă v-am invitat la o petrecere și nu m-am pregătit în prealabil pentru a obține ingredientele și a avea un concept de care mi-am dorit ca oaspeții să se bucure, iar ei să apară și îi spun: „Hei, hai să mergem la magazinul alimentar și să facem această petrecere de cină, „ar spune ei, „ E o nebunie! Nu o să ne dăm seama cu tine. Am venit aici pentru o cină! ” Dar asta sunt întâlnirile!

M-am gândit că este o nebunie și am avut mâncărime să plec și să încep o nouă companie.

JD: Ce alte aplicații sau servicii de productivitate utilizați? Aveți cele mai bune practici pentru a rămâne productiv?

JS: Pot să dau un răspuns neconvențional? Cred că unele dintre cele mai bune aplicații de productivitate nu sunt chiar aplicații de productivitate. Uber, de exemplu, îmi oferă mult mai multă productivitate decât o aplicație precum Asana. Primesc locuri mai repede și pierd mai puțin timp stând în ploaie așteptând o mașină.

Există un alt instrument pe care îl folosesc numit BetterSnapTool și, din nou, nu este un instrument clasic de productivitate. Am configurat monitorul meu cu trei coloane și cu Windows Snap am apăsat o tastă rapidă și toate ferestrele mele se fixează.

Folosim și Trello și Slack aici. Folosim Instacart pentru alimentele noastre la birou. Faptul că nimeni nu trebuie să vă faceți griji este util și, în consecință, ne face să fim mai productivi ca urmare.

JD: Și ce zici de cele mai bune practici sau obiceiuri de productivitate personală?

JS: Am început să blochez timpul în calendarul meu pentru a mă asigura că lucrurile nu vor fi depășite. Am luat meditație dimineața pentru a mă ajuta să stabilesc zero și să mă lămuresc despre ce este important.

Un alt lucru neconvențional este delegarea lucrurilor. Nu este un soundbite de Four Hour Work Week , dar am personalitatea care mă determină să vreau să fac totul singur. Devenit conștient de necesitatea implicită în delegare, spre deosebire de implicarea de a face lucrurile eu, a fost cu adevărat de impact.

Pentru mine este un amestec de a fi mai atenți, de a face lucruri de box și de a delega. Sunt mult mai mult în pace și mă concentrez pe cele două sau trei lucruri care contează în fiecare zi. În calitate de fondator, puteți să vă distrageți de orice este legat de companie, indiferent dacă este vorba despre relațiile cu investitorii sau despre o oportunitate de PR, și astfel delegarea m-a făcut mai productivă.

JD: Cât de mare este personalul dumneavoastră?

JS: Zece persoane. Delegarea este din ce în ce mai ușoară, dar este foarte mică, desigur, pentru o companie.

JD: Da, dar este important pentru alți antreprenori să știe că, chiar dacă lucrați cu o echipă foarte mică, delegarea este încă importantă.