Organizați-vă: nu mai luptați prin e-mail cu mai multe e-mailuri

Supraîncărcarea prin e-mail este o problemă imensă de productivitate la locul de muncă. Întâlnesc tot timpul oameni care se plâng de e-mail, spunând că îi copleșește, dorind să existe un comutator de dezactivare pentru toate noile mesaje care se scurg în căsuțele de e-mail.

Cu toate acestea, mulți dintre aceiași oameni se fixează pe e-mail în așa fel încât ajung să agraveze problema. Ceea ce văd sunt oamenii care încearcă să combată e-mailul cu mai multe e-mailuri, care la rândul lor generează tot mai mult e-mail. Deoarece sunt insuflați în mizerie prin e-mail, de obicei nu pot vedea ce se întâmplă clar, așa că habar nu au că îi înrăutățesc.

Există câteva moduri în care am observat că oamenii se trag în picior în timp ce încearcă să facă față supraîncărcării prin e-mail.

Nu folosiți Inbox-ul dvs. ca listă de activități

Primul exemplu de oameni care își înrăutățesc problemele de e-mail sunt listerii de activități , așa cum îmi place să le numesc. Listerii de activități lasă e-mailuri în cutiile de e-mail atunci când mesajul conține o sarcină sau declanșează memoria unei sarcini atribuite. Cu alte cuvinte, aceștia folosesc inbox-ul ca listă de activități.

Gândiți-vă cum de obicei oamenii atribuie sarcini prin e-mail. Rareori sarcina este clar menționată în subiect. Receptorul trebuie să deschidă și să citească e-mailul pentru a cunoaște detaliile sarcinii. Totuși, mai probabil, mesajul nu va avea toate informațiile de care are nevoie receptorul, cum ar fi un termen limită sau alte detalii despre sarcină. Un schimb de mesaje înainte și înapoi clarifică sarcina și sfârșește creând o nouă adresă de e-mail de fiecare dată când se întâmplă. Pe scurt, căsuțele de e-mail sunt liste foarte slabe de făcut.

O altă problemă este că listerii de activități trebuie să verifice în permanență fiecare e-mail de intrare pentru a vedea dacă conține o sarcină și, dacă nu, scapă imediat de e-mail. Listerii de activități sfârșesc săvârșesc neîncetat.

Mai rău, listerii de activități obișnuiți se obișnuiesc să-și verifice cutiile de e-mail pentru sarcinile lor zilnice și, de cele mai multe ori, ajung adesea prin a-și trimite prin e-mail amintiri despre alte lucruri pe care vor să le facă.

Dacă e-mailul este o problemă, de ce ai vrea să creezi mai multe e-mailuri în acest fel?

Cu toate acestea, listerii de activități nu pot vedea cum sistemul lor înrăutățește problema. Ei susțin adesea că folosirea intrării lor ca listă de activități este singurul lucru care funcționează. Dar dacă această aceeași persoană se simte copleșită de e-mail, în mod clar nu funcționează. Există câteva soluții și voi ajunge la ele într-o clipă.

Nu mai trimiteți trimiterea mesajului

Am vorbit recent la o retragere corporativă despre managementul e-mailului. Pentru a mă pregăti pentru discuție, am vorbit cu unii angajați și am aflat că mulți dintre ei gestionează volume uriașe de e-mail, uneori 1.000 de mesaje pe zi, folosind Nudgemail. Au crezut că acesta este un mod perfect sănătos de a gestiona fluxul.

Nudgemail este un instrument freemium care vă permite să amânați în mod esențial e-mailul setând un moment în care va reapărea în căsuța de e-mail ca un nou mesaj. „În esență” este un cuvânt foarte important aici.

Cele mai multe funcții de amânare, cum ar fi cele din SaneBox sau unele dintre cele mai bune aplicații de e-mail, ascund mesajul original din căsuța de e-mail și apoi îl fac să reapară ca o nouă poștă necitită la momentul ales. Nudgemail funcționează puțin diferit. Când îl utilizați pentru a amâna e-mailul, e-mailul original rămâne în căsuța de e-mail și apare un mesaj nou în partea de sus a căsuței de e-mail, cu întregul fir al mesajului original citat.

Nu mă înțelege greșit. Nudgemail este un instrument fin și este o soluție excelentă în anumite circumstanțe. Oricine vede vizualizarea inbox ca un flux de informații, mai degrabă decât un punct de colectare a comunicării care trebuie procesat, ar putea face bine să o utilizeze. Dar, atunci când muncitorii îmi spun că numărul mare de mesaje din căsuțele de e-mail le lasă în imposibilitatea de a-și face treaba, iar 20 la sută din mesajele lor sunt mesaje repetate sub formă de Nudgemails, aceasta este o problemă.

La fel de mulți dintre cei care fac listele pot face contestații despre faptul că sistemul lor este rupt, unii utilizatori Nudgemail îl transformă într-o cârcă. Sunt atât de blocați în obiceiurile lor actuale, încât nu pot imagina o soluție mai bună.

Nu răspundeți atât de repede

Foarte adesea, a răspunde la un e-mail este o modalitate de a recunoaște mesajul altcuiva fără a muta de fapt conversația înainte. Imaginează-ți un e-mail de coleg pentru a-ți cere părerea despre o prezentare. Nu te-ai uitat încă la prezentare. În funcție de locul de muncă, ar putea fi mai acceptabil să răspunzi rapid cu „Nu știu. Nu m-am uitat încă” decât să aștepți două ore până când ai privit și ai format o opinie. Când săriți să răspundeți rapid, chiar dacă mesajul nu este semnificativ, generați un e-mail în exces. Dacă cultura companiei te împinge spre acel comportament, ar fi bine să crezi și alți oameni îți fac asta.

O persoană care nu răspunde lent la e-mail poate fi văzută ca leneșă sau care nu este un jucător de echipă, chiar dacă așteaptă să răspundă la un e-mail este un mod mult mai logic și mai productiv. Dar este complet înapoi și trebuie să te desparți de el dacă te simți inundat de e-mail.

Ceea ce se întâmplă să se întâmple este că oamenii răspund la mesaje doar pentru a trece pe jos. Să zicem că Raj cere părerea lui Sarah despre ceva, iar ea răspunde: „Nu sunt sigur. Ce crezi? Acum, mingea este din nou în curtea lui Raj, iar onus este pe el să răspundă, numai pentru ca Sarah va avea un nou mesaj necitit în căsuța de e-mail, amintindu-i să răspundă de data asta.

Un alt exemplu care este obișnuit pentru oamenii din departamentele de asistență, cum ar fi IT, este că vor stabili o adresă de e-mail generică pentru angajați să depună bilete de ajutor, cum ar fi Când un angajat se dezlănțuie că computerul este rupt, totuși, și trebuie să obține ajutor rapid, ar putea să uite de e-mailul generic și, în schimb, să trimită un e-mail persoanei pe care o cunoaște în IT. Ar trebui ca persoana respectivă să aibă grijă de problemă? Ignorați e-mailul? Răspundeți și spuneți-i angajatului că are nevoie să utilizeze adresa de ajutor IT corectă? CC șeful ei? Care este dreptul de făcut?

Adesea răspunsul, alimentat de panică și frustrare, generează doar mai multe e-mailuri (și creează tensiune). Din nou, este un exemplu de cultura a companiei care creează așteptări la un răspuns rapid care este la baza problemei. Însă vă puteți despărți de acest model fără a deranja liniștea și a genera mai puține e-mailuri ca urmare.

Soluții pentru e-mail excesiv

Cum încetăm să mai generăm e-mailuri excesive? Unele soluții sunt simple și rapide, iar o persoană fizică le poate face fără sprijinul companiei.

În exemplul precedent, persoana din personalul IT ar putea rezolva probabil problema în grup, având o conversație față în față (sau apel telefonic cu un angajat la distanță), mai degrabă decât să răspundă prin e-mail. Dacă persoana IT răspunde prin e-mail, colegul care are nevoie probabil nu o va citi foarte atent. Amintiți-vă, ea a fost deja stresată despre problema computerului. Poate suna foarte slab, dar confruntându-l pe coworker față în față, calm și profesional, o va ajuta să-și amintească protocolul potrivit pentru depunerea biletelor de ajutor în viitor, mai ales dacă persoana din IT explică orice alte locuri de muncă aveau prioritate la moment. Explicarea în persoană merge mult.

Un alt mod de a opri generarea de e-mailuri excesive pentru tine este să găsești instrumente bune de asistență de e-mail care te ajută să reduci la e-mail în căsuța de e-mail, mai degrabă decât să o propagi, așa cum face Nudgemail. SaneBox (aproximativ 7 dolari pe lună) este soluția pe care o recomand. Mailbird este o aplicație client de e-mail care vine cu o opțiune de amânare și alte funcții care ar putea ajuta și ele.

Încetați să utilizați inbox-ul ca listă de activități, atât pentru sarcini personale, cât și pentru activități legate de muncă. Există acum atât de multe instrumente grozave, care sunt mult mai bune la alocarea sarcinilor, la urmărirea lor, la actualizarea detaliilor despre acestea, etc., care nu se bazează pe e-mail. Îmi place Todoist, deși Wunderlist este și o aplicație excelentă.

Dacă puteți convinge echipa sau departamentul de lucru să aleagă un instrument mai bun pentru sarcini, veți fi într-o formă mult mai bună. Pe lângă aplicațiile de gestionare a proiectelor cu forță completă, există alte aplicații de colaborare care sunt ușoare, ușor de utilizat, mai rapid de configurat și pot fi o soluție mai bună la provocările echipei tale.

Pentru mai multe informații, vedeți celelalte sfaturi despre cum să reduceți supraîncărcarea prin e-mail de birou.