Organizați-vă: asigurați-vă taxele

Indiferent dacă îți depui taxele sau plătești un contabil pentru ajutor profesional, singurul lucru cel mai bun pe care îl poți face pentru ca procesul să meargă fără probleme - și să te asiguri că nu pierzi niciun ban sau scutiri fiscale - este organizarea documentelor tale fiscale. Dar cum faci asta?

La fel ca multe activități de organizare, obținerea impozitelor în ordine este mai degrabă un obicei pe care ar trebui să îl trăiești pe tot parcursul anului, decât o singură muncă de curățare. După cum veți vedea, este un joc de a vă deplasa atât înainte, cât și înapoi.

Începeți prin a merge mai departe

Deși termenul limită pentru depunerea impozitelor pe venit din SUA este 15 aprilie, ar trebui să începeți cu adevărat să vă organizați impozitele pe 1 ianuarie - pentru anul viitor, adică. Începeți prin a dezvolta noi obiceiuri pentru economisirea formularelor de donație, încasările pentru cheltuielile eligibile și alte documente pentru anul curent. Cu alte cuvinte, începeți să vă organizați chitanțele din 2014 pe care le veți depune în 2015.

Într-o mulțime de proiecte organizaționale, este ușor să îți îndrepți atenția asupra rezultatelor, dar de multe ori este mai benefic să creezi un sistem mai bun care să înainteze. Data de depunere a anului viitor va fi aici înainte de a o cunoaște.

Am început deja un folder cu eticheta "Impozite 2014". De îndată ce voi avea un document care aparține acelui folder, cum ar fi o primire prin e-mail de la a face o donație online, o voi pune acolo imediat. Dacă am un document pe hârtie, îl voi lăsa într-un folder de deasupra scanerului meu până în weekend, când voi avea șansa să îl digitalizez și să îl adaug și în folderul virtual.

Punerea rapidă a acestor documente, pe măsură ce le colectați, este cu adevărat cheia pentru a vă facilita impozitele mai târziu. (Pentru mai multe bune practici privind gestionarea folderelor computerului, consultați Organizare: Utilizați folderele pentru a decupla desktopul dvs.)

Ar trebui să păstrați originalele de hârtie?

Să zicem că vă scanați documentele fiscale pe hârtie. Ar trebui să păstrezi și originalele?

„Când oamenii digitalizează hârtia, se simt uneori constrânși să păstreze originalele, dar în ceea ce privește IRS și guvern, copiile digitale ale chitanțelor și documentelor sunt acceptabile”, spune Chris Barbier. Barbier este vicepreședinte al managementului de produse la The Neat Company, care produce produsele de scanare Neat desktop, precum scanerul de documente NeatConnect și soluția de stocare online NeatCloud. El a fost, de asemenea, un CPA de mai mulți ani. Unul dintre domeniile de specializare Neat este detectarea și etichetarea automată a anumitor tipuri de documente fiscale atunci când le scanează.

Organizați după an, apoi lună și, în cele din urmă, categorie fiscală

Pentru toate documentele dvs., atât pe hârtie cât și pe cele digitale, etichetați-vă dosarele în funcție de anul fiscal - nu de anul în care depuneți acele formulare.

Barbier recomandă următoarea ierarhie pentru etichetare și organizare ulterioară:

• An
• Luna sau data
• Categoria de impozitare (adică, unde documentul va apărea cu taxele dvs.).

Dacă plătiți un contabil pentru a vă pregăti impozitele, spune Barbier, această metodă de clasificare ar putea sfârși prin a vă economisi bani, deoarece ați organizat toate documentele deja pentru el sau ea, și astfel orele de plată vor fi mai puține. „Nu doriți să plătiți contabilului pentru a organiza o cutie de încălțăminte cu documente”, spune el.

Uită-te înapoi

Când vine timpul să vă depună impozitele, majoritatea oamenilor încep să privească înapoi la depunerea din anul precedent (cu excepția cazului în care a mers prost, desigur). Cu excepția cazului în care dvs. sau afacerea dvs. ați avut o schimbare majoră de statut (cum ar fi cumpărarea unei case sau căsătorie), deducerile și formularele pe care le depuneți în acest an vor fi probabil similare sau similare cu anul precedent. Folosiți aceste formulare vechi ca ghid, ca o listă de verificare, pentru a vă asigura că nu vă lipsește nimic.

Dacă vă depuneți singuri impozitele, aruncați o privire la lista noastră cu cele mai bune programe fiscale pentru 2014. Pentru servicii de pregătire și depunere a taxelor online gratuite, alegerea editorilor noștri este Federal Tax Free și pentru servicii plătite, TaxACT Ultimate Bundle este redactorul nostru „Alegere. (Rețineți că PCMag nu recomandă tuturor plătitorilor de taxe din SUA să folosească un serviciu de depunere a impozitelor online. În multe cazuri, în special pentru oricine are o declarație de impozit complexă, un pregătitor de impozite umane este o opțiune mai sigură.)

Pe baza acestor recenzii, am depus impozitele mele 2012 și 2013 folosind TaxACT, care are o opțiune de a importa informațiile din anul precedent pentru a vă ajuta să vă ghidați în anul curent. Mi-a plăcut, de asemenea, că în TaxACT, a fost ușor să folosesc instrumentele de ajutor pentru a căuta un formular de dobândă ipotecară pe care îl aveam la îndemână, dar care nu a apărut automat pe măsură ce am urmat expertul cu tax-prep. Tocmai am tastat numărul documentului, iar un link m-a adus direct la pagina unde puteam introduce informațiile.

Back up și ștergeți

Dacă aspirați să ducați o viață fără hârtie și ați mărunțit toate documentele dvs. sensibile privind impozitul pe hârtie, trebuie să faceți o copie de rezervă a impozitelor dvs. digitalizate.

"Unii oameni au frica de a utiliza cloud pentru ceva la fel de sensibil ca documentele fiscale, dar întotdeauna doriți să aveți o copie de rezervă undeva, indiferent dacă este un alt computer, sau o unitate externă sau cloud", spune Barbier. Și, cu siguranță, există o mulțime de opțiuni software care vă vor ajuta să faceți backup la datele computerului dvs., dar, cu documente sensibile, cum ar fi formularele fiscale, trebuie să luați măsuri de precauție suplimentare?

Mark Grace, vicepreședinte al afacerii de consum global pentru Absolute Software (care face LoJack pentru laptopuri), este mai puțin îngrijorat de informațiile din cloud și este mai preocupat de copiile uitate ale documentelor lăsate pe smartphone-ul sau computerul tău. Spuneți că fotografiați rapid formularul W2 și o încărcați în Evernote, unde OCR face ca imaginea să fie căutată în text. Sună ca o idee grozavă, dar fotografia probabil că mai rămâne și pe telefon. "În minutul în care faci poze cu documentele tale sensibile, te pui în pericol. Nu există nicio cale în jurul acelui scenariu", spune Grace.

„În mod clar, există o industrie masivă în jurul digitalizării impozitelor”, spune Grace, „dar cred că trebuie să fii vigilent în acest sens”. Spune el, trebuie să aveți o anumită responsabilitate, pentru a șterge copii ale documentelor care ar putea să locuiască în locurile pe care le veți uita, cum ar fi ruloul camerei de telefon.

În plus față de backupul dvs., Grace recomandă utilizarea unui serviciu atât pe dispozitivele mobile, cât și pe laptop-uri, care vă permit să le ștergeți de la distanță în caz de pierderi sau furt. "Hoții sunt interesați să găsească datele dvs. atunci când fură un dispozitiv."

Bani in banca

Sperăm că veți primi o rambursare a taxei pe grăsime anul acesta. Atunci când rezultatul unei declarații de impozit este în favoarea dvs., cu cât depuneți mai devreme, în general, cu atât mai rapid veți primi această rambursare. Dacă vă organizați chitanțele, documentele și documentele acum pentru depunerea anului viitor, poate veți primi numerar anul viitor și mai devreme. Și cu cât banii sunt mai repede în mâinile tale, cu atât mai devreme poate începe să obții venituri din dobânzi… pe care le poți raporta în anul următor.