Organizați-vă: instrumente pentru întâlniri mai bune

Experților adoră să spună că întâlnirile omoară productivitatea. Întâlnirile inutile și prost planificate, cu siguranță. Dar unele întâlniri sunt necesare. Întâlnirile pot sigila noi oferte de afaceri. Aceștia pot lansa echipă în noile proiecte productive. Aceștia pot corecta cursul unui proiect care a greșit. Și pot facilita camaraderia în rândul colaboratorilor care nu sunt în stare să fie împreună în același spațiu. Când trebuie să aveți o întâlnire absolut, veți avea nevoie de câteva sfaturi pentru organizarea de întâlniri mai productive, precum și de software-ul potrivit pentru a face acest lucru.

Programare

Probabil, Outlook îmi vine în minte ca software-ul tipic de birou folosit pentru programarea întâlnirilor, dar găsesc multe dintre caracteristicile Outlook greoaie și dificil de învățat să le folosești așa cum intenționează. Dacă toți participanții la întâlniri sunt utilizatori calificați ai Outlook, puteți găsi probabil un timp pentru a vă întâlni care funcționează pentru toată lumea, rezervați o sală de conferințe și puteți obține acea întâlnire în calendar folosind altceva decât Outlook. Am nevoie de ceva mai simplu și sunt oarecum un fan organizatoric-instrumente, așa că nu-mi pot imagina decât cum s-ar putea simți alții despre Outlook ca instrument de planificare.

Doodle.com este acea soluție simplă. Este unul dintre site-urile mele favorite pentru planificarea întâlnirilor și a întâlnirilor. Doodle.com este un site web și un serviciu gratuit care face programarea la fel de simplă precum crearea unui sondaj. Invitați oamenii la urne (trimițând o adresă URL sau invitând-o direct de la Doodle) și aceștia verifică orele de marcare disponibile pe baza alegerilor pe care creatorul de sondaje le oferă. Este un vis de eficiență devenit realitate.

Pentru mai multe despre Doodle, consultați interviul meu cu fondatorul lui Doodle, Michael Naef, care include un videoclip care arată cum funcționează Doodle.

Gazduire virtuala intalniri

Webex și GoToMeeting sunt două dintre cele mai cunoscute servicii de întâlniri virtuale care, din experiența mea, tind să fie folosite de persoane ale căror companii au deja un cont cu acel furnizor. Conturile plătite fie sunt pline de funcții, cum ar fi posibilitatea de a înregistra întâlniri, de a discuta cu alți participanți, de a partaja tot ce se întâmplă pe ecranul computerului cuiva, de a conecta mai multe webcam-uri și multe altele. GoToMeeting necesită instalarea unei aplicații instalate pentru a fi utilizată.

Webex oferă un cont gratuit (GoToMeeting nu), dar vine cu anumite limitări stricte. De exemplu, o singură persoană poate găzdui întâlniri, iar numărul maxim de persoane în ședință este de trei. Toți cei din ședință trebuie să utilizeze VoIP, deoarece apelarea telefonică nu este acceptată, iar gazda își poate împărtăși desktop, tablă și documente, dar nu și aplicații sau ceva ce rulează de la distanță. Deci, dacă utilizați oricare dintre aceste servicii, veți dori probabil contul plătit.

Join.me este o altă opțiune populară pentru găzduirea de întâlniri virtuale. Ca și Webex, are o opțiune gratuită, dar cu constrângeri libere asupra limitărilor. Un cont Join.me gratuit acceptă până la 10 participanți la o întâlnire virtuală, acceptă partajarea ecranului și posibilitatea de a împărtăși controlul (adică, predă o parte din îndatoririle de găzduire către un alt participant).

MeetingBurner (gratuit; conturi Pro de la 39, 95 USD pe lună) este o altă opțiune care se rulează în browser, fără instalări necesare. Cu un cont gratuit, puteți organiza întâlniri de până la zece persoane, dar VoIP nu este acceptat - Skype este, totuși, și funcționează chiar în cadrul serviciului.

Skype nu este un instrument prost pentru găzduirea anumitor tipuri de întâlniri, dar nu este întotdeauna la fel de fiabil ca unii dintre ceilalți. Ca și în cazul celorlalte instrumente, un cont Skype gratuit vine cu mai multe limitări (nicio partajare a ecranului nu este cea mai mare pentru întâlniri și conferințe video doar cu o altă persoană), dar poate fi o opțiune convenabilă atunci când trebuie să aveți rapid un audio sunați cu oameni care sunt răspândiți în toată lumea… și care au deja conturi Skype.

Colaborarea față în față

Majoritatea instrumentelor webinar numite mai sus facilitează colaborarea virtuală online, dar atunci când toată lumea se află în aceeași cameră și poate vorbi față în față, îmi place să folosesc instrumente care sunt mai puțin consumatoare.

Google Drive (gratuit) este la îndemână la birou, deoarece mai multe persoane pot actualiza documente în timp real. Puteți vedea când altcineva editează sau vizualizează același document pe care l-ați deschis. Google Drive nu este ideal pe dispozitive mobile, din păcate. Încă mi se pare mult mai ușor de folosit pe un laptop în timpul întâlnirilor decât prin aplicația Google Drive iPad, de exemplu.

Asana a luat lumea colaborării prin furt cu instrumentul său excelent online de gestionare a sarcinilor (și de gestionare a proiectelor) online. Este un serviciu excelent pe care îl utilizați pe parcursul ciclurilor de muncă și își arată valoarea în timpul întâlnirilor pentru crearea de noi sarcini, cum ar fi acțiuni de urmărire atribuite oamenilor la finalul unei întâlniri.

Luând note

Evernote (gratuit la 45 de dolari pe lună pentru premium) este gorila de 800 de kilograme de luare de note și o folosesc furios în timpul întâlnirilor. Îmi place că are funcționalitate de înregistrare audio încorporată, care mă permite să surprind întreaga conversație în cazul în care va trebui să mă refer la ea mai târziu. De asemenea, este excelent pe un dispozitiv mobil pentru caracteristica sa de cameră. Capturați o imagine a unei tablă, încărcați-o pe Evernote și tot textul din imagine este analizat de OCR și devine complet căutabil.

Minutes.io (gratuit), conceput în scopul explicit de a lua proces-verbal de ședință, funcționează într-un browser, dar funcționează atât online, cât și offline. Când vi se cere să luați note neașteptate pentru o întâlnire în mod neașteptat, minute.io se lansează rapid și funcționează bine, oferindu-vă un șablon pentru sarcina la îndemână.