Cuprins:
Video: How to Asana: Kanban boards in Asana (Noiembrie 2024)
Cuprins
- Organizați-vă: folosind Asana în afaceri
- Organizați-vă: Asana în afaceri a continuat
Pe măsură ce e-mailurile și întâlnirile continuă să ne piardă timpul, firmele și echipele din cadrul întreprinderilor sunt disperate să găsească noi moduri de lucru care se bazează mai puțin pe acești doi demoni. „Asana sau bust”, spune Mark Arnoldy, CEO Nyaya Health, o organizație non-profit progresivă, care îmbracă eficiență în cultura companiei sale, în numele de a aduce îngrijirea sănătății oamenilor din Nepalul rural. Nyaya Health folosește un flux de lucru și un instrument de management de proiect numit Asana în aproape toate aspectele activității sale. O folosesc pentru a urmări campaniile de strângere de fonduri, planifică cum să-i aducă pe pacienți din Nepalul rural la spitale din Katmandou și chiar îl folosesc pentru a testa alfabetizarea computerizată a solicitanților de locuri de muncă.
Deși am folosit Asana de ceva vreme, am vrut să explorez mai pe deplin cum poate fi folosit în companii pentru a eficientiza comunicarea și a face echipele mai eficiente. Am vizitat Arnoldy și asistenta executivă, Monica Landy, la sediul central al orașului Nyaya Health din New York, pentru a obține o mai bună înțelegere a modului în care instrumentul funcționează de fapt într-un mediu de afaceri real.
Ce este Asana?
Pentru a descrie Asana este nevoie de un ambalaj pentru cei care nu l-au folosit niciodată. Este parțial o listă de activități și, în parte, un instrument complex de colaborare. Îl puteți utiliza pentru managementul proiectului sau pentru urmărirea unui solicitant angajați prin procesul de angajare. Este deschis și flexibil în același mod în care este Evernote, ceea ce înseamnă uneori că utilizatorii pentru prima dată ajung să privească cu o ardezie goală, sigur cum să înceapă. Dar, odată ce ești în ea, Asana, ca Evernote, poate deveni orice ai nevoie.
Asana locuiește în cloud, iar interfața principală este online (la asana.com). Există câteva aplicații mobile, dar interfața Web este mult mai bună și mai capabilă. Asana este gratuită pentru până la 15 persoane să colaboreze, conturile plătite începând de la 50 de dolari pe lună și urcând de acolo în funcție de numărul membrilor echipei. Vă recomand să utilizați un cont gratuit timp de cel puțin două-trei luni cu un grup mic de oameni pentru a-și testa apele și a învăța funiile, deoarece utilizarea Asana se bazează foarte mult pe potrivirea fluxului de lucru și a nevoilor dvs.
După cum puteți vedea în videoclipul din partea de sus a acestui articol, în centrul său, Asana vă permite să scrieți sarcini, să le atribuiți cuiva (inclusiv dvs. înșivă), să adăugați o dată scadentă, să faceți note despre misiune și să adăugați adepți care pot urmăriți progresul sau contribuiți la conversația din jurul său.
Sarcinile pot avea sub-sarcini. Toate sarcinile pot fi târâte și aruncate într-o locație adecvată. Și puteți adăuga anteturi de secțiune în listele de sarcini pentru a indica, bine, orice doriți. Anteturile de secțiune sunt linii de demarcație și vin la îndemână, ajutându-vă să descompun părțile componente ale unui proces foarte mare sau complicat. Puteți afla multe mai multe despre modul în care funcționează Asana, în general, urmărind unele dintre videoclipurile pe care Asana le oferă.
Unele dintre utilizările generale ale Asana în afaceri includ
- recrutare, angajare și urmărirea solicitanților
- formare nouă și lista de verificare a angajaților pentru începerea companiei
- management de proiect
- managementul fluxului de lucru
- Lista de management .
Când m-am întâlnit cu echipa Nyaya Health, mi-au arătat cum arată unele dintre aceste utilizări și funcționează în conturile lor Asana.
Asana în afaceri în acțiune
Nyaya Health are cinci persoane în New York, patru în Boston, una în Kathmandu și aproximativ 165 de angajați și voluntari pe teren în Nepal, unde conectivitatea la Internet nu este întotdeauna disponibilă. Membrii echipei centrale din SUA sunt utilizatorii primari ai Asana, deși câțiva manageri din Nepal folosesc și sistemul pentru a coordona.
CEO-ul Mark Arnoldy a început să folosească Asana pentru a-și face personalul în 2012, iar câteva luni mai târziu, a adus instrumentul în casă. În acel an, el a creat o cultură a companiei în jurul Asana, spunându-le angajaților că va funcționa doar dacă va cumpăra integral de la toată lumea. De aici, „Asana sau bust”.
Iată câteva dintre modalitățile prin care folosesc Asana pe care le-am găsit destul de inventive:
Listă: Domenii de responsabilitate. Unul dintre modurile în care echipa lui Arnoldy o folosește pe Asana este să păstreze o listă de responsabilități în cadrul organizației și față de care se încadrează. Au un proiect numit Zonele de responsabilitate, în cadrul căruia fiecare element sau sarcină din listă este o responsabilitate, cum ar fi Programul intern NYC, Coordonarea îngrijirilor în Crowdfunding și Auditul 501c3. Responsabilul este listat ca destinatar al sarcinii corespunzătoare. Toți cei din Nyaya au acces la acest proiect. Când cineva trebuie să stabilească cine este persoana potrivită din cadrul organizației pentru o problemă la îndemână, poate doar să consulte lista. Arnoldy spune că un beneficiu secundar al acestei liste este că oamenii simt mai multă proprietate pentru domeniile lor de responsabilitate atunci când numele lor apare lângă unul, clar ca zi, pentru ca toată lumea să vadă.
Urmărirea: solicitanții de locuri de muncă . Atunci când o poziție la Nyaya este deschisă, echipa de angajare apelează la un proiect pe care îl au pentru urmărirea solicitantului locului de muncă. Anteturile secțiunii din acest proiect arată diferitele etape ale revizuirii candidaților. „Sarcina” este numele solicitantului locului de muncă. Toate notele referitoare la solicitant și la interviurile acestuia rămân în sarcina sub formă de comentarii. Pe măsură ce candidatul trece fiecare etapă, echipa de angajare trage persoana / sarcina în lanț pentru a apărea sub următorul antet de secțiune corespunzător. De exemplu, dacă un candidat numit Sandeep trece urmărirea prin e-mail și interviul telefonic, sarcina „Sandeep” este mutată la următoarea etapă, „interviu în persoană”, etc., pe măsură ce trece până când se face o ofertă de muncă. Când Nyaya găsește angajați potențiali mari care nu pot lua o poziție în momentul de față, ei îi mută într-un alt proiect (din nou, folosind capacități de drag-and-drop). Rezultatul este un grup atalent pentru oportunități de angajare viitoare. Toate notele despre interviul candidatului sunt păstrate în continuare cu sarcina de păstrare, astfel încât este ușor să faceți trimitere la un fișier, chiar dacă se referă la un interviu care a avut loc în urmă cu un an.
Test: noi abilități de angajare. O altă utilizare inventivă a Asana în procesul de angajare Nyaya Health este de a invita candidații într-un spațiu de lucru Asana și de a le atribui anumite sarcini. Cum răspund la sarcini? Cât de bine răspund la întrebările care se pun în comentariile la sarcini? Își pot da seama cum să folosească Asana pe baza a ceea ce văd în interfață? Potrivit lui Arnoldy și Landy, acest test nu numai că îi lasă să vadă cum gândesc candidații prin probleme grele, ci și își testează competența pe calculator. Nu caută expertiză în Asana, dar doresc confirmarea faptului că persoanele pe care le angajează sunt eficiente la învățarea și utilizarea noilor tehnologii.
Replicarea software-ului. Arnoldy a recunoscut că uneori compania sa investighează alte programe software de productivitate pe care non-profitul său ar putea dori să le utilizeze, dar de obicei le poate reproduce funcționalitatea principală în Asana, fără a cheltui bani în plus. Personalul Nyaya va construi șabloane în Asana pentru o anumită funcție, apoi va dubla șablonul și îl va redenumi atunci când va avea un proiect real de îndeplinit. Convențiile de denumire, adică modul de denumire a proiectului, se află în titlul șablonului. De exemplu, un șablon pentru un nou proiect de dezvoltare se numește: "TEMPLAT DE TRIMITERE; ENTITATE: TITLUL PROIECTULUI: DATA DATĂ (GESTATOR DE PROIECT)." Nu poți fi mult mai clar decât atât.
