Organizați-vă: care este cel mai bun instrument pentru a organiza o afacere în creștere?

"Ce instrument mă va ajuta să îmi gestionez mai bine afacerea în creștere?" Un cititor pe nume Rafael mi-a scris luna trecută să pun această întrebare. Citise despre unele dintre cele mai bune instrumente de gestionare a proiectelor, software de management al muncii, programe de comunicare și toate celelalte aplicații de productivitate menite să creeze un boom de afaceri. Dar nu-și putea da seama care dintre ele ar lucra cel mai bine pentru a-și gestiona munca.

"Tocmai am început să lucrez pentru o mică firmă de investiții imobiliare", a scris el, "și chiar au nevoie de ajutor pentru automatizarea proceselor lor. Ei gestionează lucrurile în principal prin e-mail (argh!) Și cu planuri de extindere, nu este o structură scalabilă. în acest moment. M-am gândit să folosesc fie Asana, fie Proiecte de lucru în echipă pentru a eficientiza operațiunile și mi-am dorit aportul. Pentru a vă oferi o perspectivă, echipa este de cinci angajați interni care lucrează cu investitori pentru a cumpăra și vinde proprietăți."

Rafael a explicat în plus că se gândește la fiecare proprietate ca la un „proiect” și a vrut să poată crea o listă de sarcini pentru fiecare care ar fi atribuită angajaților în funcție de necesități. Organizațiile gestionează oriunde între 150 și 200 de „proiecte” simultan. Și din când în când, jucătorii externi au nevoie de informații despre proces.

El a mai spus că flexibilitatea și colaborarea în echipă sunt de cea mai mare importanță, întrucât sunt în multe companii. Dar părea destul de gata să folosească fie Asana, fie Proiecte de lucru în echipă. Iată răspunsul meu:

Puntea de cărți vs. joc de masă

Gândiți-vă la Asana ca pe un pachet de cărți și gândiți-vă la Proiecte de lucru în echipă ca pe un joc de masă. Cu un pachet de cărți, puteți juca un joc creat de altcineva sau puteți alcătui propriul dvs. joc. Cu un joc de masă, jocul vine cu reguli și le-ai putea îndoi dacă ai dori, dar, în general, jocul de masă este conceput pentru a fi jucat cu tine, respectând regulile.

În experiența mea, Asana își face timp pentru a pune în aplicare corect, dar în cele din urmă, îl poți folosi oricum dorești. Primele zile vor fi într-adevăr confuze pentru toți cei care învață să folosească sistemul. Motivul este că echipa dvs. va trebui să stabilească regulile pentru a-l utiliza. Nu există un mod corect sau greșit de a folosi Asana.

După câteva săptămâni, sperăm că cei cinci angajați vor fi la bord și probabil că vor începe să își adapteze regulile în acest moment. Asana ia încercare și eroare. De asemenea, este nevoie de o comunicare solidă în echipă pentru a vă asigura că toată lumea folosește instrumentul în același mod.

Acum să vorbim despre proiecte de lucru în echipă. Va dura echipa ta ceva timp pentru a te obișnui și cu Proiecte de lucru în echipă, dar pentru un alt motiv. Oamenii vor explora toate caracteristicile și vor introduce sarcinile pentru prima dată. Echipa dvs. va crea, probabil, o grămadă de șabloane pe care le pot reutiliza pentru următoarea vânzare sau cumpărare. Dar, cu Proiectul de lucru în echipă, cheia este că veți gestiona fiecare achiziție sau vânzare de proprietăți imobiliare ca proiect.

Proiectele au întotdeauna date de încheiere, iar în cazul dumneavoastră, este data de închidere. De obicei au repere, poate intra în contract sau obțin bani în escrow. Și în cazul proiectelor, datele pentru aceste termene și repere contează. Nu am niciun indiciu dacă termenele contează pentru echipa ta sau nu. Echipa dvs. spune lucruri de genul: „Să cumpărăm această proprietate până la 1 octombrie” sau doar „Hai să cumpărăm această proprietate” fără să știm cât va dura? Dacă aveți termene fixate, Proiecte de lucru în echipă este probabil mai bun.

Instrumentele de gestionare a proiectelor, cum ar fi Proiectele de lucru în echipă, vă permit să creați dependențe între sarcini, astfel încât o sarcină nu se poate întâmpla până când nu apar toate sarcinile dependente. De exemplu, dacă nu puteți merge la contract până când inspecția este terminată, este posibil să vă configurați în Proiecte de lucru în echipă. Cu Asana, echipa ta poate alege să joace după această regulă, dar nu va fi o parte a sistemului în sine. Puteți utiliza gratuit ambele instrumente pentru a înțelege modul în care funcționează și apoi faceți upgrade la un cont plătit care va avea mai multe funcții.

Alegerea unui instrument

M-am conectat cu Rafael câteva săptămâni mai târziu pentru a vedea dacă a luat o decizie și cum funcționează instrumentul pentru echipa sa. A optat să încerce Proiecte de lucru în echipă. El a spus că punctul de vânzare a fost capacitatea de a crea dependențe între sarcini. Configurația a durat ceva timp, așa cum era de așteptat, dar Rafael a avut și câteva vești grozave de împărtășit:

"O revelație demnă de menționat este că există o ofertă Startup Projects Projects Teamwork, unde oferă startup-urilor un program software gratuit! A fost foarte benefic în realizarea mișcării", a scris Rafael.

Resurse aditionale

Pentru sfaturi conexe, consultați 7 Moduri de simplificare a managementului de proiect în proiecte de lucru în echipă și utilizarea Asana în afaceri.

Și pentru mai multe recomandări pentru aplicații de afaceri, consultați Cel mai bun software de colaborare pentru afaceri online.