Video: How to use Google Jamboard - 2019 Updates (Noiembrie 2024)
Salvarea datelor digitale este un lucru amuzant. Adesea nu are valoare să-l păstrezi (o declarație discutabilă și voi ajunge la asta), totuși pentru că nu ocupă niciun spațiu fizic și spațiul virtual este ieftin, rămânem agățat de el.
Dar există consecințe pentru a salva totul. Dacă vă confruntați cu păstrarea sau ștergerea datelor, de la fișierele de lucru la fotografii până la e-mail, această coloană vă va ajuta să vă gândiți prin dilema actuală și să creați noi strategii de gestionare a încărcării în continuă creștere.
Psihologia salvatorilor
Alegerea de a arunca sau șterge ceva este adesea o situație psihologică sau emoțională mai mult decât este o decizie rațională. Foarte des, când degetul nostru trece peste tasta de ștergere, lucrul care ne împiedică să-l presăm este percepută valoarea potențială, nu valoarea reală. Ne gândim: „Este posibil să existe informații în acel fir de e-mail despre proiectul finalizat timp de doi ani de care am nevoie în viitor”. Sau, "Ce se întâmplă dacă într-o zi, învăț să folosesc software de editare foto și să curăț acele imagini care nu sunt foarte bune așa cum este?"
Când salvăm e-mailuri, fotografii, muzică, note și alte fișiere, mulți dintre noi nu evaluăm adevărata valoare a datelor așa cum sunt acum. Ne gândim la circumstanțele viitoare care pot apărea sau nu. Ne agățăm de lucruri pentru că care este răul în asta? Spațiul de stocare digital este mai ieftin ca niciodată. Puteți obține o mulțime de spațiu de stocare bazat pe cloud gratuit. Hard disk-urile externe nu sunt atât de scumpe. Și cantitatea de spațiu disponibilă pe un computer de casă, tabletă și smartphone obișnuit - chiar dacă cumpărați cea mai mică alocare - este de multe ori mai mult decât ar fi putut fi vreodată acum un deceniu.
Cu toate acestea, atunci când salvatorii încearcă să acceseze datele lor păstrate, de obicei se confruntă cu câteva probleme neașteptate din lumea reală. În primul rând, după cum a spus un coleg de-al meu în departamentul IT, „Depozitarea este ieftină, dar întreținerea este costisitoare”. Există un cost - în bani, timp sau ambele - asociate cu indexarea și preluarea arhivelor, în funcție de unde și de cum arhivează. Dacă credeți că aveți toate informațiile de care aveți nevoie pentru că vă arhivați cu atenție fișierele Outlook, eu double-dog îndrăznesc să încercați să preluați ceva specific. Trimiterea fișierelor în arhivă este ușoară. Extragerea lor și găsirea a ceea ce îți dorești este o durere în gât și puține persoane o fac de fapt. Salvatorii economisesc totul nu pentru că au nevoie de datele lor, ci pentru că le place ideea de a-și putea obține datele, dacă au nevoie. Întrebați-vă dacă acele fișiere.PST pe care ați refuzat să le ștergeți în ultimii 10 ani nu sunt altceva decât o pătură de securitate.
Cu alte cuvinte, atunci când arhivați ceva, în funcție de unde și de cum arhivează, ar putea deveni inaccesibil și mai mult probleme decât merită să le recuperați.
O abordare echilibrată pentru salvare și arhivare
O abordare mai bună, în opinia mea, este de a face o distincție mentală clară între „fișiere de lucru” sau „date active” și alte tipuri de date. Folosesc termenul „fișiere de lucru” pentru a descrie datele de care am nevoie pentru lucrările curente în desfășurare sau pentru lucrările care au fost finalizate suficient de mult, încât ar putea avea nevoie în mod rezonabil de acces la acestea în viitorul apropiat. „Date active” înseamnă în esență același lucru, dar poate descrie mai bine fișierele de calculator care nu sunt legate de muncă, cum ar fi fotografiile de familie și divertismentul (muzică și videoclipuri). Există o diferență între muzica pe care o redați activ și muzica pe care ați colectat-o de dragul colecției, dar probabil că nu va reda… niciodată.
Vârsta unui fișier nu vă spune întotdeauna dacă este activ. De exemplu, puteți considera active câteva fotografii vechi dacă intenționați să le partajați sau să le încorporați într-un proiect, cum ar fi un istoric familial sau un calendar de perete. Cu toate acestea, dacă aveți 18 versiuni ale aceleiași compoziții foto și 16 dintre acestea sunt încețoșate, șansele ca vreodată să folosiți acele 16 fotografii sau să obțineți orice valoare din ele, este extrem de redusă. Când valoarea unui fișier este atât de scăzută, este coșul de gunoi. Dă drumul valorii potențiale imaginate și șterge-o.
De asemenea, cred că ajută să ne gândim la arhivarea similară cu ștergerea, ceea ce înseamnă că odată ce ceva este arhivat, este în esență inaccesibil, chiar dacă nu a mers pe bune.
Iată un exemplu foarte clar: guvernul SUA dictează că americanii trebuie să păstreze înregistrări fiscale în valoare de șapte ani, deci toate aceste date sunt „active” și trebuie salvate astfel încât să fie ușor accesibile. Evidența ta fiscală de acum mai mult de șapte ani poate fi probabil arhivată, deoarece este foarte puțin probabil să ai nevoie vreodată să le accesezi, dar există șanse mici ca tu sau familia ta, partenerii de afaceri sau consilierul legal să ai nevoie sau să îi dorești în viitor.
Cum să știți când să ștergeți (sau să arhivați)
De unde știți când este bine să ștergeți datele și fișierele computerului? Normele pe care le-ați introdus pentru dvs. vor varia probabil în funcție de tipul fișierului, așa că iată câteva indicatoare pentru fișierele tipice de birou (procesare de texte, foi de calcul, prezentări etc.), e-mail, fotografii și muzică și videoclipuri.
Identificați valoarea. Practic vorbind, când este timpul să ștergeți dezordinea, identificați ceea ce ați avea nevoie sau doriți să știți despre lucrare, date sau fișier și unde l-ați găsi. Apoi, căutați locuri în care este duplicat - care de multe ori este același loc în care puteți începe să utilizați tasta de ștergere.
De exemplu, să zicem că economisiți următoarele: PDF-uri ale facturilor trimise, copii ale cecurilor pentru facturile plătite și o foaie de calcul a întregii activități de facturare. La un moment dat după primirea plății, poate doriți să ștergeți (sau să arhivați) PDF-urile de factură. Acordul este făcut, verificarea s-a șters și aveți o înregistrare bună a progresului.
Ștergeți fotografiile în timp ce filmați. Cu fotografiile, rețineți că doar pentru că aveți capacitatea de a salva zeci de mii de imagini nu înseamnă că ar trebui. Obțineți obiceiul de a șterge imagini din afara focalizării și alte fotografii rele când le luați (este unul dintre lucrurile frumoase despre fotografie digitală până la urmă).
E-mailuri de rutină de gunoi. Pentru e-mail, ștergeți mesajele de rutină și comunicarea rapidă care nu conține informații de care aveți nevoie mai târziu. Majoritatea oamenilor pot sorta în funcție de destinatar și știu unde va fi cea mai mare parte a acestor fișiere.
Salvați doar o copie a fișierelor atașate prin e-mail. Ștergeți e-mailurile cu atașamente, dar salvați atașamentul local atunci când este necesar. Sau invers: păstrați e-mailul, ștergeți fișierul. Oricum, atașamentele de e-mail sunt un loc bun pentru a identifica duplicarea și aveți nevoie de o singură copie. Pentru mai multe sfaturi despre e-mailuri specifice, consultați „Cum să evitați supraîncărcarea prin e-mail”.
Descărcați (sau arhivați) media pe care nu o redați. Pentru toate instrumentele de muzică și video, fiți realist cu privire la fișierele pe care le veți reda de fapt. Dacă sunteți un adevărat utilizator de mass-media, profitați de serviciile cloud care acordă o licență pentru suporturile media pe care le dețineți (a iTunes Match), astfel încât să nu fi necesar să stocați copii locale de lucruri pe care credeți că le doriți, dar niciodată joc de fapt.
Poate că este doar personalitatea mea, dar simt un sentiment de libertate atunci când nu mă încurc cu fișiere de care pur și simplu nu am nevoie. Exercițiul de a șterge chiar și un pic de date inutile sau fișiere care nu au o valoare reală, mă ajută să simt că mă concentrez mai mult pe datele care contează.
