Organizare: sfaturi grozave pentru nume de fișiere mai bune

Modul în care numiți fișierele dvs. și colegii dvs. sunt la fel de importante ca modul în care vă numiți dosarele. Efectuarea inteligentă, sistematică și în mod logic, din start, poziționează afacerea dvs. pentru succes, creștere pe termen lung și stabilitate.

Multe companii care iau în considerare o nouă apăsare organizațională au probabil un număr enorm de fișiere vechi pe care nu vor dori să le redenumească (cel puțin nu imediat). Este în regulă. Trebuie să începi cândva.

În multe cazuri, este logic să implementăm un nou sistem atunci când începeți un nou proiect, echipă, trimestru fiscal sau an - indiferent de reperele majore pe care le are afacerea dvs. Este logic să începeți de la un moment semnificativ în timp, în parte, din cauza modului în care veți face față cu arhivele dezorganizate. Într-un an, veți putea găsi și gestiona tot ceea ce aveți nevoie recent fără efort, dar nu veți putea găsi lucruri mai vechi care sunt anterioare noului dvs. sistem la fel de ușor. Vă voi oferi câteva trucuri pentru gestionarea acelor arhive fără a petrece luni întregi (sau tinerețea unui intern), redenumindu-le pe toate.

Nume fișiere

Ca și în cazul folderelor, numele fișierelor trebuie să fie:

• unic

• indicativ pentru ce conține fișierul

• în conformitate cu modul în care afacerea dvs. se gândește la informații

• scanabil (cu ochiul uman) în funcție de modul în care dvs. și angajații dvs. găsiți informații

• ordonat în mod alfabetic în mod natural

• consistent!

Unic. Este absolut crucial ca numele fișierelor să fie unice, mai ales dacă lucrați într-un mediu de colaborare și mai ales dacă copiați frecvent fișierele pe un server. Dacă nu aveți un sistem pentru modul în care mențineți numele unic de fișiere, riscați să le suprascrieți și să pierdeți toate datele. În medii de colaborare, este comună suprascrierea intenționată a fișierelor. Dacă, ca și mine, te-ai îngrijorat la avertizarea pop-up („Ești sigur că vrei să înlocuiești fișierul existent cu unul mai nou?”), Nimic nu te va împiedica să suprascrieți fișierul greșit dacă acesta are același nume.

De exemplu, să zicem că am o nouă factură de la Gray's Electronics, numită Grays-facture.pdf, datată ieri. Este posibil să-l lipesc pe server în folderul Facturi și aș putea primi un avertisment că există deja un fișier cu acel nume. S-ar putea să presupun și că, de când a venit factura ieri, altcineva a pus-o acolo, dar tocmai am avut departamentul de contabilitate să semneze această factură, deci a mea trebuie să fie cea mai recentă, așa că o suprascrie pe cea veche. Întreaga chestie se bucură când cineva îmi cere mai târziu în acea zi să extrag factura anterioară a lui Gray, știi, cea de acum două luni… cea cu același nume de fișier, care acum a dispărut.

Indicativ. Este o prostie să afirmi că numele fișierelor ar trebui să indice ceea ce conțin, dar am văzut că merge greșit de nenumărate ori. Mulți oameni presupun că atunci când cuibăresc într-un folder, folderul are grijă de numele categoriei mai mari. De asemenea, ei presupun în mod fals că conținutul cel mai relevant al unui fișier pentru ei va fi, de asemenea, evident pentru oricine altcineva care are nevoie să acceseze fișierul. Să luăm din nou exemplul de facturare. Spuneți că departamentul de contabilitate găsește facturile în trei moduri: numărul facturii, ID-ul fiscal și luna fiscală în care a fost plătită. Contabilitatea nu le putea interesa mai puțin că este „factura lui Gray”.

Personal folosesc două identificatoare majore pentru toate fișierele mele: date numerice și coduri. Acasă, fac blog de mai multe ori pe lună. Toate fișierele text și fotografiile pe care le folosesc pe blogul meu sunt clasificate cu o dată de patru cifre (YR MO) și clasificatorul „bg” pentru „blog”. Fotografia unei piețe din Montreal realizată în timpul unei călătorii în septembrie 2010 se numește 1009bg_montreal_market.jpg. Numerele de patru cifre funcționează pentru fișierele mele de blog, deoarece scriu în medie doar patru sau cinci postări pe lună.

Uneori, însă, am putea avea zeci de fotografii dintr-o anumită lună. În acest caz, fie le codez cu un număr de șase cifre, adăugând ziua la sfârșit, fie prescurtez un alt semnificant pentru a salva caractere, astfel încât să pot adăuga mai mult text descriptiv la numele fișierelor. De exemplu:

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg

Știu înainte să deschid chiar și fișierele că acestea sunt ambele fotografii de ardei pe care le-am postat pe blogul meu (bg), făcute în septembrie 2010 (1009), la Montreal (mnrl), la piață (mrkt).

Un alt truc, dacă călătorești mult, folosește codul aeroportului pentru a semnifica locația: YUL pentru Montreal, LAX pentru Los Angeles, LHR sau LGW pentru Londra ș.a.

În linie cu procesul de gândire de afaceri. După cum probabil ați ghicit din exemplul de mai sus, știu că pot conta pe memoria mea pentru a extrage informații până la data respectivă. Pentru a decide cum vor funcționa convențiile dvs. de numire, trebuie să știți cum afacerea dvs. își amintește informațiile. Dar datele de asemenea ucid două păsări cu o singură piatră. Acestea codează fișierul pentru momentul în care a apărut sau a fost semnificativ și vă duc la jumătate de drum pentru a avea nume unice. Nu voi deschide niciodată din greșeală imaginile din călătoria mea la Montreal din 2006, când le doresc cu adevărat pe cele din 2010, chiar dacă am fotografiat de pe piață de două ori.

Vă recomand absolut să includeți o dată în numele fișierelor dvs. Singura întrebare reală este, care dată este cea mai utilă afacerii tale? Data la care a fost trimisă sau procesată factura sau data finalizării lucrării sau data semnării contractului? Proprietarii de afaceri, liderii de echipă și managerii de departament ar trebui să facă apelul final, dar vorbesc cu oamenii care fac cel mai mult zi de zi primul lucru. Ei sunt cei care vor ști ce are sens cu adevărat.

Scannable. Când deschideți un dosar, doriți să cunoașteți conținutul imediat, fără a deschide fișiere sau a arunca o privire la vizualizări în miniatură. Conceperea convenției de denumire a fișierelor corecte include figurarea informațiilor cheie din fiecare document. Mă strâmb când văd computerul cuiva cu fișierul CV.doc. Ce CV este? Când a fost actualizat? Este o versiune lungă sau una scurtă? Unde va fi trimis? 1102_CV_marketing_digital.doc ar putea fi CV-ul care evidențiază experiența dvs. de marketing digital, în timp ce 1102_CV_short.doc ar putea fi CV-ul profesional generic pe care intenționați să îl actualizați atunci când aplicați la facultatea de drept.

Gândiți-vă doar la cât de mult mai productiv puteți fi voi și colegii dvs., știți cu mare siguranță ce conține fiecare dosar înainte de a-l deschide.

Comandat firesc. Un alt motiv pentru care îmi place să folosesc datele ca identificatori este acela că totul va cădea în ordine cronologică atunci când folderul sortează fișiere după nume, care este de obicei implicit. Sortarea după data actuală a fișierului vă spune doar când au fost actualizate ultima dată fișierele și este puțin probabil să fie principalul lucru pe care doriți sau trebuie să îl știți. Dacă puneți întotdeauna YR MO DA la începutul numelui fișierului, veți avea întotdeauna ordine.

Coerența. Anterior, am făcut analogia că a fi organizat este ca și cum ai rămâne în formă. Schimbarea nu are loc peste noapte. Recompensele vin pe termen lung, nu pe termen scurt. Trebuie să faceți modificări potrivite pentru dvs. și care să dureze, mai degrabă decât să urcați o dietă moft. Când ai impresia că ai găsit o soluție cu care poți trăi, rămâi la ea!

Tratarea inteligentă a arhivelor sau a fișierelor mai vechi

Nimeni nu se așteaptă să reorganizezi și să redenumești întreaga arhivă de date. Nu este o modalitate valoroasă de a-ți petrece timpul și este ridicol să crezi că ai putea chiar să-l tragi. Deci, ce ar trebui să faci cu toate acele fișiere și foldere dezorganizate din trecut?

Gândirea la toate fișierele dvs. deodată este imposibil de gestionat. De aceea sunt dezorganizate! Cel mai simplu mod de a începe să vă abordați arhivele este să vă gândiți la două grupuri: vechi și cu adevărat vechi. Modul în care definiți vechi și cu adevărat vechi depinde de dvs.

Pentru mine, „într-adevăr vechi” înseamnă că sunt mai mult de 99 la sută sigur că nu voi mai accesa niciodată fișierul - dar s-ar putea întâmpla. Lucrurile „într-adevăr vechi”, pentru mine, trebuie să aibă și trei ani. Fișierele care îndeplinesc aceste două criterii sunt gata să arhiveze pe disc.

„Vechi” obișnuit se referă în general la fișierele pe care le-am lucrat în urmă cu un an și trei ani. Acestea rămân pe hard disk sau serverul meu, unde le pot accesa, dacă trebuie, dar sunt aruncate în dosarele de an. Am dosare cu eticheta „2010”, „2009” și „2008.”

Introducerea conținutului mai vechi în foldere pe an vă permite să faceți o curățare de primăvară. Ați încercat vreodată să vă curățați complet dulapul fără să îl goliți? Nu merge. Pentru a vă organiza, aveți nevoie de un început nou. Ștergerea tuturor fișierelor dvs. în dosare vă oferă un început curat, fără a elimina nimic de care aveți nevoie. Trebuie să vedeți o fereastră curată și ordonată înainte de a vă putea organiza!

Ce faceți cu un fișier care se întinde pe mai mulți ani? Lipiți-l în folderul din ultimul an. Ai lucrat la asta anul trecut? Atunci ar trebui să fie în dosarele de anul trecut. Dacă vă îngrijorează, nu veți putea să-l găsiți, de ce? Fișierele dvs. sunt deja o mizerie! Probabil că trebuie să căutați fișierul, oricum, ce contează dacă este cuibărit în alt folder?

Concluzii

Punctele importante de decolare din acest articol sunt:

1. Convenția de denumire a fișierelor pe care afacerea dvs. o folosește trebuie să fie înțeleasă de toată lumea din organizație.

2. Convențiile de denumire a fișierelor ar trebui să ajute oamenii să găsească informații rapid, scanând nume sau căutând date sau alți semnificați ai numelui.

3. Fișierele „ordonate în mod natural” sunt mai ușor de scanat și sortat.

4. Fii consecvent cu convențiile de denumire.

5. Evitați un proiect de revizuire uriaș prin simpla arhivare a datelor mai vechi pe an.