Video: Google Lens, inteligența artificială la dispoziția noastră (Octombrie 2024)
Comunicarea este elementul de viață al fiecărei afaceri. Cu toate acestea, prea mulți lideri de afaceri, prinși în provocările cotidiene, trec cu vederea nevoia de a oferi angajaților modalități practice de a împărtăși informații.
Ce vreau să spun prin „partajarea informațiilor” cuprinde comunicarea orală, documentația scrisă, menținerea unui server, scrierea unui e-mail și multe altele. În scopul acestui articol, mă voi concentra pe documentele electronice, dar este extrem de important să luăm în considerare modul în care se realizează schimbul de informații în întreaga organizație și la toate nivelurile.
Importanța partajării
De ce este importantă partajarea informațiilor? Cu cât este mai bună partajarea informațiilor, cu atât activitatea dvs. va funcționa mai eficient. Oferirea angajaților de informațiile de care au nevoie pentru a reuși la locul de muncă și le face mai bine, de asemenea, le crește satisfacția în muncă.
Când informațiile nu sunt partajate bine, întreprinderile funcționează mai puțin eficient și risipesc bani. De fiecare dată când un nou angajat se alătură echipei - fie ca înlocuitor permanent, temp (handicap, concediu de maternitate, sabatic) sau într-un nou rol - acea persoană trebuie să învețe o sumă imensă despre funcția sa de serviciu, precum și cum afacerea funcționează. Când angajații împărtășesc bine informațiile, noii membri ai echipei învață ce trebuie să știe mai repede. Și ceea ce trebuie să știe ei este cum și unde să găsească informații, mai degrabă decât răspunsuri specifice la întrebări. Este principiul „învață un om să pescuiască”.
Unul dintre cele mai scumpe costuri dintr-o afacere este angajarea din cauza timpului pierdut în creșterea rapidă a noilor angajați. Angajații mai repede își dau seama cum să răspundă la propriile întrebări, cu atât mai devreme pot contribui semnificativ la linia de jos. Obiectivul dvs. de a îmbunătăți schimbul de informații în cadrul companiei este de a facilita oamenilor să își rezolve propriile probleme. Un alt obiectiv este reducerea la minimum a numărului în care oamenii repetă aceleași greșeli. Imaginează-ți cât de mult și mai profitabil ar putea funcționa afacerea ta dacă ai minimiza aceste costuri.
Tipuri de informații pe care le împărtășesc angajații
Să luăm în considerare câteva tipuri de informații specifice care ar trebui împărtășite: documentație procedurală, organigramă de personal, organigramă de lucru, informații de contact ale personalului, informații de contact ale clienților și formulare de resurse umane. După toate probabilitățile, afacerea dvs. a făcut ca formularele de resurse umane să fie ușor accesibile tuturor angajaților - de obicei, deoarece legea impune acest lucru. Totuși, atunci când vine vorba de toate celelalte documente, este posibil să fie depășite sau să nu existe deloc.
În schimb, o mulțime de informații care ar trebui notate sunt stocate în capul cuiva și asta este problematic din mai multe motive. Pentru început, o persoană nu ar trebui să fie niciodată singura deținătoare a informațiilor critice pentru afaceri. Este prea riscant. În cazul în care persoana respectivă se îmbolnăvește, părăsește organizația sau vine să renunțe la persoane sau practici în cadrul organizației, aceasta ar putea să-și repună afacerea ani de zile! În al doilea rând, când informațiile sunt stocate în capul cuiva și nu într-o locație vizibilă, nimeni altcineva nu poate contribui la aceasta. În al treilea rând, alți oameni care au nevoie de informații nu sunt niciodată siguri dacă au cea mai actualizată versiune. Motivele continuă și continuă.
Unul dintre cele mai uimitoare active ale forței de muncă la nivel de intrare este faptul că știu să caute lucrurile. Dacă au nevoie să știe ceva (cum ar fi modul de a scrie formule în Excel) și pot descoperi termenii de bază folosiți pentru a-l descrie (de exemplu, suma, produsul, foile de calcul asociate), pot găsi răspunsul online.
De prea multe ori, întreprinderile nu sunt concepute pentru a sprijini acest tip de autosuficiență. La locul de muncă, nu poți căuta întotdeauna răspunsul. Uneori trebuie să vânați oamenii și să scuturați informațiile de care aveți nevoie din ele, așa cum am menționat în secțiunea anterioară. Răspunsurile nu sunt stocate într-un loc căutabil. Dar ar trebui să fie!
Obținerea oamenilor în comun
Dacă citiți acest articol și vă gândiți: "Afacerile mele sunt în buruieni. W nu va avea niciodată timpul sau resursele necesare pentru a face acest tip de lucru pe jurnal", nu vă temeți. Iată cum îl descompuni într-un proiect gestionabil în patru pași.
1. Explicați importanța împărtășirii. Spuneți-le fără probleme oamenilor din organizația dvs., într-o întâlnire de 15 minute, de ce este important să aveți documente partajate.
2. Rezervați o jumătate de zi pentru proiectul de documentare. Cumpărați pe toată lumea prânzul dacă trebuie să îndulciți afacerea.
3. Dacă afacerea dvs. este organizată în echipe, fiecare echipă ar trebui să se întâlnească pentru a discuta ce documente au nevoie pentru a asambla sau actualiza. De asemenea, aceștia pot prioriza ce documente sunt cele mai importante de creat pe baza cunoștințelor care trăiesc doar în capul unei persoane.
4. În timpul proiectului de jumătate de zi, fiecare persoană va fi responsabilă pentru doar un document. Pentru procesele complicate, două sau mai multe persoane pot fi responsabile. Scopul proiectului este de a stabili documentele de care are nevoie afacerea - nu să le finalizezi pe toate în acea zi.
La sfârșitul proiectului de jumătate de zi, membrii echipei (sau întreaga organizație, dacă afacerea dvs. este mică) ar trebui să împărtășească unii altora ce au creat și cât de departe au ajuns. Asigurați-vă că toată lumea înțelege că toate documentele sunt menite să devină documente vii.
Acest ultim pas este crucial și merită un cuvânt sau două de explicații.
Documente vii
Un document viu este unul care se schimbă în timp și, de obicei, poate fi schimbat de un grup de oameni, nu de un singur administrator. Este crucial ca toți cei care sunt afectați de documente să aibă o șansă să analizeze modul în care sunt tratate și ce se află în ei, chiar și personalul de juniori, care ar putea fi, de fapt, cei mai cunoscuți despre anumite sarcini.
Întregul scop al documentelor vii este de a le face deschise și transparente pentru toți oamenii care au nevoie de acces la ele - și nu doar angajații existenți, ci și viitorii angajați.
Recent, un prieten de-al meu trebuia să repare o foaie de calcul pe care organizația sa o folosise pentru calcularea costurilor într-un departament. Foaia de calcul conținea formule incorecte, iar persoana care l-a configurat blocase fișierul - și se retrase cu câțiva ani mai devreme. După ce s-a aruncat puțin pe un server comun, prietenul meu a găsit un document pe care numai personalul senior îl putea accesa, care conținea parola. El a fost extrem de norocos că angajatul anterior s-a gândit să pună aceste informații într-un loc unde oamenii potriviți să-l găsească. Cu toate acestea, chiar și în acest caz, ar fi fost mai bine ca prietenul meu (și tot personalul superior) să știe din timp că acest document cu parola a existat, unde se găsea și cum se numea.
consecvență
Documentele vii pot fi păstrate pe servere partajate sau administrate ca un wiki. Dacă fișierele sunt găzduite pe un server, va trebui să vă prezentați ghidul pentru convențiile de denumire, astfel încât, pe măsură ce oamenii adaugă fișiere și foldere noi la server (sau să arhiveze fișiere mai vechi), acestea o vor face în mod consecvent. Dacă toată lumea se află pe aceeași pagină, numele vor fi consecvente și fiecare va putea găsi rapid ceea ce are nevoie.
Ultimul pas în schimbul de informații este punerea la dispoziție a persoanelor care au nevoie de documente vii și, pentru aceasta, va trebui să reveniți la convențiile de denumire a fișierelor și folderului. Chiar dacă creați un wiki, veți dori să aveți un fel de standard în loc pentru modul în care paginile sunt numite și organizate în cadrul site-ului.
Asigurați-vă că explicați tuturor angajaților ce convenții de denumire sunt utilizate și de ce. Fiți clar ce doriți să facă și de ce. Iată câteva puncte cheie de subliniat:
1. A fi organizat ne ajută să reușim ca afacere și ca echipă.
2. Utilizarea convențiilor de denumire consistente ne menține pe toți pe aceeași pagină și îmbunătățește mentalitatea echipei noastre.
3. Dacă aveți un sistem vă economisiți timp, deoarece veți putea găsi lucrurile rapid.
4. Veți minimiza propriile erori, cum ar fi ștergerea datelor sau suprascrierea fișierelor.
5. Pe măsură ce organizația crește, vom putea gestiona noi afaceri mai eficient.
6. Atunci când angajăm noi angajați, instruirea lor va dura mai puțin timp și obținerea lor în modelul nostru de gândire se va întâmpla mai repede.
Concluzii
Ideile importante de îndepărtat de acest articol sunt:
1. Partajarea informațiilor este crucială pentru succesul afacerilor și necesită participarea tuturor.
2. Documentele vii pot și trebuie schimbate în timp; documentele vii trebuie să fie accesibile pentru mai multe persoane care sunt capabile să le schimbe, precum și vizibile pentru toți oamenii care se bazează pe ele, dar prezente și viitoare.
3. Documentele care sunt etichetate și stocate într-un mod consecvent sunt ușor de găsit și, astfel, vor fi de fapt utilizate.
