Video: I Tried Dating In Japan With ZERO Japanese (Noiembrie 2024)
Să te organizezi și să rămâi organizat este ca și cum ai pierde în greutate. Soluțiile pe termen scurt nu funcționează. Trebuie să efectuați modificări ale stilului de viață la care dvs. și angajații dvs. sau partenerii de afaceri vă puteți respecta pe termen lung.
În această serie, voi oferi sfaturi despre cum să obțineți atât afacerea dvs. cât și propriile dvs. date personale organizate prin adresare:
1. Cum gândește afacerea ta despre informații.
2. Convenții de denumire pentru dosare și cum să vă gândiți la ele.
3. Convenții privind denumirea fișierelor.
4. Schimbul de informații.
5. Cum să gestionați e-mailul.
O dietă pentru a fi organizat
Când vine vorba de pierderea în greutate, unii oameni constată că o dietă de cinci sau șase mese mici de-a lungul zilei funcționează pentru ei, în timp ce alții au nevoie de trei mese regimentate și absolut nicio gustare între ele. Unii cumpără un membru la sală (impulsul de a merge efectiv ar putea veni din banii cheltuiți), în timp ce alții sunt mai bine să încadreze mici antrenamente în rutina lor de zi cu zi, cum ar fi să ia scările în loc de lift sau să meargă cu bicicleta la locul de muncă.
Ideea este că aceleași soluții nu funcționează pentru toată lumea. Este la fel cu a fi organizat.
Modalități de a gândi informațiile
Organizarea - și șederea - organizată trebuie să fie un angajament de viață pentru afacerea dvs. Fiecare angajat și părți interesate în operațiunile cotidiene trebuie să poată rămâne la program. Sistemul dvs. pentru a fi organizat trebuie să constea în practici care se încadrează în rutinele tuturor, fie că înseamnă să faceți pași mici în mod constant, cum ar fi ștergerea fișierelor inutile pe măsură ce mergeți sau să faceți pași mai mari într-un program regimentat, cum ar fi rezervarea în fiecare vineri după-amiază pentru curățare Inboxuri.
Așadar, înainte de a vă pune pe voi și pe colaboratorii dvs. pe o nouă dietă pentru a fi organizat, luați un moment să vă gândiți la modul în care viziunea dvs. de afaceri organizează informația. Câteva posibilități sunt:
• după dată sau lună, cum ar fi momentul în care s-a produs prima dată sau este programat să fie finalizat
• după numele proiectului
• după numele persoanei responsabile
• pe trimestrul fiscal
Potrivirea practicilor cu realitatea
Este important să nu încercați să încadrați unul dintre aceste sisteme organizaționale în afacerea dvs. dacă nu reflectă modul în care echipa dvs. funcționează de fapt. Întrebați-vă colegii, dacă ar fi nevoie să găsească un anumit document, poate o factură sau un contract, unde ar arăta mai întâi? Mai important, cum ar arăta? Își caută computerul sau rețeaua companiei după numele vânzătorului, data, descrierea produsului? Deschid un dosar și un nume de fișier degresat, sau sortează după dată sau sortează după tipul de fișier? Cât îi durează să găsească informațiile? Pierd timpul pentru că caută într-un mod care nu îi ajută să-și restrângă rapid rezultatele?
Nu aveți nevoie de o întâlnire oficială pentru a face acest lucru. Lasă-te și întreabă. Vă va lua două minute.
Pot exista mai multe răspunsuri. Uneori, este posibil să vă amintiți luna și anul în care s-a lansat un proiect, în timp ce colegul dvs. ar putea să stabilească numele proiectului. Și în ambele cazuri, informațiile nu sunt neapărat statice. Poate că proiectul a avut un nume de cod în timpul dezvoltării sale și poate a fost lansat târziu. În următorul articol despre convențiile de denumire a folderului, vă voi explica cum să implementați un sistem care să poată gestiona aceste tipuri de incongruențe.
Dormi pe ea
Efectuarea acestui exercițiu ar trebui să vă ajute să vă înțelegeți modul în care afacerea dvs. ar trebui să își structureze informațiile - dar dormiți pe ea timp de o zi sau două, apoi încercați-o din nou înainte de a lua orice decizii sau modificări ale structurii dvs. existente. Uneori uităm de ce anumite practici sunt în vigoare și schimbarea bruscă a acestora ar putea distruge din neatenție o altă rațiune de afaceri.
De exemplu, am lucrat într-un birou, în care contractii freelancer sunt sortați în două dosare de fișiere suspendate, unul pentru facturi și unul pentru formularele de impozitare. Mi s-a părut că are mult mai mult sens să le îmbinați într-unul singur. De ce au două dulapuri de fișiere și două dosare ambele etichetate "Doe, Jane?" Ori de câte ori aveam nevoie de acces la facturi, de obicei aveam nevoie să caut informațiile fiscale ale freelancer-ului. De ce nu simplificați sistemul? Un motiv care este evident pentru mine acum, dar nu a fost la momentul respectiv, este faptul că multe persoane din organizație aveau nevoie de acces la facturi, dar puține persoane ar trebui să aibă acces la datele cu caracter personal, cum ar fi numerele de securitate socială. Este un lucru bun managerul meu a înțeles această rațiune și a fost capabil să mi-o explice înainte de a reorganiza întregul sistem.
Concluzii
Primii pași pentru decolare din acest articol sunt:
1. Întrebați-vă colegii și pe dvs. înșivă: "Cum mă gândesc la informațiile noastre?"
2. Lăsați răspunsurile să vă răsucească în cap pentru o zi sau două înainte de a ajunge la orice concluzii.
3. Ar trebui să înceapă să apară o structură de un fel. Când îl puteți vedea, nu vă faceți griji despre reacția la el.
Amintiți-vă că a vă organiza este ca să vă mențineți în formă. Nimic nu se va schimba peste noapte și este mai important să faceți schimbările potrivite de stil de viață pentru dvs. și organizația dvs. - schimbări care vor fi valabile.
