Video: Give Your Desktop a Minimal and Clean Look Today (Octombrie 2024)
Să te organizezi și să rămâi organizat este ca și cum ai pierde în greutate. Soluțiile pe termen scurt nu funcționează. Trebuie să efectuați modificări ale stilului de viață la care dvs. și angajații dvs. sau partenerii de afaceri vă puteți respecta pe termen lung.
În această serie, vă voi oferi sfaturi despre cum să vă organizați atât afacerea, cât și propriile date personale. Articolul precedent a explicat importanța înțelegerii modului în care afacerea dvs. crede despre informații. Acum vă voi arăta cum puteți pune bazele în practică cu convenții și structuri de denumire a folderului computerului. Majoritatea întreprinderilor vor implementa aceste structuri de folder fie pe serverele lor, fie în cadrul unei suite de management de proiect, dar sunt la fel de aplicabile chiar și pe propriul desktop sau într-un client de e-mail.
Ce sunt folderele, într-adevăr?
Folderele sunt scheletul afacerii tale. Ca și structura unei clădiri, acestea susțin orice altceva care se ridică în jurul lor, de la design creativ la funcționalitate simplă.
Am lucrat în șapte birouri diferite pe parcursul carierei mele. Echipele care aveau structuri de folder curate și de bun-simț au fost întotdeauna cele mai bine poziționate pentru a continua succesul și creșterea.
Întreprinderile mici, în special, ar trebui să observe faptul că: o companie organizată este una poziționată pentru creștere. S-ar putea să credeți că, deoarece există doar două persoane în companie acum, puteți păstra o mulțime de informații în capul dvs. și nu o faceți cu o structură de folder. Din păcate, când va fi timpul să angajați noi angajați și să vă dezvoltați afacerea, veți pierde mult timp învățându-i sistemul dvs. convolut. Veți pierde și mai mult timp și bani corectând greșelile, timpul și banii pe care ar trebui să îi cheltuiți pentru creștere.
Structura folderului dvs. este o reflectare a structurii dvs. de afaceri. Folderele sunt amplasate în alte dosare într-un sistem ierarhic care trebuie să se potrivească cu ordinea ierarhică a lucrării dvs.
În discuția modului în care dvs. și alți oameni din afacerea dvs. gândiți-vă la informații (ați făcut acea parte, nu?), Probabil ați început să vedeți o ierarhie de un fel. Recomand să schițăm structura respectivă. Nu contează dacă îl schiți pe hârtie, în puncte de glonț sau într-o aplicație de luare de note precum Evernote pentru Windows (gratuit până la 45 dolari pe an, 4, 5 stele) sau dacă folosești software de mapare a minții. Pune-l în scris vă va ajuta să vedeți dacă există inconsistențe sau suprapuneri.
Un exemplu de structură
Structura designului dvs. va fi unică, dar pentru că vă ajută extraordinar să vedeți un exemplu, vă voi arăta cea de bază pe care o folosesc pe desktop.
În calitate de scriitor, lucrez în primul rând la recenziile produselor. Când mă gândesc la recenzii, văd în ochi mintea mea trei categorii: 1) idei pentru produsele de revizuit, 2) articole care sunt în desfășurare și 3) recenzii terminate. În cadrul categoriei „terminate”, am tendința să-mi amintesc recenziile până la data publicării lor, pe care le simplific la lună și an, deoarece nu există niciodată prea multe în decursul unei singure luni pe care le-aș pierde din vedere. În categoria „idei”, lucrurile sunt cam fluide. Unele idei cuprind mai mult de un produs, în timp ce altele se referă la un singur lucru. Dar doar pentru că sunt fluide, nu înseamnă că nu pot avea un sistem pentru menținerea lor organizată. În categoria „în curs”, mă gândesc la numele produsului pe care îl examinez. Cum se traduce asta în foldere?
Acest sistem funcționează deoarece este important pentru mine să văd o imagine de idei și lucruri în curs. Acestea au dreptate în numele dosarelor, așa că le văd imediat când deschid folderul „REVIEW”. Nu trebuie să văd toate numele produselor pe care le-am terminat de examinat, așa că le reda în dosare în funcție de data publicării. Toate numele folderelor sunt consecvente. Când starea unui proiect se schimbă de la în curs de desfășurare la finalizare, îl trag și îl fixez în folderul corespunzător, iar convenția de denumire a acestuia este aceeași ca toate celelalte foldere care sunt cu el. De exemplu, pot trage un folder cu cifre romane, cum ar fi ii, până la nivelul de c și d fără a fi nevoie să-l redenumiți și se va încadra chiar în sistem.
Sfaturi și trucuri
Numere. Observați modul în care folderele lunare încep cu patru cifre. Primele două cifre sunt pentru anul, iar a doua se referă la lună. Îmi place să văd și numele lunilor, așa că le pun la sfârșit după o subliniere. Sunt un mare susținător de a utiliza numerele de patru sau șase cifre pentru date din câteva motive. În primul rând, personal tind să-mi amintesc când s-au întâmplat lucrurile, așa că îmi este ușor să găsesc lucruri dacă pot să le caut după dată. În al doilea rând, folderele apar întotdeauna în ordine după data când le sortez după nume, deoarece alfabetic 1101 vine înainte de 1102 vine înainte de 1103 etc.
Utilizarea datelor devine extrem de utilă atunci când trebuie să arhivați, despre care voi vorbi într-un articol care urmează despre gestionarea e-mailului.
Etichete. În exemplul meu, folosesc toate literele majuscule pentru folderele care încep cu „IDEAS_” pentru că vreau „idei” să se lipească atunci când sortez după nume. Mă gândesc la acestea ca la etichete. Pentru recenzii în curs, nu mă deranjează nicio etichetă. Numesc doar folderul după numele produsului. Dacă aș avea mai mult de aproximativ 20 de recenzii despre produs în același timp, probabil că aș modifica convenția de denumire a folderului și aș adăuga o etichetă pentru a lăsa toate lucrurile în curs să stea împreună. „IN-PROGRESS_” ar fi probabil prea lung, dar poate că ceva la fel de simplu ca „IN_” ar funcționa.
Se dovedește că, în special, „IN_” nu ar funcționa, și iată de ce: Când am schițat întreaga structură de folder, am folosit cuvântul „în” în altă parte pentru a însemna ceva foarte specific. Vedeți cât de important este să schițați totul întâi?
Unic. Unul dintre motivele pentru a utiliza etichete și numere este că ajută la păstrarea unicelor nume de fișiere. Nu doriți niciodată două fișiere sau foldere numite același lucru, deoarece dacă le glisați accidental și le aruncați în aceeași locație, unul l-ar putea suprascrie pe celălalt. Și, desigur, este confuz.
Personaje speciale. Underscores este cel mai bun prieten al meu în convențiile de denumire a folderului. Sunt curate și păstrează textul ușor de citit. Unii utilizează spații și cratime în numele folderului lor - depinde de dvs. Orice ai alege, rămâi mereu conștient de modul în care personajele afectează sortarea alfabetică a numelor. Uneori, folosesc o subliniere la începutul unui nume de folder când vreau întotdeauna să apară acel dosar în partea de sus, cum ar fi „_DONE”. Apoi pot glisa și arunca cu ușurință orice este completat în folderul de sus. Alternativ, dacă aș dori-o în partea de jos, aș putea numi „z_DONE”.
Culoare. Mac OS este fantastic pentru a vă permite să faceți rapid dosare cu coduri de culori făcând clic dreapta. Puteți face acest lucru pe un computer, dar este neplăcut. M-am bazat pe codarea culorilor când am lucrat la proiecte de colaborare extrem de colaborativă - colegul meu și am etichetat folderele pe un server comun ca galben când conținutul era nou și încă nu a fost lustruit, portocaliu după ce fișierele au trecut de prima lor fază de proiectare, etc. pe violet, ceea ce a indicat că lucrarea a fost făcută.
Orice sistem implementați, rămâneți la el! Coerența este esențială pentru a rămâne organizat. Amintiți-vă că a fi organizat, ca și a vă menține în formă, necesită schimbări de stil de viață pe termen lung, nu remedieri rapide. Pe cât posibil și pe cât are sens, încercați să utilizați aceleași principii de bază pentru toate proiectele, echipele și departamentele din întreaga activitate.
Concluzii
Pașii de reținut din acest articol sunt:
1. Schițați structura folderului dvs. înainte de a o implementa.
2. Organizați informația ierarhic, gândindu-vă la ceea ce va trebui să vedeți și să știți într-o imagine instantanee când priviți într-un folder.
3. Utilizați litere, cifre și caractere speciale în numele folderului pentru a le face să apară într-o ordine inteligentă.
4. Fii consecvent cu convențiile de denumire atunci când creezi noi foldere.
