Organizați-vă: cum să capturați date importante cu aplicații de scanare și ocr

O aplicație de scanare cu recunoaștere optică a caracterelor (OCR) este indispensabilă pentru organizarea. Cele mai bune aplicații de scanare vă ajută să capturați tot felul de informații, cum ar fi diapozitive de prezentare dintr-o întâlnire, note de tablă, cărți de vizită, ca să nu mai vorbim de documente importante. Acestea vin la îndemână pentru alte utilizări, de asemenea, de la digitalizarea rețetelor de hârtie la garanții de economisire.

Acum câțiva ani, a trebuit să obțin un pașaport nou și, în aceeași zi, să-l renunț pentru o viză. Imediat după ce am ridicat pașaportul, m-am gândit: „Probabil ar trebui să am o copie a acestui lucru înainte de a-l preda”. Am scos telefonul și l-am scanat. Destul de sigur, viza a durat mai mult de două săptămâni și, între timp, am avut nevoie de detaliile pașaportului meu pentru o grămadă de documente. Bine că am avut o copie lizibilă!

Cum funcționează aplicațiile de scanare?

Când utilizați o aplicație de scanare mobilă, nu este cu totul altceva decât să faceți o fotografie. Într-o setare ideală, redați documentul plat pe un fundal contrastant și îndreptați camera telefonului spre el.

Apoi, aplicația de scanare vă ghidează în acest proces. De obicei, vă spune să aliniați marginile documentului cu semne de decupare pe ecranul telefonului. Țineți-vă constant, dar nu vă faceți griji. Aplicația se ajustează pentru mișcări ușoare. Scanarea durează o secundă sau două. Când ați terminat, în general vedeți o previzualizare a documentului dvs. Aplicația vă întreabă de obicei dacă doriți să adăugați mai multe pagini sau să începeți o scanare nouă.

Poate vă gândiți că puteți sări peste o aplicație de scanare cu totul și în schimb să faceți o fotografie cu orice hârtie pe care doriți să o salvați digital. Ai putea, dar există două dezavantaje. În primul rând, este puțin probabil ca o imagine să fie la fel de clară ca o scanare, astfel încât riscați să nu aveți un text lizibil. În al doilea rând, nu puteți căuta în text, ceea ce ar putea face extrem de dificil să găsiți ceea ce aveți nevoie mai târziu.

Ce ar trebui să scanați cu o aplicație de scanare?

Să ne uităm la exemple despre cum poți folosi o aplicație de scanare pentru a rămâne organizat. După aceea, vă voi explica ce caracteristici trebuie să căutați în cele mai bune aplicații de scanare și să numiți câteva aplicații care le au.

Carti de vizita

Data viitoare când cineva îți înmânează o carte de vizită, folosește o aplicație de scanare pentru a capta informațiile de contact ale acelei persoane, apoi întoarce cardul. Vei arăta cât de ușor este să fii fără hârtie în timp ce colectați detaliile lor într-un format digital, astfel încât să nu mai trebuie să tastați ceva mai târziu. Unele aplicații de scanare pot detecta cărți de vizită și pot crea o nouă intrare în aplicația dvs. de contact. Alții caută pe LinkedIn pentru a sugera conectarea acolo.

Tablouri și materiale de prezentare

În cadrul ședințelor, cei mai mulți dintre noi vrem să acordăm fiecărui vorbitor atenția noastră deplină. Acest lucru este greu de făcut dacă aruncăm o privire la o prezentare sau o tablă, sperând să nu lipsească un detaliu important. O soluție excelentă este să scanați rapid diapozitivele sau alte materiale, deoarece acestea știu că le puteți examina mai detaliat mai târziu.

Documente pentru e-mail sau Backup

Deși multe persoane și organizații sunt fericite să vă trimită documente digitale, există încă o mulțime de cazuri când întâlnim hârtie. Să presupunem că banca dvs. vă oferă un document de hârtie important de semnat, dar doriți ca avocatul dvs. să îl verifice mai întâi. Este un moment minunat pentru a folosi aplicația de scanare. Scanați câteva pagini pentru a le putea trimite prin e-mail stat. Unele aplicații de scanare includ un instrument care vă permite să le semnați digital.

Alte documente importante pe care s-ar putea să le scanați și să le faceți o copie de rezervă includ registre de imunizare, documente fiscale și certificate legale (naștere, căsătorie, imigrare etc.).

Ce trebuie să căutați într-o aplicație de scanare

Cele mai bune aplicații de scanare surprind clar documentele, fac ca textul să poată fi căutat și vă ajută să salvați fișierele terminate în locurile potrivite. Iată ce să caute:

Detectarea automată a muchiilor

O aplicație excelentă de scanare și OCR găsește automat marginile documentelor dvs. automat. Când îndreptați camera spre hârtie, marcajele de decupaj pe care le vedeți pe ecran ar trebui să caute singuri marginea documentului și să se ajusteze la dimensiuni diferite. Deci, fie că scanați o foaie de hârtie A4 sau o carte de vizită, aplicația o calculează automat.

Opțiuni de salvare și export

Cele mai bune aplicații de scanare vă oferă opțiuni pentru unde puteți salva sau exporta textele recent scanate, cum ar fi Google Drive, Dropbox sau un alt serviciu de stocare. Nu doriți o aplicație care vă obligă să păstrați documentele într-un loc nou.

OCR

Am menționat OCR în partea de sus a acestui articol. Când aveți OCR, toate cuvintele scanate devin text. De asemenea, puteți copia și lipi textul sau îl puteți edita. Să zicem că scanați o rețetă și să vedeți că are o dactilografie. Cu o aplicație OCR de scanare și OCR foarte bună, ar trebui să fiți capabil să remediați tipografia. Unele aplicații pot converti textul final într-un format familiar de procesare a textului, cum ar fi.docx. Alții vă permit să schimbați textul chiar în aplicație, fără a fi necesar să deschideți mai întâi documentul într-un procesor de texte.

OCR vă permite, de asemenea, să căutați în textul documentelor. Aceasta înseamnă că dacă doriți să găsiți înregistrările de imunizare, puteți încerca să căutați numele medicului dvs. pentru a găsi dosarul. Nu trebuie să vă amintiți ce ați numit fișierul. Dacă utilizați foarte multe căutări pentru a găsi fișiere, atunci aveți nevoie cu siguranță de OCR.

Funcționalitate de căutare

Poate nu ești super organizat când vine vorba de exportul și salvarea fișierelor într-o altă locație. În acest caz, doriți să puteți căuta în conținutul aplicației de scanare pentru orice aveți scanat și de care aveți nevoie acum. O aplicație de scanare excelentă va avea propria funcționalitate de căutare.

Suport multiplu

Aplicațiile de scanare foarte bune pot scana mai multe pagini consecutiv. Acestea ar trebui apoi să colecteze toate paginile într-un singur PDF cu ușurință. Cele mai performante aplicații de scanare sunt corecte și pentru denaturarea paginilor, cum ar fi atunci când scanați paginile dintr-o carte și nu pot ajunge să fie complet.

Preț

Multe dintre cele mai bune aplicații de scanare și OCR au un serviciu gratuit și un nivel premium plătit. OCR este uneori considerată o caracteristică premium. Prețul scanării și al aplicațiilor OCR este un pic. Pentru o perioadă, vă puteți aștepta să plătiți între 4 și 7 dolari pentru o aplicație decentă. Acum, taxele unice sunt de zece ori mai mari. Deși ratele de abonament sunt mai rezonabile, unele persoane au nevoie doar de o aplicație de scanare de câteva ori pe an.

Cele mai bune aplicații de scanare

Acum că înțelegeți ce pot face aplicațiile de scanare și de ce ați putea dori una, iată câteva dintre cele mai bune pe care le puteți găsi. M-am concentrat pe aplicațiile care oferă scanare și OCR și vă fac textul modificabil. Există o mulțime de aplicații care fac doar scanarea. Evernote Scannable și aplicația Dropbox mobilă sunt două exemple. Dar nu vă oferă un text final pe care îl puteți copia și lipi sau modifica. Aceste aplicații sunt.

Indiferent de aplicația pe care o alegeți, veți vedea că având o aplicație de scanare la îndemână, în care aveți încredere, vă ajută să vă digitalizați documentele și să rămâneți organizat.

ABBYY FineScanner

Gratuit; Pro pentru 4, 99 dolari pe lună, 19, 99 USD pe an sau 59, 99 USD comision unic

ABBYY FineScanner este posibil cel mai bun și mai capabil scaner și aplicație OCR pentru dispozitive mobile. Exportă fișierele într-o varietate de formate, vă permite să salvați fișierele în majoritatea serviciilor de stocare majore și chiar rulează OCR în mai mult de 40 de limbi. Aveți nevoie de un cont Premium pentru a obține OCR, care costă 4, 99 USD pe lună, 19, 99 USD pe an sau 59, 99 USD pentru o taxă unică.

Disponibil pe Android, iOS

Obiectiv Microsoft Office

Gratuit

Microsoft Office Lens este una dintre foarte puține aplicații de scanare complet gratuite. Este ușor mai lent și aglomerat decât alte aplicații cu detectare și decupare a marginilor, dar se termină. Aplicația are moduri speciale pentru scanarea cărților de vizită și tablă. Pentru a edita textul scanat, trebuie să exportați textul prin Microsoft OneDrive și apoi să-l deschideți Word.

Disponibil pe Android, iOS, Windows

Scanbot 9

Gratuit; Pro pentru 4, 49 USD primul an, apoi 22, 49 USD pe an; sau 69, 99 dolari o singură dată pe iOS

Scanbot este o aplicație excelentă de scanare și OCR. Acestea fiind menționate, compania și-a schimbat recent modelul de prețuri de la o taxă cu costuri unice la un abonament anual sau o taxă mai scumpă o singură dată (69, 99 USD). În plus, prețurile sunt foarte greu de urmărit. În orice caz, versiunea Pro a Scanbot merită luată în considerare dacă aveți nevoie de o aplicație rapidă și precisă de scanare pentru aproape orice tip de document. Are instrumente de corectare și optimizare a culorilor bune, plus alte funcții de scanare, cum ar fi un cititor de coduri QR și un scaner de coduri de bare. Puteți utiliza, de asemenea, pentru a semna documente folosind altceva decât degetul și telefonul sau tableta.

Disponibil pe Android și iOS