Cum să omorâți e-mailul cu software-ul potrivit de gestionare a proiectelor

E-mailul crește stresul, creează muncă inutilă și îi face pe oameni să se simtă copleșiți. Nimeni nu poate fi cea mai bună versiune a ei înșiși la locul de muncă în aceste condiții. În ultimii ani, organizațiile au început să se îndepărteze de e-mail în favoarea aplicațiilor de mesagerie în echipă, precum Slack și alte instrumente de comunicare la locul de muncă. Găsirea instrumentului potrivit sau a unui set de instrumente afectează dacă echipa dvs. va putea renunța la casele de e-mail tradiționale. Pentru multe echipe, software-ul de gestionare a proiectelor ar trebui să facă parte din soluție.

Ce este software-ul de management de proiect?

Programele de gestionare a proiectelor, denumite și aplicații de management de proiect, sunt instrumente online pe care echipele le folosesc pentru a urmări activitatea. În sensul cel mai larg, o aplicație de management de proiect ar putea fi orice, de la o componentă complexă de software pentru gestionarea lucrărilor, cum ar fi Microsoft Project, la o aplicație de bază pentru a face. Cele mai bune aplicații includ alte instrumente de afaceri pentru gestionarea resurselor, urmărirea timpului petrecut în sarcină sau chiar facturarea.

Deseori distingem diferite tipuri de instrumente de colaborare de aplicațiile de gestionare a proiectelor pentru a facilita recomandarea aplicației potrivite pentru un scop corect. Acestea fiind spuse, acele două categorii și alte câteva (cum ar fi aplicațiile de bord kanban și aplicațiile pentru managementul muncii) se suprapun substanțial. Așa că, uneori, consider că aplicații precum Asana, Trello, Airtable și Basecamp nu sunt strict aplicații de management de proiect, le putem include aici.

Ce faceți în software-ul de gestionare a proiectelor?

Fiecare aplicație de management de proiect este puțin diferită, dar majoritatea vă permit să vedeți diverse aspecte ale activității echipei dvs. fără a vă solicita să vă întrebați colegii despre ele.

Când vă autentificați, vedeți toate sarcinile pe care echipa dvs. trebuie să le îndeplinească și termenele. Vedeți cine a fost repartizat la ce sarcină, dacă și când au terminat-o și dacă au avut comentarii cu privire la aceasta. Dacă unul dintre colegii tăi nu este pe neașteptate, te poți conecta la aplicația de management de proiect și poți verifica dacă li s-a atribuit ceva urgent astăzi că ar trebui să ridice un alt membru al echipei. Dacă utilizați în prezent e-mail pentru a spune cuiva că o sarcină este făcută, puneți întrebări despre o sarcină sau trimiteți ceva pentru aprobare, probabil că veți beneficia de o aplicație de management de proiect.

E mai mult decât asta. Pe măsură ce tu și colegii dvs. utilizați o aplicație de management de proiect, aplicația ține cont de munca depusă. Câte sarcini au fost finalizate la timp? Proiectul rămâne pe cale să fie finalizat până la termenul său limită? Aplicațiile robuste de gestionare a proiectelor vin cu tot felul de diagrame și grafice pentru a vă ajuta să urmăriți acest fel. În acest fel, dacă proiectul începe să alunece, îl puteți detecta din timp și lucrați pentru a-l preveni. Dar să nu ne lămurim. Haideți să respectăm modul în care aplicațiile de gestionare a proiectelor ajută oamenii să comunice.

Ce face un manager de proiect?

Un proiect este o serie de sarcini. Un manager de proiect este persoana care știe care sunt toate aceste sarcini - sau cel puțin le supraveghează. Uneori, managerul de proiect elimină sarcinile sau le pune într-un bazin pentru a solicita oamenii. Managerul de proiect urmărește apoi sarcinile și oamenii care le îndeplinesc până se termină.

Nu orice echipă are un manager de proiect în sine, dar majoritatea au pe cineva care este responsabil. Ar putea fi un proprietar de afaceri, un manager sau un lider de echipă. Oricine este persoana dvs. punctuală sau cel care ia decizia zilnică, acesta este managerul de proiect.

De ce e-mail-ul este rău pentru proiecte

Email-ul este e-mail, care știu că sună evident, dar rămâneți cu mine aici. Mail-ul este o cale oribilă pentru atribuirea de muncă. Imaginează-ți dacă misiunile îți veneau prin poștă de melc. Este aproape ridicol. Cu toate acestea, e-mailul nu este atât de diferit de e-mailurile obișnuite, cu excepția faptului că este mai rapid.

Gândiți-vă la ce e-mail este bun în furnizarea:

• comunicare asincronă cu un traseu de hârtie
• livrare document

Acum gândiți-vă la ce trebuie să știe un manager de proiect când gestionează o serie de sarcini:

• cine este disponibil
• cât de multă muncă le-a atribuit în prezent fiecare lucrător și când i se cuvine
• progresul muncii care a fost deja atribuit (de exemplu, „John îi este atribuit două sarcini și ambii sunt îndepliniți la 90 la sută”)
• un calendar de termene
• capacitatea de a acorda prioritate și reprioritizarea sarcinilor în funcție de nevoile proiectului

A face acest tip de muncă prin poștă este de râs.

Mai important, modul în care majoritatea lucrătorilor de birou utilizează e-mailul creează întreruperi. Atunci când noile mesaje de e-mail sosesc cu notiuni de tip pop-up sau notificări pop-up, muncitorii verifică de obicei pentru a se asigura că mesajul primit nu este urgent. Apoi revin la ceea ce făceam până la următoarea întrerupere. Oamenii fac asta toată ziua, verificând și scanând e-mailul lor. Mai multe studii arată că utilizarea e-mailului durează aproximativ 30 la sută din ziua unui lucrător de cunoștințe și că timpul este răspândit în mod uniform pe parcursul zilei, mai degrabă decât a fi în bucăți discrete. Cu alte cuvinte, e-mailul ne întrerupe constant.

Întreruperile au, de regulă, un efect negativ net, deși s-ar putea să nu fie așa cum îți asumi. Întreruperile îi fac pe oameni să se simtă mai stresați și parcă au un volum de muncă mai mare decât în ​​realitate. De asemenea, oamenii simt o frustrare și o presiune de timp mai mari.

Modul în care oamenii interacționează cu e-mailul duce, de asemenea, la pierderea timpului. Pierdem timpul când trebuie să recitim același e-mail pe care l-am scanat mai devreme în ziua respectivă, deoarece am uitat ce a spus. Dacă uitați care este data pentru o cheie care poate fi livrată, săparea prin e-mail necesită timp. Și ce se întâmplă dacă e-mailul pe care îl crezi este unul vechi, iar data de atunci a trecut înainte cu o săptămână?

Asta înseamnă că e-mailul nu a fost proiectat pentru gestionarea sarcinilor. Este instrumentul greșit pentru acea slujbă.

Comunicarea cu un serviciu de management de proiect

Managementul de proiect presupune jonglarea oamenilor și resurselor, supravegherea la timp și redistribuirea sau repriorizarea sarcinilor pe măsură ce situația se schimbă. Software-ul de gestionare a proiectului a fost proiectat pentru a trata aceste tipuri de probleme și altele care se decurg în mod obișnuit pe parcursul unui proiect.

Cum este să comunici într-o aplicație de gestionare a proiectului versus e-mail? Este ca diferența dintre a vedea ceva cu propriii ochi și a citi o descriere a acestuia. În primul scenariu, aveți controlul asupra a ceea ce doriți să vedeți și când. În al doilea, te bazezi pe alte persoane pentru a scrie mesaje care îți spun ceea ce cred ei că este cel mai important - sau, mai rău, ceea ce cred ei că vrei să auzi.

Aplicații diferite de gestionare a proiectelor au diferite instrumente de comunicare. Aproape toți susțin mențiuni @, de exemplu. Văzând ca aplicațiile de mesagerie Slack și alte echipe au devenit atât de populare, le puteți conecta adesea la aplicația dvs. de gestionare a proiectelor, eficientizând astfel conversațiile într-un singur loc. Dacă nu aveți deja o aplicație de chat de echipă, puteți săriți-o și în schimb să căutați o aplicație de management de proiect care să includă o casetă de chat în aplicație. Zoho Projects și ProofHub le oferă ambele.

Să spunem că proiectul în cauză are o mulțime de elemente vizuale, iar echipa care lucrează la el trebuie să le discute. Viața dvs. va fi mult mai ușoară dacă aveți instrumente de marcare a imaginii în aplicația dvs. de management de proiect. În acest fel, puteți să scribiți electronic pe o imagine și să atașați comentarii, ceea ce facilitează tuturor celor din echipa dvs. să ofere și să înțeleagă feedback. Volerro este un exemplu de aplicație de management de proiect cu instrumente de marcare.

După cum am menționat, aplicațiile de gestionare a proiectelor gestionează toate elementele de bază de care aveți nevoie pentru a juca și urmări, cum ar fi sarcini, termene, progres și asignat. Toate aceste informații sunt vizibile pentru cei care au nevoie. În acest sens, este mai puțin nevoie să comunicăm despre aceste tipuri de probleme. Niciodată nu trebuie să trimiteți un e-mail cu cineva și CC o jumătate de duzină de oameni pentru a ști dacă acestea sunt aproape terminate cu o sarcină când puteți să vă conectați la sistem și să vedeți că este marcat ca 75%. Multe dintre lucrurile care necesită să citiți între linii atunci când utilizați e-mailul pentru gestionarea sarcinilor devin brusc clare atunci când utilizați software de management de proiect.

Mai puțin timp înseamnă e-mail mai mult

Avantajele primirii unei echipe de e-mail și a unei aplicații de management de proiect pentru a comunica pot fi enorme. Reducerea e-mailului este sigur că îi va face pe toți fericiți, dar asta este în comparație cu valoarea adăugată de a avea o vizibilitate mai mare în ceea ce face ce, ce mai fac și starea fiecărei sarcini. Îți face mult mai ușor să ai informații exacte la îndemână în timp ce lucrezi, astfel încât decidenții să poată lua decizii bune.

Pentru sfaturi mai specifice despre lucrul cu o aplicație de management de proiect, consultați 7 Moduri de simplificare a managementului de proiect în proiecte de lucru în echipă și 5 caracteristici ale proiectelor Zoho pentru a vă organiza afacerea.