Organizați-vă: cum să utilizați modificările de urmărire în documentele Google

Din 2014, Google Docs le-a permis oamenilor să urmărească modificările în timp ce editează sau colaborează la munca lor cu alții. Abilitatea de a urmări modificările vă oferă mai multă putere de editare în două moduri. În primul rând, puteți să vă editați propria lucrare fără să vă angajați modificările, în cazul în care dumneavoastră sau altcineva doriți să le revizuiți. În al doilea rând, puteți crea un document și îl puteți împărtăși cu alții și acestea pot sugera modificări ale fișierului, pe care tu sau altcineva le puteți vedea și accepta, respinge sau modifica în continuare. Face procesul de colaborare mai transparent și mai ușor de gestionat.

În timp ce mulți oameni se referă la această funcționalitate ca Track Changes - așa se numește în Microsoft Word și există de mai mult timp acolo - Google o numește Sugestie. Funcționează similar cu funcția din Microsoft Office. De fapt, dacă importați un Google Doc în Microsoft Word sau invers, toate modificările sau sugestiile urmărite sunt păstrate și vizibile.

Iată cum se utilizează Sugestia în Google Docs.

Cum se activează modul Sugestie

Dacă scrieți și editați solo sau doriți să modificați lucrările altcuiva, începeți activând modul Sugestie. Pe desktop, căutați în colțul din dreapta sus al ecranului o pictogramă pentru stilou și editarea cuvântului. Faceți clic pe ea și alegeți Sugestii. Pe dispozitivele mobile, căutați în meniul de setări, unde se numește Sugesti modificări. Activați-l.

După ce ați activat Sugestia, noile modificări vor apărea pe pagină ca modificări, mai degrabă decât ca text angajat. De exemplu, fiecare ștergere apare ca text cu un strikethrough. Cuvintele noi pe care le introduceți apar într-o culoare nouă (în acest caz verde).

Pentru fiecare modificare sugerată, Google Docs creează o mică casetă de rezumat în marja din dreapta, care arată cine a sugerat modificarea și care este aceasta. Aceste căsuțe sumare vă oferă, de asemenea, dvs. și altor editori puterea de a accepta sau de a respinge modificările, pe care le voi detalia mai târziu.

Cum împărtășiți documentul

Dacă doriți să primiți modificări sugerate de la alte persoane, trebuie mai întâi să partajați documentul și să activați editarea. În colțul din dreapta sus al desktopului, faceți clic pe butonul albastru Share. Pe mobil, opțiunea este în setările din secțiunea Share & Export. Puteți partaja documentul numai cu persoanele pe care le alegeți sau prin generarea unui link care face documentul vizibil pentru oricine are acea legătură.

Iată partea cea mai importantă: trebuie să acordați colaboratorilor dvs. permisiunea de editare. Selectați Poate edita din opțiunea aplicabilă.

Când colaboratorii dvs. primesc documentul, ar trebui să verifice dacă sugerează mai degrabă decât să editeze, astfel încât toată lumea să poată vedea modificările. Când echipele funcționează în acest mod frecvent, toată lumea va fi obișnuită să își vadă modificările pe ecran și va ști imediat dacă Sugestia nu este activată. Dacă oamenii sunt noi în urmărirea modificărilor, poate fi necesar să le reamintiți.

Cum se utilizează comentariile

O regulă comună de editare (pe care toată lumea o rupe tot timpul) este de a nu scrie niciodată în document ceva ce nu ai dori să fie publicat. De exemplu, nu puneți niciodată o glumă ca text de locatar și niciodată nu scrieți un comentariu în linie. Întrebările și gândurile mai lungi pentru discuții aparțin sub formă de comentarii.

Pentru a adăuga un comentariu, căutați pictograma din bara de instrumente care arată ca o casetă de vorbire cu un semn plus în centru. În mod alternativ, puteți evidenția un text și un buton de comentarii apare în marginea din dreapta. Faceți clic pe acesta și puteți adăuga comentariul dvs.

Comentariile apar în marja dreaptă alături de toate celelalte modificări urmărite. Colaboratorii pot răspunde la comentarii, ceea ce vă permite să aveți o discuție chiar în document despre modificările pe care le puteți face.

Cum să acceptați, să respingeți și să rezolvați comentariile

Odată ce toate sugestiile sunt introduse, cine are ultimul cuvânt în lucrare poate citi prin document și să accepte sau să respingă modificările.

Pentru comentarii, aveți opțiunea de a „rezolva” fiecare. Rezolvarea unui comentariu șterge istoricul conversațiilor permanent și pentru toată lumea, așa că asigurați-vă că problema este cu adevărat rezolvată înainte de a atinge acel buton.

Ce văd alți oameni?

Ceva de reținut în timp ce sugerați modificări și faceți comentarii la un document este ceea ce văd alți oameni dacă au acces la același fișier. De exemplu, cu excepția cazului în care au renunțat, autorul sau autorii originari primesc o notificare prin e-mail cu privire la fiecare sugestie pe care o faceți și comentarii pe care le adăugați în timp real. Aceasta înseamnă că, dacă cineva sugerează o editare și apoi își schimbă părerea, autorul vede în continuare sugestia inițială prin e-mail. Este o urâciune.

Vă recomand să dezactivați aceste notificări, mai ales dacă vi se pare dificil procesul de editare. În loc să vă chinuiți cu cunoștințele fiecărui gând care îți traversează mințile editorilor, accesați Google Drive, faceți clic pe pictograma roată și alegeți setările. Sub Notificări, asigurați-vă că ambele casete sunt debifate.

Cum se utilizează Istoricul versiunilor

Un alt instrument care nu face parte strict din Sugestie, dar este totuși util pentru scrierea și editarea colaborativă este Istoricul versiunilor.

Uită-te sub Fișier> Istoricul versiunilor. Apar două opțiuni: Nume Versiune curentă și Vedeți Istoricul versiunilor.

Puteți utiliza Nume versiune curentă pentru a salva o copie a fișierului dvs. înainte de a-l deschide către alte persoane pentru editare. În felul acesta, dacă ceva nu merge bine, așa cum un colaborator uită să activeze Suggestii, puteți reveni rapid și ușor înapoi la schița anterioară.

Cealaltă opțiune, Vezi Istoricul versiunilor, vă arată versiunile salvate anterior ale fișierului etichetate după data și ora. Puteți schimba numele în ceva mai descriptiv dacă vă ajută. Pe măsură ce analizați versiunile anterioare ale fișierului dvs., vedeți modificări evidențiate într-o altă culoare. Este un instrument util pentru a întoarce ceasul, când probabil că ai acceptat sau respins modificările și acum dorești să nu fi făcut acest lucru.

Cum se compară documentele

Ultimul instrument demn de menționat este unul nou numit Comparați documente. Se află sub meniul Instrumente (Instrumente> Compararea documentelor). Cu acest instrument, puteți compara două documente pentru a vedea ce este diferit între ele. Este util pentru a găsi modificări care au fost adăugate (intenționat sau altfel) la documentul dvs., indiferent de dvs. sau de altcineva. Această vizualizare poate de asemenea extrage comentarii asupra fișierelor.

Dacă colaborați cu un grup de oameni care nu sunt obișnuiți cu editarea grupului, puteți oricând să salvați o schiță a lucrării dvs. și să o comparați cu versiunea editată pentru a vă asigura că nici o modificare nu a fost eliminată din greșeală.

Mai multe sfaturi Google Docs

Există câteva alte sfaturi demne de știut dacă utilizați Google Docs deseori. Pentru început, asigurați-vă că știți cum puteți salva Google Docs offline. În acest fel, întreruperile de pe internet și alte evenimente neașteptate nu vă vor perturba munca. Puteți, de asemenea, cripta documente Google stocate în Drive, un alt sfat util. Nu uitați să explorați și lista noastră cu cele mai bune sfaturi Google Docs.