Revizuire și evaluare a managementului contractului

Gestionarea contractelor Onit începe de la 3.000 de dolari pe lună și reprezintă o soluție de sine stătătoare decât o componentă a unui ecosistem de aplicații Onit mult mai mare care acoperă nu numai gestionarea contractelor, ci și managementul proceselor de afaceri (BPM), vânzări, resurse umane (HR), respectare, IT și multe altele. Clienții lucrează în acest cadru prin intermediul aplicației Onit App Builder, care, în esență, permite clienților să creeze fluxuri de lucru personalizabile în orice proces de afaceri doresc. Acesta este un concept foarte puternic dacă clienții îmbrățișează întreaga platformă. Cu toate acestea, pentru o simplă gestionare a contractelor, aceasta este ceva mai complexă decât cea mai mare parte a concurenței și, cu siguranță, mai scumpă, ceea ce o ține în spatele câștigătorilor noștri ai alegătorilor din această categorie, Agiloft și Updraft. Cu toate acestea, dacă sunteți în căutarea unei platforme flexibile, cu raportare cuprinzătoare, care să poată gestiona în mod corect contractele și să aibă mai mult spațiu suficient pentru a se extinde în întreaga organizație, atunci Onit este la îndemâna sarcinii.

Prețuri și integrări

Prețul soluției de administrare a contractului Onit începe de la 3.000 de dolari pe lună, dar compania a spus că prețurile depind în totalitate de configurație. Prețurile lui Onit pot fluctua în funcție de complexitatea fluxului de lucru și de alți factori. Dar soluția are un preț utilizând un model de abonament fără limite sau licențe de utilizator. Taxele de abonament includ întreținerea, asistența și actualizările software.

Integrările lui Onit sunt oferite și pe bază personalizată, dar platforma acceptă o metodologie standard pentru dezvoltarea și livrarea punctelor de integrare în funcție de specificațiile clientului. Interfețele standard ale Onit constau din SFTP / FTP și HTTPS, precum și din interfața de programare a aplicațiilor SOAP și REST (API) - integrări nivel. Onit se integrează cu DocuSign, Adobe Sign și Hello Sign pentru funcționalitatea eSignature.

În funcție de cerințele clientului, Onit a declarat că compania a construit integrări SOAP pentru platforme, inclusiv IBM Emptoris și OpenText, integrări REST cu API-urile Google și integrări bazate pe fișiere cu protocoale și servicii care variază de la Active Directory (AD) și SharePoint la SAP, Workday și o integrare la nivel SQL cu Tableau, printre alte servicii. Onit acceptă, de asemenea, protocoale de securitate, inclusiv SAML 2.0 unic sign on (SSO) și OAuth 2.0 autentificare.

Gestionarea ciclului de viață al contractului

Onit utilizează o abordare de aplicații bazată pe clienți, utilizând Onit App Builder pentru a personaliza experiența unei organizații în jurul nevoilor corporative și departamentale. Tabloul de bord implicit Administrarea contractului și revizuirea și aprobarea contractelor nu s-au schimbat prea mult de la revizuirea noastră inițială, punând un calendar liniar bazat pe cronologie pentru activitatea contractului pentru a urmări starea contractelor din sistem.

Aspectul implicit al interfeței Onit este gri și asemănător cu Microsoft Excel, dar tabloul de bord principal apare cu culoarea de-a lungul vizualizării cronologice cronologice. Widget-urile de raport interactiv de mai jos prezintă widget-uri de contorizare rapidă cu numere de expirare și aprobare a contractului, precum și defalcări ale tipurilor de contract, valorii și numărului de contracte în fiecare fază a ciclului de viață în grafice plăcuțe, bare și linii. În loc să introduceți datele de raportare și analitice într-o filă separată, la fel ca Agiloft și Concord, Onit centralizează datele de raportare ca fiind primul lucru pe care îl vedeți când vă conectați. Acest lucru vă împiedică să vă confruntați obositor prin baze de date sau lanțuri de e-mail pentru date. ai nevoie. Cu toate că nu există la fel de multe opțiuni de personalizare a raportării precum valorile Agiloft sau ROI specifice departamentului, așa cum se găsesc în Coupa Contract Lifecycle Management, rapoartele interactive sunt bine proiectate, iar widget-urile și câmpurile de bord sunt complet personalizabile.

Meniul de navigare din partea stângă include și o pagină de raport mai aprofundată. Aici puteți crea rapoarte ad-hoc filtrate de grupuri, fază, tip de contract etc. Acestea pot fi salvate ca ceea ce Onit se referă la „Vizualizări” salvate, disponibile din meniu și trimise ca rapoarte săptămânale sau într-un interval de timp personalizat. sau exportate ca fișiere Microsoft Excel. Vizualizările pot fi, de asemenea, configurate la nivel departamental și personal, astfel încât valorile și opiniile de la un consilier general ar diferi de cele ale unui executiv, de exemplu.

Pentru a începe procesul de recepție a contractului, pur și simplu apăsați butonul mare plus (+) din partea dreaptă sus a interfeței de lângă bara de căutare. De aici, vedeți o listă de opțiuni personalizabile în funcție de tipurile de contracte și cereri gestionate de departamentul dvs. Am avut opțiunea de a depune o nouă cerere de servicii juridice, o nouă revizuire a contractului, un formular de administrare a contractului, un acord standard de dezvăluire (NDA) sau un acord de divulgare confidențială (CDA).

Formularul pe care îl vedeți este complet personalizabil, dar poate fi standardizat ca un șablon de bază pentru diferite tipuri de contracte. Pentru a introduce un nou formular de revizuire și aprobare a contractului, am introdus numele și data contractului, departamentul cu care a fost asociat, împreună cu tipul contractului, suma, expirarea și notele. Am avut apoi opțiunea de a introduce informații pentru alte părți asociate documentului și de a încărca fișierul contractual real. Onit nu face autorizarea contractelor în cadrul platformei; este focalizat laser pe conducta ciclului de viață a contractului, începând cu o cerere de contract și se deplasează cronologic prin aprobare de afaceri, revizuire legală și financiară, semnare și execuție.

Partea cea mai dinamică a acestui proces este colaborarea și negocierea, permise de toate funcționalitățile încorporate prezente în fiecare dosar de contract. Noi contracte și solicitări sunt adăugate la depozitul principal de contract, accesibil din meniul din stânga. Atât meniul rapoarte, cât și depozitul de contracte pot fi configurate cu vizualizări personalizate nelimitate. De exemplu, puteți derula la contracte de la un anumit furnizor sau terță parte, în funcție de tipul de contract sau de departament, sau chiar printr-o vizualizare mai complexă, cum ar fi „Toate NDA-urile în Legal”.

Când faceți clic pe un contract, vedeți conducta de aprobare sus, cu pictograme care arată în ce etapă a procesului se află fiecare contract. În partea stângă, puteți să parcurgeți detaliile de bază ale contractului, împreună cu valorile ciclului de viață, inclusiv cât timp a așteptat un contract pentru aprobarea afacerii, revizuirea legală sau revizuirea finanțelor, dacă un contract nu este semnat, etc. modul de colaborare încorporat, cu posibilitatea de a posta comentarii, link-uri și atașamente ca contract este negociat. O altă caracteristică excepțională este o adresă de e-mail unică generată automat pentru fiecare contract, care poate fi folosită pentru orice corespondență și negociere cu privire la contractul care se află în afara sistemului Onit.

Cel mai important, există un panou de opțiuni în partea dreaptă a fiecărei pagini a contractului, care vă permite să actualizați starea curentă a ciclului de viață a unui contract (reflectată automat în vizualizarea cronologică de sus) și opțiuni pentru a intra în negocieri ale contractului cu utilizatori specifici în mod nativ în contract. fişier. Onit vă oferă, de asemenea, capacitatea dinamică de a atribui sarcini în acest mediu și de a asocia contracte și sarcini cu proiecte mai mari. Panoul vă oferă, de asemenea, opțiuni de a adăuga noi participanți, de a adăuga note pe măsură ce un contract este negociat și de a vizualiza istoricul complet al traseului de audit al acțiunilor utilizatorilor, modificările și negocierile contractului, modificările de fază, e-mailurile trimise și multe altele.

Doar Concord a oferit acest nivel de colaborare încorporată, audibilitate și gestionarea sarcinilor platformelor pe care le-am testat pe parcursul acestei runde și nu cu nivelul de schimbare a fazelor native și a caracteristicilor de negociere găsite în Onit. Această interfață creează un portal neutru pentru reprezentanți să discute acorduri, să partajeze modificările de redline și să actualizeze fazele până când un acord executabil este gata de semnare. ContractWorks vă oferă o vedere similară de sus în jos a urmăririi ciclului de viață al unui document de contract, dar fără a adăuga o componentă de colaborare și negociere pe care Onit o furnizează pentru a rezolva întregul flux de lucru în cadrul unui portal comun.

În cele din urmă, când un contract este gata de semnare și faza este actualizată la „Pregătit pentru semnătură”, Onit vă permite să glisați și să lăsați câmpurile de semnătură în document - sincronizate cu DocuSign, Adobe Sign sau Hello Sign - și să trimiteți contractul la furnizorii de semnătură electronică. Puteți configura un flux de lucru automat de aprobare a contractului care direcționează un contract de la o parte la alta pentru semnare. Și, după ce contractul a fost semnat prin intermediul furnizorilor terți de eSignature, Onit trece automat contractul în faza „Executat”, atribuie o dată de execuție și aruncă fișierul PDF semnat în câmpul Contract executat. De aici, am putut face clic în fișierul PDF și m-am derulat pentru a vedea câmpurile semnate în diferite puncte de-a lungul contractului.

O platformă dinamică de execuție a contractelor

Onit nu este ieftin în comparație cu majoritatea celorlalte produse testate în acest program. Dar are cele mai bune caracteristici de colaborare, negociere și gestionare a ciclului de viață a contractului autohton, cu control granular în fluxul de lucru end-to-end. Alegerea editorilor Agiloft are un ritm optim asupra personalizării și raportării, în timp ce Concord vă oferă o experiență de utilizator mai simplă, cu capacități puternice de creare a contractelor. Cu toate acestea, pentru întreprinderile care caută o platformă pregătită pentru întreprinderi, care să poată gestiona negocierile cu mai multe părți și să ia un contract de la cerere și aprobare până la semnare și execuție - și totul în cadrul unei experiențe centralizate - Onit este un vis al managerului ciclului de viață contractual.