Organizați-vă: 11 sfaturi pentru gestionarea unui email mai eficient

E-mailul ne poate face să simțim că ne străduim să ne ținem capul deasupra apei. Pagini de primire sunt lungi? Începeți în fiecare zi să citiți e-mailul, crezând că veți răspunde la cele mai importante mesaje, doar ca să vă uitați și să vă dați seama că a trecut o oră și nu ați făcut nimic până acum? Vă rămâneți fără spațiu pentru e-mailul dvs. la fiecare câteva zile? Se simte un e-mail ca un multiplicator al productivității sau un criminal al productivității?

Este nevoie de doar câteva trucuri simple pentru a fi mai eficient în tratarea e-mailului, astfel încât să nu vă simțiți cântăreați de el. Unele dintre aceste sfaturi se bazează pe funcțiile găsite în majoritatea programelor de e-mail, dar altele sunt modalități de a-ți schimba propriile obiceiuri, astfel încât micile interacțiuni cotidiene pe care le ai cu e-mailul te vor ajuta să ții contabilitatea cu gestionarea acestuia.

Gândiți-vă la asta ca la curățarea dinților. Există o diferență între igiena dentară zilnică și trecerea la medicul stomatolog, dar trebuie să faci ambele. Ar trebui să periați de două ori pe zi și să aplicați o dată pe zi, iar obiceiurile respective sunt extrem de importante pentru a avea dinți sănătoși. La fiecare șase luni, trebuie să vizitați un medic stomatolog pentru o curățare mai minuțioasă, radiografii și alte îngrijiri preventive. Igiena zilnică previne creșterea problemelor mai mari. Vizitele la dentist vă ajută să prindeți și să corectați problemele de efracție înainte de a scăpa de sub control.

Desigur, chiar și cu dinții, lucrurile pot merge prost. Un accident le-ar putea elimina sau genele dvs. pot ajunge să le afecteze, la fel cum un nou proiect sau o schimbare a poziției locului de muncă ar putea provoca brusc o explozie de e-mail. Oricare ar fi cazul, aceasta nu înseamnă că ar trebui să încetați să azați sau să vedeți un dentist în mod regulat - sau să vă curățați e-mailul în fiecare zi. Dacă aveți o problemă neașteptată, trebuie totuși să urmați obiceiuri bune pentru a ține totul sub control.

Când schimbi modul în care interacționezi cu e-mailul pe termen scurt - când și cum îl verifici, cât de des ștergi mesaje și așa mai departe - îți face viața mai ușoară pe termen lung.

Iată câteva sfaturi de top pentru reducerea sarcinii prin e-mail. Permiteți-mi să vă avertizez că aceste sfaturi sunt înrădăcinate în bunul simț și nu oferă un glonț magic, ceea ce înseamnă că nu vă vor arunca mintea sau nu vor deveni o senzație peste noapte. Dar niciuna nu va flăcări.

1. Ștergeți întâi

Primul lucru de făcut atunci când deschideți inbox-ul este scanarea pentru a vedea ce puteți șterge. Uită-te la linia subiectului și la expeditor. Este junk? Este un e-mail promoțional pe care nu îl vei citi niciodată? Este o notificare a colaboratorului tău care spune în subiect că acestea vor fi prezentate astăzi și că nu există nicio șansă ca informațiile suplimentare din corpul e-mailului să fie relevante pentru tine? Dacă da, aruncați-l.

Toate mesajele pe care le identificați ca neimportante ar trebui să fie selectate și mutate în coșul de gunoi. Dacă nu vă grăbiți într-o anumită dimineață, puteți chiar să încercați să identificați unul sau doi emailuri obișnuiți de la care să vă dezabonați.

De ce contează mai întâi să faci acest pas? Când ștergeți imediat mesajele irelevante, vă permiteți mai ușor să vedeți mesajele rămase. Când puteți vedea mesajele rămase, puteți tria mai rapid cele importante. Dacă puteți identifica chiar și cinci sau zece la sută din e-mailurile primite zilnic ca fiind „foarte probabil că nu necesită acțiune”, astfel încât să îl puteți șterge prompt, veți avea o formă mult mai bună pentru a vă începe ziua productiv.

2. Folosiți mai mult de o adresă de e-mail

Nu pot suporta e-mailuri de marketing sau confirmări de expediere, cu atât mai puțin amintiri de la banca mea pentru a plăti factura cardului meu de credit atunci când este deja configurat pentru plata auto. (Grr.) Toate aceste mesaje mi-au înfundat inbox-ul și ar îngreuna identificarea e-mailurilor importante, cu excepția faptului că am o strategie pentru a face față acestora.

Folosesc o adresă de e-mail separată pentru toate aceste mesaje de importanță scăzută.

Există câteva modalități de a face acest lucru. Puteți configura un nou cont de e-mail complet în acest scop, care este modul în care îl fac sau puteți crea o adresă alias folosind contul curent. Majoritatea furnizorilor de e-mail vă permit să faceți asta. Apoi, creați o regulă sau un filtru în contul de e-mail, astfel încât toate mesajele trimise către alias să sară inboxul și să intre într-un folder diferit. Numiți-l Inbox 2 sau importanță scăzută sau orice doriți.

Unul dintre avantajele utilizării unei adrese de e-mail separate în acest scop este să păstrați acest e-mail nesemnificativ, uneori numit poștă gri, separat de e-mailul dvs. important. În plus, dacă o companie vinde adresa dvs. de e-mail către o altă listă de distribuție, mesajele de marketing noi și nedorite nu vor ajunge nici în căsuța primară. Un al treilea beneficiu este că nu sunteți distras de aceste mesaje, având în vedere că trebuie să vă conectați la un alt program de e-mail sau să navigați la o altă cutie primită pentru a le accesa.

3. Scrieți Scurt

Când scrieți e-mailuri, spuneți ce vreți să spuneți, fiți clar și fiți concisi. De ce? Scrierea pe scurt ajută persoanele care îți citesc mesajul să ajungă la punct și să-și proceseze e-mailul mai eficient. Este posibil să preia tonul și să răspundă în natură, ceea ce vă va ușura viața.

Unele situații apelează la propoziții complete și limbaj formal, dar fragmentele pot fi extrem de eficiente în e-mail. Folosiți-le atunci când are sens. Poliția gramaticală nu va veni după tine. Cu siguranță, uneori trebuie să fiți extrem de detaliate și să profitați de aspectul pe hârtie al e-mailului - există o înregistrare a tuturor. Cu toate acestea, în general, implicit, la un limbaj concis, clar și simplu.

Nu toată lumea este adeptă a scurtei și poate ieși la fel de scurt. Pentru a evita să sune neprietenoase, puteți adăuga un emoji sau puncte de exclamare. Sau pur și simplu anunțați oamenii că încercați să fiți concis în e-mail și că nu ar trebui să o ia personal.

4. Folosiți grupuri sau liste de distribuție

Dacă trimiteți un mesaj aceluiași grup de persoane în mod repetat, configurați un grup sau un alias prin e-mail. În Outlook, se numește Listă de distribuție. În Gmail, accesați Contacte (contacts.google.com), selectați persoanele pe care doriți să le adăugați la un grup și faceți clic pe pictograma etichetă. Dați grupului dvs. un nume. Odată ce se salvează, puteți introduce acest nume pentru a compune automat un mesaj tuturor celor din grup.

Utilizarea grupurilor nu numai că economisește timp eliminând nevoia de a tasta numele fiecărei persoane atunci când trimiteți un grup, dar vă stabilește și tactici de ștergere ușoară, așa cum vă explic puțin mai târziu.

5. Creați șabloane sau răspunsuri conserve

Dacă există un mesaj pe care îl trimiteți de mai multe ori, nu îl scrieți de la zero de fiecare dată. Reutilizați ceea ce ați scris deja făcând un șablon sau un răspuns în conservă, așa cum îl numește Gmail.

Câteva exemple de mesaje pe care oamenii le trimit frecvent sunt în linia următoarelor:

• Mulțumesc că ai ajuns, dar nu mă interesează,
• Confirmarea chitanței. Vă mulțumesc și vă rog să mă anunțați dacă aveți nevoie de altceva de la sfârșitul meu și
• Asta sună ca o slujbă pentru departamentul nostru juridic. Cel mai bun punct de contact este…

După ce ați configurat câteva șabloane, puteți răspunde la mesaje care, în mod normal, ar necesita timp inutil, fără să vă gândiți prea mult la acest lucru, permițându-vă să continuați cu o muncă mai importantă.

6. Reutilizați liniile de subiect

Reutilizarea mesajelor trimise prin șabloane și răspunsuri în conserve crește eficiența dvs., reducând la minimum scrierea. Reutilizarea liniilor de subiect vă permite să ștergeți mai rapid și să arhivați mesaje vechi. Voi explica cum urmează.

7. Sortare la Ștergere

Limitele de date pot strecura pe oricine, chiar și pe oameni cu înaltă organizare. Modul de a elibera spațiu este să ștergeți mesajele de care nu aveți nevoie în vrac. Acesta este genul de corvoadă la care vă puteți gândi că este similar cu a merge la dentist. Nu trebuie să o faceți în fiecare zi, dar efectuarea periodică și regulată vă va ajuta să preveniți probleme mai mari. Consider că sunt foarte utile trei metode de ștergere.

În primul rând, sortați e-mailul trimis după dimensiunea fișierului sau atașamentul și aruncați-le pe cele mai mari de care nu aveți nevoie. Motivul pentru care mă concentrez pe mesajele trimise este că, dacă am trimis un atașament, există șanse mari să dețin fișierul și, prin urmare, am o altă copie salvată în altă parte.

A doua metodă este de a sorta e-mailurile trimise după linia de subiect și de a căuta mesaje pe care le trimiteți în mod regulat. Dacă trimiteți un mesaj săptămânal cu subiectul „Curățarea frigiderului la ora 16:00 azi”, puteți să le vedeți, să le selectați și să le ștergeți rapid deodată.

În al treilea rând, sortați-vă mesajele în funcție de destinatar. Probabil aveți câțiva colegi, prieteni sau grupuri de persoane pe care le trimiteți prin e-mail des. Este foarte probabil ca multe dintre mesajele trimise între dvs. și ei să nu fie extrem de importante. Dacă nu veți mai avea niciodată nevoie de ele, selectați mai multe mesaje simultan și ștergeți-le în masă.

8. Dezactivați notificările, închideți e-mailul pentru focalizare

Obținerea unei alerte pe ecran cu privire la fiecare mesaj de intrare este incredibil de întreruptă și de distragere. Aș presupune că majoritatea covârșitoare a lucrătorilor ar fi mai bună cu alerte de e-mail complet dezactivate. Este util doar în cele mai rare cazuri. Așadar, opriți notificările.

În mod similar, închideți aplicația dvs. de e-mail sau fila browserului dvs. atunci când trebuie să efectuați o muncă puternic concentrată timp de cel puțin 30 de minute. Mă doare să scriu acel sfat, știind că aproape nimeni nu-l va urma. Foarte puțini oameni o fac, dar aș dori să pot convinge mai multe persoane să încerce. Imaginează-ți cât de ușor va fi să-ți găsești fluxul atunci când nu ești distras prin e-mail.

Gândiți-vă la ultima dată când ați lucrat offline, fie că a fost într-un avion fără Wi-Fi sau când internetul dvs. a fost stins. Sau poate ai lucrat dintr-un fus orar în care nu ai mulți alți colegi și, prin urmare, nu ai întrerupt e-mail-uri pentru o lungă perioadă de timp. Prin închiderea e-mailului, vă apropiați de a reproduce acea experiență de a nu fi întrerupt, în timp ce totuși puteți accesa alte informații online, după cum este necesar.

9. Cooptați răspunsurile automate

În legătură cu sfatul precedent, să spunem că nu îți vei închide fereastra de e-mail, deoarece ești îngrijorat că cineva va încerca să te contacteze cu o problemă urgentă și îți va lipsi. Soluția de rezolvare? Configurați un mesaj din oficiu sau de răspuns automat care spune: „Dacă este o problemă extrem de urgentă, vă rugăm să text / sunați / trimiteți-mi mesajul pe…” și dați-vă numărul dvs. de telefon, mânerul slab sau linia preferată de comunicare.

10. Ștergeți! Sau fișiere fișiere în foldere

Un e-mail nedeterminat este adesea o bună intenție care nu a fost îndeplinită. Știi când să dai drumul. Nu vă agățați de mesaje dacă probabil nu veți face nimic cu ele. Lăsarea de mesaje neimportante în căsuța de e-mail este extrem de improductivă, de distragere și îți amintește doar ce ai vrea să faci într-o lume perfectă, dar nu poate.

Nu îți fac niciun favor prin faptul că îți intră în căsuța de e-mail.

Dacă ștergerea mesajelor pare severă, mutați-le într-un folder nou. Apelați acel folder în așteptare sau Intenții bune. Important este să le scoți din Inbox. Așteptați câteva luni. Vedeți câți ați săpat sau ați răspuns vreodată. Dacă răspunsul este zero, poate reconsiderați ștergerea lor în primul rând.

11. Goliți gunoiul periodic

Goliți gunoiul periodic. Ștergerea coșului de gunoi elimină spațiul. Majoritatea programelor de e-mail, inclusiv Outlook, au o setare pentru a arunca automat coșul de gunoi atunci când ieșiți din aplicație. Dacă nu vă amintiți niciodată să aruncați gunoiul, vă recomand să activați funcția respectivă.

Majoritatea oamenilor probabil nu trebuie să golească gunoiul mai mult de o dată pe lună sau o dată pe trimestru. Există pericolul să vă ștergeți gunoiul prea des, deoarece coșul de gunoi este locul în care mergeți pentru a salva e-mailurile pe care considerați că nu aveți nevoie, dar se dovedește că da. Am salvat mulți un mesaj din coșul de gunoi, de obicei în aceeași zi când l-am pus acolo.

Cum să trageți cablul de urgență

Acum, dacă ești disperat de o ardezie curată cu inbox-ul, iată un ultim truc pe care îl poți încerca:

1. Creați un folder nou. Numește-l pe Inbox sau Mail vechi înainte de iulie 2019 (sau luna și anul curent).

2. Selectați tot ce se află în căsuța de e-mail. Mutați totul în noul folder.

• 38 Sfaturi Gmail care vă vor ajuta să cuceriți e-mailul 38 Sfaturi Gmail care vă vor ajuta să cuceriți e-mailul
• E-mail Push for Zero E-mail Push for Zero
• 4 modalități de combatere a supraîncărcării prin e-mail în birou 4 modalități de combatere a supraîncărcării prin e-mail în Office

Voilà. Ești la inbox zero și nici nu trebuia să arunci un singur mesaj.

Nimeni nu se așteaptă să revizuiți o cutie de intrare haotică peste noapte. Adaptați câteva obiceiuri pozitive puțin câte puțin. Efectuați câteva dintre acțiunile periodice, cum ar fi golirea coșului de gunoi sau ștergerea în vrac a mesajelor trimise, pentru a vă ajuta să simțiți că progresați.