Video: KRAV MAGA TRAINING • How to Knock Out ANYONE (Noiembrie 2024)
E-mailul este o problemă pentru aproape toată lumea, dar, în special, la birou, creează distrageri și consumă timp care ar putea fi mai bine petrecut în munca efectivă. Unii oameni se referă la verificarea și răspunsul la e-mail ca „să lucreze despre muncă”, mai degrabă decât să facă lucrarea în sine.
Proprietarii și managerii de afaceri pot ajuta atât ei cât și angajații lor să combată supraîncărcarea prin e-mail la locul de muncă.
În primul rând, încurajați comunicarea față în față. Obținerea angajaților pentru a discuta între ei atunci când e-mailul nu este necesar poate ajuta cu adevărat la reducerea e-mailurilor inutile. Conversațiile față în față sunt, de asemenea, mai bune decât e-mail-urile pentru subiecte sensibile, atunci când tonul și sentimentul contează cu adevărat. Foarte puțini oameni sunt la fel de adepți în a-și transmite emoțiile într-un limbaj scris ca și oral.
În al doilea rând, utilizați un program de mesagerie instantanee. Pentru întrebări și răspunsuri rapide, cu adevărat nu poți bate IM. Unele întreprinderi interzic angajaților să instaleze astfel de programe, dar cred că sunt de fapt o adevărată binefacere în birou. Puteți obține mesagerie instantanee într-o aplicație autonomă sau una integrată într-o platformă de afaceri online, cum ar fi Podio, Yammer, Jive. Dacă organizația dvs. folosește Google Apps, puteți folosi întotdeauna doar Google Talk. Indiferent de aplicația IM pe care o alegeți, asigurați-vă că toți cei din organizație folosesc același lucru. Și dacă departamentul IT are restricții cu privire la ceea ce pot instala angajații, asigurați-vă că echipa știe ce aplicație de messagerie toată lumea ar trebui să folosească, astfel încât să poată verifica instalațiile.
În al treilea rând, găsiți un loc mai bun decât e-mailul pentru mesaje comune. Un exemplu clar este momentul în care angajații trimit prin e-mail pentru ca toți să știe că sunt bolnavi, în vacanță sau pleacă devreme. Acestea sunt mesaje obișnuite care se adaugă la dezordine de e-mail, dar nu trebuie. O soluție ar putea fi să ai un calendar comun. Altul ar putea fi pentru un asistent administrativ să urmărească cine intră și iese și să trimită un e-mail consolidat.
În al patrulea rând, fii un model de rol pe e-mail. Dacă sunteți șeful unei companii sau al unui departament, asigurați-vă că obiceiurile dvs. de e-mail reflectă ceea ce doriți să facă angajații. Scrieți e-mailuri mai scurte când puteți. Vorbiți cu oamenii față în față atunci când aceasta este metoda potrivită de comunicare. Utilizați IM și faceți orice altceva doriți să facă angajații. Oamenii îți vor urma rolul și astfel vei dezvolta o cultură mai bună a companiei în jurul e-mailului.
Resurse aditionale
Pentru mai multe sfaturi despre combaterea supraîncărcării prin e-mail, consultați aceste articole conexe:
- Interviu: E-mail-ul Push for Zero
- Cum să reduceți mesajele de e-mail nedorite
- Interviu: Dmitri Leonov de la SaneBox pe Managementul e-mailului
- 11 Sfaturi pentru gestionarea e-mailului
