Video: Fonduri europene nerambursabile pentru IMM-uri (Noiembrie 2024)
Dacă gestionați un birou tipic pentru întreprinderi mici și mijlocii (SMB), este important să începeți anul pe piciorul drept. IMM-urile trebuie să se deplaseze rapid pentru a reacționa la noile oportunități pe măsură ce apar, și având o bază solidă de birou pe care să îndeplinească acea muncă este esențial pentru succes. Din fericire, asigurarea faptului că afacerea dvs. este în formă de top se poate realiza destul de repede. Este adevărat, este o cornucopie a auditurilor; fiți recunoscători că niciunul dintre ei nu este din IRS. Urmăriți lista de verificare din șase puncte de mai jos și biroul dvs. va fi gata să facă față oricărei provocări pe care 2016 o poate aduce.
1. Pregătește-te pentru sezonul fiscal
În lumea afacerilor, te pregătești întotdeauna să plătești impozitele într-un fel sau altul. Dar începutul anului (dacă coincide cu exercițiul financiar al companiei tale) este deosebit de important. Începeți să vă așezați cu capul dvs. financiar pentru a face un auditoriu de imagine al cărților de anul trecut.
Sigur, s-ar putea să vă transformați într-o transpirație rece atunci când „auditul” și „finanțele” cuvântului sunt folosite în aceeași propoziție, dar treceți peste ea: nu vorbim despre plasarea agenților IRS surly. Acesta este un audit conceput pentru a vă oferi, conducerea dvs. și orice investitori actuali sau potențiali pe care finanțele dvs. și, prin extindere, organizația dvs., operează așa cum ar trebui să fie. Verificați numerele din anul trecut, evaluați procedurile de afaceri și financiare și potriviți ceea ce s-a întâmplat cu adevărat atât cu ceea ce așteptați să se întâmple, cât și cu ceea ce raportați s-a întâmplat. Puteți efectua auditul de către clienții dvs. contabili interni sau de către o firmă externă sau CPA. Puteți crea chiar un grup de lucru mic pentru a face munca ca grup. Ceea ce cauți include:
Toate veniturile obținute în anul precedent și din ce sursă,
Toate cheltuielile efectuate în anul precedent, folosind ce modalități de plată, la care beneficiarii și care au fost alocați bugetului; acordă o atenție deosebită cheltuielilor de birou, tehnologie, servicii terțe și infrastructură de afaceri,
Recenzii ale extrasului bancar
IRS și taxe de stat / municipale (dacă există), depunerea de recenzii,
Verificați dacă sunt respectate procedurile contabile adecvate; dacă nu, înțelegeți de ce pentru că s-ar putea datora unui proces specific de afaceri care ar putea avea nevoie de revizuire și
Puneți rezultatele auditului într-un raport strâns (acesta este un instrument pe care doriți să-l utilizați efectiv pe parcursul anului, astfel încât să fie scurt, organizat și valoros - nu atât de voluminos încât să nu găsiți nimic).
Realizată în mod corespunzător, acest audit nu ar trebui să dureze mai mult de o săptămână, iar raportul său oferă un instrument de bază pentru care să utilizezi totul - de la planuri de achiziție la obiective de vânzare.
2. Audit hardware
Din perspectiva unui manager de birou, a ști unde sunt banii devine doar primul pas. Acum trebuie să știți și unde se află toate celelalte. Începeți cu hardware-ul tehnologic. Acest lucru poate părea evident, dar devine rapid o zonă de pericol pentru multe IMM-uri, în special pentru cele care se orientează mai mult spre dimensiunea medie decât pentru cei mici. Asta din cauza expresiei Adu-ți propriul dispozitiv (BYOD). Atâția profesioniști IT urăsc și atât de mulți utilizatori angajează să utilizeze orice hardware pe care îl pot pune pe mâna lor - de la orice sursă și adesea plătit în mod ciudat sau viclean. Cel puțin, introduceți aceste informații într-o foaie de calcul organizată la care vă puteți referi pe parcursul acestui an și următorul. Și mai bine, introduceți informațiile într-o aplicație dedicată de management pentru desktop, cum ar fi Microsoft System Center Configuration Manager sau MMSoft Pulseway.
Începeți cu raportul de audit de la pasul 1, deoarece acesta ar trebui să ofere o listă oficială a achizițiilor dvs. hardware. Apoi, urmăriți ce dispozitive sunt de fapt folosite (este garantat că veți găsi câteva surprize). Unii angajați vor folosi dispozitive personale pe care le-au plătit pentru a lucra, în timp ce alții vor folosi dispozitive de consum atât pentru sarcini de muncă, cât și pentru sarcini personale care au fost plătite de companie. Aflați cine are ce, dacă este utilizat în mod corespunzător și asta vă va ajuta să decideți dacă ar putea exista o modalitate mai bună de a plăti pentru asta.
Și, după ce ați trecut prin această mulțime de tehnologii noi, nu uitați să faceți auditul hardware tradițional pentru a căuta PC-uri, servere, imprimante și alte materiale de birou care se apropie de sfârșitul vieții sau de sfârșit de închiriere, astfel încât să știți ce va trebui reîmprospătat anul acesta și când. Lucrează cu reprezentanți de vânzări hardware și departamentul de contabilitate pentru a dezvolta un plan pentru retragerea acestui hardware mai vechi și înlocuirea lui cu noi unități.
3. Audit software
Auditele software au același obiectiv de bază ca un audit hardware: Aflați ce ați instalat, unde a fost instalat, cum a fost plătit (adică, la ce buget a fost alocat) și ce licențe sau abonamente vin pentru reînnoire. Asigurați-vă că le marcați pe calendarul dvs.
La fel ca un audit hardware, însă, timpurile moderne au făcut un audit software ceva mai complicat. Similar cu angajații care folosesc dispozitive personale pentru muncă, mulți folosesc și propriile lor servicii bazate pe cloud. Acest lucru se poate întâmpla deoarece un singur utilizator decide să se înscrie pentru un anumit serviciu, sau chiar o întreagă echipă implementează un serviciu cloud doar între ei.
Adesea, aceste servicii sunt plătite prin intermediul unor taxe recurente alocate cardurilor de credit personale sau corporative, iar contabilitatea poate avea un moment dificil pentru a afla ce se cumpără. Acest lucru poate aduce erori de contabilitate, dar acestea sunt minore în comparație cu potențialele probleme IT atunci când aceste servicii cloud cer utilizatorilor să descarce software (care nu numai că nu a fost testat de IT, ci le-a ocolit în totalitate). Ridicați un astfel de software, asigurați-vă că este plătit în mod corespunzător și apoi decideți dacă îl păstrați sau îl înlocuiți cu o soluție mai eficientă.
Pe un front mai tradițional, utilizați auditul software pentru a acorda o atenție deosebită software-ului de securitate - antivirus, rețea privată virtuală (VPN) și criptare sunt trei exemple. Acestea sunt blocuri de soluții care pot opri un proces în piesele sale dacă licențele lor scad, așa că asigurați-vă că știți când licențele și abonamentele trebuie reînnoite și care utilizatori vor avea nevoie de ele.
În jurul timpului de audit al software-ului, este de asemenea o idee bună să vă examinați procedurile de backup și de siguranță a datelor. Acest lucru implică de obicei atât hardware cât și software, dar este o cerință pentru majoritatea proceselor software, așa că nu-i dați scurt. Faceți planuri de testare a copiilor de rezervă și de recuperare a dezastrelor (DR) pentru a vă asigura că funcționează în continuare, auditul a făcut copii de rezervă atât la nivel local cât și în cloud pentru a vă asigura că acestea nu sunt corupte și uitați-vă la ce ați plătit pentru aceste soluții în anul precedent pentru vezi dacă poți face mai bine.
4. Auditul rețelei
Veți avea nevoie de conducerea dvs. IT pentru a vă ajuta. Un audit de rețea vă permite:
Știți ce infrastructură de rețea utilizați în prezent (atât fizic, cât și în cloud),
Compară infrastructura respectivă cu procesele de afaceri care se execută pentru a verifica capacitatea și
Evaluează nu doar ceea ce plătești, ci și dacă primești ceea ce ai plătit; acest lucru este deosebit de important pentru toți furnizorii de rețele de internet și mobile.
Analizați-vă conexiunea la Internet, nu doar la birou, ci și la orice servere Web externe, servicii cloud sau telecomuteri și site-uri la distanță. Ai obținut performanța pentru care ai plătit? În cazul în care departamentul IT intern nu știe cum să testeze aceste informații, discutați cu un consultant de rețea terță parte. În cele din urmă, asigurați-vă că IT-urile actualizează router-urile de birou, switch-urile și alte hardware de rețea, astfel încât acestea rulează cel mai recent firmware - și asigurați-vă că este testat cu suita actuală de aplicații critice pentru afaceri, înainte de a o derula. Dacă aveți site-uri la distanță sau telecomutatori care se conectează de acasă, asigurați-vă că hardware-ul lor de rețea este luminos și securizat.
5. Faceți o plimbare în jurul biroului
Acest lucru poate suna flip, dar este un pas serios. Nu puteți afla tot ce trebuie să știți despre afacerea dvs. printr-o foaie de calcul sau un tablou de bord de gestionare. Ridicați-vă și faceți turul. Vorbește cu angajații despre modul în care își desfășoară munca, în special conducerea în echipă și proces. Înțelegerea modului în care se realizează munca este esențială nu doar pentru a implementa instrumentul potrivit pentru un loc de muncă potrivit, ci de multe ori pentru a descoperi noi oportunități de economii sau venituri.
Pe partea mai banală, faceți un bilanț despre aspectul și funcționarea biroului dvs. la nivel fizic. Fi atent la:
Mobila de birou,
Echipamente de bucătărie și aparate de bucătărie
Panouri, ecrane, telefoane și camere pentru conferințe
Aparate de birou comune - mărunțitoare, imprimante, aparate de fax.
Asigurați-vă că aceste lucruri sunt necesare, într-o bună funcționare și sunt aprovizionate cu consumabilele de care au nevoie pentru funcționare (de exemplu, toner, hârtie etc.).
6. Analizați-vă afacerile și planurile de marketing
Ai plecat cu capul în jos pe numere. Acum este timpul să vă ridicați capul și să priviți imaginea cea mai mare a organizației dvs., iar asta începe întotdeauna cu planul dvs. de afaceri. Stai cu personalul de conducere și treci peste planul tău în detaliu. Ești acolo unde ar trebui să te afli (adică, în cazul în care planul tău spune că ai fi)? Modul în care desfășori afaceri este încă cel mai eficient? Puneți această întrebare indiferent dacă afacerea funcționează optim sau nu; întotdeauna poate exista o cale mai bună. Enumerați-vă procesele de afaceri, consultați-vă cu angajații-cheie despre aceste procese, identificați-le pas cu pas și apoi luați-le în detaliu. Există instrumente, software sau servicii mai eficiente pe care le-ați putea folosi pentru a fi mai competitiv? Oamenii potriviți fac aceste meserii? Procesele sunt eficiente sau redundante? Scopul aici nu este de a concedia oamenii sau de a gestiona micro; este de a înțelege pe deplin cum își desfășoară afacerea, supă de nuci.
Treceți peste un plan similar de marketing de anul trecut. Verificați rezultatele și întrebați dacă sunteți într-adevăr unde ar trebui să vă aflați când rezultatele sunt comparate cu cheltuielile. Unde sunteți slab și cum vă puteți îmbunătăți? Acordați o atenție deosebită:
Studii de piață,
Promovare și publicitate,
Evenimente și
Relații de presă.
Ca parte a acestui exercițiu, nu uitați să vă analizați profilul Web și profilurile de rețele sociale online. Ajung la clienții potriviți? Sunt la zi? Au fost actualizate descrierile produselor, serviciilor, prețurilor și chiar numele executivului? Verificați aceste detalii energic, deoarece nimic nu oprește mai rapid clienții online decât accesarea unui site web despre care ei cred că nu este întreținut.
Sigur, este mai ușor să scrii acești șase pași decât este să le faci. Vorbim despre o cantitate considerabilă de muncă, fără îndoială. Însă, dacă vă bateți în jos și obțineți oamenii potriviți care să vă ajute, totul poate fi realizat în câteva săptămâni. Iar cele două săptămâni pot plăti dividende semnificative pentru proces, cheltuieli și chiar profit pentru afacerea dvs. pentru restul anului.
