Video: From Clutter to Clarity | Kerry Thomas | TEDxAshburn (Octombrie 2024)
Dacă visezi ziua când vei arunca caietele, cărțile de vizită și alte resturi de hârtie și vei deveni cu adevărat o persoană fără hârtie, de ce să nu începi azi? Cu câteva sfaturi și instrumentele potrivite, puteți începe să fiți fără hârtie chiar acum. Dar mai întâi, rețineți că a merge fără hârtie este ca și cum ai pierde în greutate: este mai greu decât pare. Este nevoie de dăruire. Este o alegere a stilului de viață mai mult decât un proiect. Și nimeni nu se așteaptă să fii perfect.
A merge fără hârtie necesită, de asemenea, să aveți un scop și un scop. La fel ca să slăbești, dacă obiectivul tău este să fii „fără hârtie”, este la fel de vag ca „să slăbești”. Câtă greutate încerci să slăbești? Unde în viața ta încerci să fii fără hârtie? Și mai important, care este obiectivul final?
Câteva obiective comune sunt:
- Mai puțin aglomerație
- Deveniți mai eficienți sau mai organizați
- Faceți căutarea documentelor și notelor dvs.
- Păstrați evidențe mai bune despre viața și munca dvs.
Unele dintre aceste întrebări pot părea banale, dar pe termen lung sunt motivante. Acestea vă ajută să creați obiective reale pe care le puteți revizui oricând începeți să faceți curs.
Pasul 1: mergeți înainte, nu înapoi
Când sunteți gata să mergeți fără hârtie, începeți să mergeți înainte, nu înapoi.
Ceea ce vreau să spun prin asta este să gândești să fii fără hârtie în tot ceea ce faci începând chiar acum , ceea ce înseamnă, de asemenea, ignorarea tuturor acelei hârtii vechi, cum ar fi grămezile de facturi pe care speri să le razi într-o bună zi și caietele vechi cu notele de ieri. Știu că este tentant să vrei să digitalizezi toate acele fișiere, dar nu este primul pas potrivit.
Hârtia ta veche nu merge nicăieri. Toate acele hârtii vechi vor avea o durere în gât pentru a le digitaliza, chiar și cu cele mai bune instrumente, așa că nu te prinde de ele chiar atunci când începi.
În schimb, gândiți-vă să fiți fără hârtie de aici înainte. Aceasta înseamnă să faceți pași precum:
- Utilizarea unui calendar digital pentru întâlniri noi și viitoare
- Preluarea notelor într-o aplicație de luare a notelor (câteva sugestii apar mai jos)
- Introducerea listei de sarcini într-o aplicație de făcut sau într-o aplicație care ia notițe.
Chiar și a face acele trei lucruri simple ar putea dura mai mult decât îți dai seama.
Pasul 2: Alegeți câteva aplicații și programe software și rămâneți cu ele
Există multe aplicații excelente pentru preluarea de note și gestionarea sarcinilor. Unele pe care le recomand sunt: Evernote, Awesome Note, Asana, Microsoft OneNote, Todoist, Any.do, Amintiți-vă laptele și Wunderlist. Există o mulțime de opțiuni!
Ar trebui să alegeți, de asemenea, un program de sincronizare a fișierelor, dacă nu îl aveți deja. S-ar putea să nu începeți să o utilizați imediat, ci să o instalați și să deveniți doar confortabil cu modul în care funcționează, în general. Câteva dintre preferatele mele sunt Google Drive, Dropbox, Box și SugarSync.
Pasul 3: Angajează!
Nu pierdeți prea mult timp încercând să decideți ce aplicație sau aplicație sunt absolut perfect cele mai bune. Găsiți una sau două care fac ceea ce aveți nevoie pentru a face și lucra cu platformele pe care le aveți și începeți să le utilizați. Indiferent de instrumentele pe care le alegeți, dedicați-vă să rămâneți cu ele timp de câteva săptămâni.
Ce nu doriți este să încercați o duzină de aplicații, deoarece fișierele și notele dvs. vor ajunge să fie răspândite peste tot. Ai nevoie de una sau două locații centralizate unde știi că poți găsi toate lucrurile fără să te gândești la asta. Știind unde să găsiți echivalentul digital al documentelor dvs.
Pasul 4: Dezvoltați fluxuri de lucru
Următorul pas este dezvoltarea unor fluxuri de lucru. Aceasta este latura mai cognitivă de a merge fără hârtie. Gândiți-vă la acest lucru ca fiind similar cu dezvoltarea obiceiurilor și rutinelor de a pierde în greutate: planificați-vă mesele pentru săptămână, decideți-vă în avans când veți merge la sală sau veți face exerciții fizice, începeți să înregistrați cântărirea și așa mai departe. În cazul continuării fără hârtie, fluxurile dvs. de lucru pot începe cu mici acțiuni, cum ar fi lansarea aplicației dvs. de luare a notelor înainte de începerea unei întâlniri. Un alt lucru este să vă revizuiți sarcinile în aplicația de făcut, dimineața.
Acești mici pași care îți încep fluxurile de lucru ar trebui să devină obiceiuri. Îmi place cea care se referă la trecere în revistă a listelor de activități sau a calendarului, prima dată dimineața, deoarece multe persoane au deja obiceiuri de dimineață (o ceașcă de cafea, citesc în timpul navei) și puteți aborda noul dvs. obicei pe cel existent. Cu alte cuvinte, când sorbiți cafeaua respectivă, vă veți aminti că este timpul să vă uitați la calendarul dvs. pentru a doua zi.
Ceea ce sunt fluxurile dvs. de lucru depinde foarte mult de care sunt obiectivele dvs. pentru a merge fără hârtie. Fluxul dvs. de lucru ar putea fi chiar o simplă regulă, cum ar fi „Când primesc o nouă carte de vizită, o să iau o imagine instantaneu a acesteia folosind smartphone-ul meu și o voi încărca în aplicația mea de luare a notițelor”.
Pasul 5: Abordează Backlog-ul
După câteva săptămâni sau luni, când sunteți confortabil cu noile dvs. obiceiuri și fluxuri de muncă și vă dedicați noilor aplicații, puteți în sfârșit să vă gândiți să faceți un proiect de scanare a tuturor hârtiei vechi din viața voastră.
Totuși, nu încercați să faceți acest pas până când nu veți deveni foarte solid cu rutina zilnică de a fi fără hârtie.
O viață fără hârtie
Amintiți-vă, a merge fără hârtie este o schimbare a stilului de viață. La fel ca dieta, trebuie să o luați o zi la rând și să vă iertați când alunecați, dar repuneți-vă repede pe drum.
Resurse aditionale
- Sfaturi pentru a merge fără hârtie
- Alegeți scanerul potrivit pentru a merge fără hârtie
- Gestionarea documentelor digitale de familie
- Adoptarea de note fără hârtie
- Crearea listelor mai bune de făcut
- Sfaturi pentru utilizarea Evernote
