Organizați-vă: 10 strategii pentru liste mai bune, mai eficiente

Cât de eficient este lista de activități? Te ajută să-ți planifici ziua? Te ajută să prioritizezi? Sau este o listă interminabilă de lucruri pe care te simți vinovat că nu le-ai făcut încă și acum e puțin probabil să faci deloc?

O listă bună de făcut are puterea de a nu doar să vă modeleze ziua, ci și de a vă concentra atenția asupra celor mai semnificative pentru dvs. Notându-vă sarcinile, vă descompuneți în mod eficient obiectivele mai mari în părți mai ușor de gestionat. O sarcină săptămânală de curățare a hârtiilor care s-au acumulat pe birou v-ar putea ajuta să atingeți obiectivul mai mare de a rămâne organizat și de a merge fără hârtie. Chiar și o listă de cumpărături poate fi un obiectiv mai mare pentru a mânca bine sau a găti acasă mai mult.

Atunci când înveți cum să faci o listă eficientă pentru a face, poți să îți păstrezi mintea mai bine adaptată la obiectivele tale reale. O listă bună de făcut ar trebui să vă ofere îndrumări, nu să vă umple de teamă. Iată câteva sfaturi pentru a face liste mai bune de făcut.

1. Alegeți aplicația potrivită pentru dvs.

Primul pas în crearea unei liste mai bune de făcut este să decideți unde să o păstrați. Nu e nimic în neregulă cu faptul că ai o listă de lucrări. Dacă funcționează pentru tine, minunat. Acestea fiind spuse, există multe motive pentru care o aplicație de listă cu adevărat bună este superioară:

• Aplicațiile pentru a face au memento-uri încorporate.
• Listele digitale sunt mai ușor de editat decât cele de hârtie, astfel încât să vă puteți ajusta prioritățile și să vă clarificați sarcinile în funcție de necesități.
• Nu puteți pierde o listă digitală salvată în cloud. Dacă nu sunteți o persoană organizată în mod natural, acest lucru poate fi un beneficiu cheie.
• Vizualizări diferite dintr-o aplicație de făcut vă permit să vedeți doar sarcini relevante în acest moment.
• Aplicațiile din lista de activități pot fi colaborative; puteți atribui sarcini altor persoane și primiți notificări atunci când le completează.
• Puteți alege o aplicație listă de făcut cu caracteristici care vă motivează, indiferent dacă este un design frumos sau o experiență gamificată.

Există un număr enorm de aplicații de listă de făcut. Ați putea pierde o productivitate de zile întregi explorând toate aplicațiile de gestionare a sarcinilor care apar într-o căutare în orice magazin de aplicații. După ce am testat multe dintre ele, cele pe care le recomand cel mai mult sunt:

• Todoist
• Any.do
• Asana
• Lucrurile

Alte câteva aplicații grozave în anumite circumstanțe sunt Sarcini Google (pentru integrarea cu aplicațiile G Suite), Microsoft To-Do (dacă utilizați Microsoft Office sau Windows 10), Habitica (dacă doriți gamificarea) și Omnifocus (pentru cei care adaugă o mulțime de detalii sarcinilor lor). Cu toate acestea, există atât de multe. Dacă niciunul dintre ei nu vă atrage fantezia, întrebați-vă prietenii (în special cei organizați) la ce folosesc. Încercați câteva și alegeți unul care vă place și care face backup pentru informațiile dvs. în cloud, astfel încât să nu pierdeți nimic.

Dacă aveți nevoie de ajutor pentru a urmări sarcinile, deoarece acestea par întotdeauna în curs sau în așteptare, o aplicație de bord kanban, cum ar fi Trello, vă poate servi mai bine decât o listă mai tradițională.

2. Faceți mai mult decât o listă

Foarte puțini oameni au o singură listă. Creați o listă de activități pentru muncă și una separată pentru sarcini personale. S-ar putea să aveți o listă comună de sarcini gospodărești, o listă într-o zi în care să scrieți lucruri pe care doriți să le faceți, dar care nu sunt urgente și multe altele.

Să ai mai multe liste te ajută să te concentrezi. Când sunteți la serviciu și sunteți gata să vă ocupați de anumite sarcini legate de muncă, nu doriți să vă distrageți de faptul că trebuie să coaceți o prăjitură de naștere în ziua voastră liberă.

Toate aplicațiile extraordinare vă permit să faceți mai multe liste. Începeți cu câteva care sunt ușoare și evidente, cum ar fi:

• Muncă
• Personal
• Gospodărie

Poate că pentru dvs. este mai logic să aveți proiectul A și proiectul B decât o listă generală de lucru. De ce mai ai nevoie? Puteți schimba întotdeauna lista de liste mai târziu.

3. Adăugați sarcini noi cât mai rapid posibil

Când o nouă sarcină îți apare în cap, scrie-o în lista de sarcini cât mai repede posibil. Dacă aplicația ta de făcut are un fel de scurtătură de la tastatură pentru adăugarea unei noi sarcini, învață-o. Dacă aplicația are o comandă rapidă pentru telefonul mobil, setați-o.

Când adăugați sarcini la lista de sarcini de îndată ce vă gândiți la ele, puteți să vă împiedicați să rămâneți pe ele. După ce este scris, nu mai trebuie să vă amintiți.

4. Atribuirea termenelor scadente

Când o sarcină are o dată scadentă, adăugați-o în lista de activități. Datele scadente vă ajută să acordați prioritate.

Nu orice sarcină are nevoie de o scadență dificilă și rapidă în viața reală pentru a primi una din lista de activități. Alocați o dată pentru sarcini ori de câte ori știți aproximativ când credeți că o puteți duce la bun sfârșit.

Acest lucru este eficient din două motive: în primul rând, cele mai multe aplicații de făcut vă permit să vedeți ce se datorează „astăzi”, „mâine” și „săptămâna aceasta”, indiferent de ce listă se află. Așadar, puteți vedea totul datorită ” astăzi ”în lista de lucru, Lista personală și așa mai departe. În al doilea rând, dând date scadenței sarcinilor, vă planificați eficient săptămâna dvs., care este o strategie excelentă de gestionare a timpului.

5. Revizuiți zilnic

Începeți în fiecare zi aruncând ochi peste lista de activități pentru ziua respectivă și evaluând dacă este rezonabilă. Apoi revizuiți-l. Dacă aveți prea multe sarcini astăzi și știți că nu veți ajunge la toate acestea, vă pregătiți pentru eșec.

6. Limitați-vă între trei și cinci sarcini zilnice

Într-o zi medie, plec între trei și cinci sarcini. Dacă am programat din greșeală 12 sarcini pentru a doua zi, știu că nu voi ajunge la toate, ceea ce înseamnă că trebuie să le prioritizez și să le modific data. Dacă observ această problemă potențială înainte de începerea zilei mele, pot să mă adaptez decât să mă simt stresat de toate acele sarcini pe care mi-am propus să le fac și nu le-am făcut.

Care este limita ta de sarcină zilnică? Depinde de ce tipuri de sarcini scrieți și cât de dificil sunt de îndeplinit. De-a lungul timpului, dacă urmăriți câte sarcini verificați în fiecare zi - cele mai bune aplicații de făcut pentru dvs. - veți afla maximul dvs. După ce vă cunoașteți maximul, vă puteți limita sarcinile zilnice la un număr rezonabil.

7. Notează Sarcini, Nu Obiective sau Obiective

Ceea ce scrii pe lista ta de lucruri contează. Populați-vă listele cu sarcini, mai degrabă decât cu obiective și obiective. Pentru a face asta, trebuie să știți diferența dintre cei doi.

Obiectivele sunt realizări cu imagini mari sau rezultate dorite. De obicei sunt dificil de cuantificat. Un exemplu este „a deveni fluent în limba hindi”. Inscrierea pe lista de sarcini nu ar fi foarte eficientă.

Obiectivele sunt markeri în calea atingerii obiectivului. Este mult mai ușor să le confundați cu sarcinile, deoarece obiectivele sunt mai specifice și cuantificabile. Un exemplu de obiectiv ar putea fi „să aveți o conversație în hindi despre filmele mele preferate”.

Deci care sunt sarcinile? Sarcinile sunt acțiunile pe care le întreprindeți pentru a atinge un obiectiv. Dărâmați un obiectiv și aveți sarcinile. Foarte des, sunt evenimente unice, deși se pot repeta. O sarcină ar putea fi „învățați trei noi verbe hindi” sau „studiați timp de 30 de minute”.

Sarcinile - nu obiectivele sau obiectivele - aparțin unei liste de activități.

8. Păstrați-vă obiectivele și obiectivele separate

Definirea obiectivelor și obiectivelor dvs. este o parte importantă în crearea de liste mai bune și mai eficiente. Într-o lume perfectă, sarcinile pe care le îndeplinești sunt în primul rând în urmărirea obiectivelor tale. Dacă nu, de ce pierzi timpul făcându-le? Trebuie să știți care sunt obiectivele dvs., dar nu aveți nevoie de ele pe lista de activități.

Notează-ți obiectivele și obiectivele în altă parte. Dacă lista de sarcini are o secțiune de note, puneți-le acolo. Dacă ții un jurnal, s-ar putea să-ți notezi obiectivele și să le revizuiești trimestrial sau anual. Consultați-vă din când în când obiectivele, dar nu le lăsați să vă distragă atenția de la lucrurile specifice pe care trebuie să le faceți azi.

9. Uită-te deseori la lista ta de activități

O listă eficientă de activități vă ghidează pe tot parcursul zilei. Privește-l la începutul săptămânii pentru a-ți planifica timpul. Privește-l la începutul zilei pentru a-ți revizui planul pentru ziua respectivă. Privește-l după masă, astfel încât să știi ce altceva trebuie să te concentrezi pentru tot restul zilei. Atunci când te simți pierdut într-o sarcină sau ai nevoie de o pauză de la ea, uită-te la lista de sarcini pentru ceva ușor și ușor pe care îl poți aborda între timp.

Cu cât te uiți mai mult la lista ta, cu atât vei avea mai multă încredere în ea. Cu cât aveți mai multă încredere în el, cu atât mai puțin trebuie să vă amintiți ce sarcini trebuie să faceți. Cu cât trebuie să vă amintiți mai puțin, cu atât vă eliberați mai mult mintea pentru a vă concentra pe sarcina de la îndemână.

10. Faceți lista de activități scanabile

Dacă te uiți la lista ta de activități dese și cred că ar trebui - îți vei da seama cât de util este să vezi ceea ce ai nevoie dintr-o privire, mai degrabă decât printr-o citire profundă.

Utilizați un limbaj strâns sau o scurtătură pentru a vă scrie sarcinile. Multe aplicații au ratinguri prioritare sau stele pe care le puteți adăuga, ceea ce vă permite să evidențiați sarcini cruciale. Codificați-vă sarcinile dacă vă ajută. Aplicați pictograme care vă oferă mai multe informații despre sarcină, cum ar fi dacă necesită un apel telefonic sau este legată de asistență medicală. Oricât de repede te uiți la lista de sarcini, ar trebui să poți culege o mulțime de informații despre ceea ce trebuie făcut.

Inima productivității

O listă excelentă de activități se află în centrul productivității personale. Este o astfel de bucurie să găsești o aplicație și un proces de gestionare a sarcinilor care funcționează pentru tine. Verificarea articolelor din lista ta vă oferă un sentiment de realizare și este un element cheie pentru organizarea. Un sistem fiabil de făcut face viața atât mai ușoară, cât și mai puțin stresantă.