Organizați-vă: 5 pași către zile de muncă mai productive

Probabil știi că poți folosi mai bine timpul petrecut la locul de muncă. Dar cum o faci?

Există câteva trucuri pentru a fi mai productiv, iar cei cinci pași descriși mai jos vă vor explica exact cum să ajungeți.

Nu e usor. Pentru a fi cu adevărat o persoană mai productivă, va trebui să cultivați obiceiuri, mai degrabă decât să vă bazați pe soluții rapide. Există însă unele lucruri pe care le poți ajuta pentru a te ajuta să ridici acele noi obiceiuri. Veți găsi, de asemenea, că există multe aplicații mobile, programe software și servicii tehnice care vă pot ajuta să vă ghidați spre o zi de muncă mai productivă.

1	Hartă-ți ciclul de productivitate

Cel mai important lucru pe care îl puteți face pentru a vă stimula productivitatea la locul de muncă este să vă cunoașteți mai întâi ciclul de productivitate. Fiecare are momente în timpul zilei, când este capabil să se concentreze, și alte momente în care atenția lor se stinge. Deși toată lumea are orele ei cele mai bune pentru a-și face munca, „pentru majoritatea oamenilor, orele cele mai productive sunt primele lucruri din zi - nu atunci când te trezești pentru prima dată, ci relativ devreme”, spune Dan Ariely, economist comportamental și profesor la Duke. Universitate. Ariely are un interes intens în a descoperi cum să folosești aplicațiile mobile pentru îmbunătățirea personală. „De exemplu, ” a adăugat el, „a face email dimineața este de obicei risipitor, deoarece minutele dimineața sunt mai valoroase”. Nu toate minutele sunt create egale.

Să vă descoperiți perioadele cu o productivitate ridicată și scăzută, sau o capacitate ridicată și mică, așa cum preferă Ariely să le numească, este primul pas, apoi în a profita la maxim de acele minute prețioase și trecătoare.

În timp ce mulți oameni cred că știu ce ore din zi sunt în cel mai bun și mai rău lor, nu strică să verifici. RescueTime este de departe cel mai bun instrument pe care l-am găsit pentru a-ți da seama de ciclul de productivitate. RescueTime este o mică aplicație desktop care înregistrează programele pe care le utilizați și ce site-uri vizitați pe parcursul zilei și cât timp. Clasifică acele aplicații și site-uri diferite (foarte productiv, productiv, neutru, care distrage atenția sau foarte distrage) și generează un raport despre modul în care îți petreci timpul. De exemplu, site-urile de rețea socială „distrag foarte mult” în mod implicit. (Puteți reclasifica orice site-uri și programe dacă valorile prestabilite nu sunt corecte pentru dvs.) Puteți spune multe despre ciclul de productivitate urmărind cât de des schimbați sarcinile.

Vă recomand să utilizați RescueTime timp de cel puțin o săptămână înainte de a analiza raportul. Încercați să îl utilizați fără a vă schimba comportamentul normal. Ideea este să nu fii angajat model timp de o săptămână. Este să vă dați seama când sunt momentele dvs. naturale pentru o capacitate ridicată și mică.

Când aveți unele date, aruncați o privire la momentele din zi când ați petrecut o bucată bună de timp (40 de minute sau mai mult) pentru o singură sarcină, foarte productivă. Acum căutați momentele din zi când ați fost mai puțin productiv, treceți rapid între diferite sarcini sau petreceți perioade lungi de timp pentru distrageri.

De exemplu, sunt cel mai concentrat între aproximativ 9 dimineața și 11 dimineața, apoi productivitatea mea scade. De obicei sunt foarte distras în jurul orei de prânz. Uneori, dar nu întotdeauna, am o altă perioadă puternică de productivitate după-amiaza, dar nu este de încredere.

Următorul pas este să știi ce să faci cu informațiile respective.

2	Schimbă-ți rutina

După ce vă cunoașteți ciclul de productivitate, ar trebui să vă schimbați rutina pentru a se potrivi.

De exemplu, începeți să planificați ședințele pentru momentele din zi când vă concentrați mai puțin. Întâlnirile rareori necesită să fim cei mai buni. De exemplu, fă-ți un obicei să nu iei niciodată întâlniri de dimineață dacă dimineața este timpul tău productiv.

În schimb, abordează-ți cele mai importante sarcini, concentrându-te în perioadele din zi, când mintea ta este la maxim. Adesea, nu ne programăm munca cea mai importantă. Doar ajungem la ea când putem. Este în regulă, atât timp cât îți faci un obicei să o faci în perioadele din zi când poți să te concentrezi cu adevărat.

Văzând că majoritatea oamenilor pot face sarcini cu concentrare înaltă mai devreme, obțineți obiceiul de a lansa doar programele pe care le utilizați pentru aceste sarcini în timpul orelor de vârf de productivitate. De exemplu, dacă e-mailul nu este foarte productiv pentru dvs., nu îl deschideți. Pur și simplu, nici nu lansați programul. Dacă aveți nevoie într-adevăr să vă verificați e-mailul, aruncați o privire prin căsuța de e-mail de pe telefonul mobil sau tableta, apoi puneți-o la distanță, astfel încât să puteți reveni la sarcinile care vă cer cu adevărat atenția.

Ce se întâmplă dacă o mare parte din munca de înaltă productivitate se întâmplă în browser, dar și cele mai mari spălătorii de timp sunt acolo? Există câteva trucuri pentru minimizarea distragerilor de acest fel. Pentru început, puteți pune fila activă în modul ecran complet. Acest lucru vă va ajuta să rămâneți cu sarcina la îndemână. Puteți instala, de asemenea, plugin-uri și extensii ale browserului care vă blochează pe site-urile specificate de dvs. Favoritul meu se numește StayFocusd pentru Chrome. Puteți găsi mai multe recomandări în articolul meu despre cum să fiți concentrat.

3	Revizuiește-ți ziua, zilnic

O altă schimbare de făcut în rutina ta: Faceți-i un obicei să vă revizuiți întotdeauna ziua înainte de a începe. Uită-te peste calendarul tău și lista de activități pentru a face primul lucru, astfel încât să nu fii prins în gardă pentru o ședință de 15:00 pe care ai programat-o acum două săptămâni. Indiferent dacă este vorba despre prima tașă de cafea sau în timp ce faceți naveta, să aveți un singur moment (și ar trebui să fie același moment în fiecare zi pentru a face un obicei) pentru a vă revizui planurile pentru întreaga zi face cu adevărat diferența.

Crearea unui nou obicei de a vă revizui zilnic este mai ușor de spus decât de făcut. O aplicație mobilă care vă poate ajuta să vă amintesc este Any.Do, care are o caracteristică numită Momentul AnyDo. Momentul AnyDo joacă un ton plăcut și împinge o notificare în același timp în fiecare zi săptămânală, spunându-ți că este timpul să îți revizuiești ziua. Aplicația listează apoi totul din calendarul dvs. și lista de activități și vă întreabă dacă doriți să o țineți în program sau să o mutați în altă zi.

4	Pauzele de program

Ia-ți pauzele. Și nu doar o pauză pentru prânz. Mintea ta trebuie să se reîmprospăteze, dacă vei fi cea mai productivă persoană.

Sunt un mare fan al trackerelor de activități pentru fitness, iar o caracteristică în câteva dintre ele pe care o iubesc este o alarmă silențioasă. Puteți seta o alarmă care face ca vibrația dvs. să vibreze într-un anumit moment al zilei, în tăcere. Îmi place să o stabilesc pentru 4 pm ascuțită, când știu că ar trebui să fac o pauză, indiferent dacă cred că am nevoie de una sau nu. Chiar și doar să mă ridic de pe scaunul meu pentru a merge la bucătărie și a-mi spăla ceașca de cafea este suficient pentru a-mi îndepărta ochii de pe ecranul computerului.

Unele trackere de activități au, de asemenea, alerte inactive. Aceste alarme fac ca trackerul să vibreze dacă ați stat încă o perioadă, de obicei o oră. Acestea sunt concepute pentru a vă reaminti să vă ridicați și să vă deplasați, dar cred că sunt la fel de valoroase ca memento-urile să nu mai funcționeze două minute și să facă o pauză. De asemenea, poate doriți să instalați o aplicație de pauză, un program ușor care vă amintește să faceți pauze și chiar vă poate bloca din computer pentru o perioadă scurtă de timp pentru a forța problema. Favorita noastră este o aplicație Mac numită TimeOut Free.

Un alt bun pentru Windows, Mac și browsere se numește Focus Booster.

5	Aliniați treburile de sfârșit de zi

Imaginează-ți că ziua ta se va desfășura doar înotând. Apoi 4:40 pm hituri. Încerci să rămâi ocupat. Se simte ca eternitatea trece! Apoi aruncați din nou o privire la ceas și… este ora 04:42

Cât de des pierzi acele 20 de minute finale la sfârșitul zilei? Câte ore este egal într-o lună? Cât de mult timp petreci pe rețelele de socializare sau prin trimiterea unui mesaj la prietenii tăi?

Lovăiește obiceiul acesta alinând câteva treburi de sfârșit de zi. Încercați să le faceți ceva care vă place să faceți, dar asta ar putea fi considerat o muncă ocupată. Câteva exemple includ:

• depunerea actelor
• urmărirea e-mailurilor vechi
• aruncarea în cache a computerului
• ștergerea istoricului browserului
• returnarea apelurilor telefonice
• ștergând praful și firimituri de pe birou, tastatură și monitor.

Dacă aveți o listă scurtă de opțiuni înainte de timp pentru sarcini pe care le puteți efectua la sfârșitul zilei, este mai probabil să faceți una dintre ele. Faceți o notă în calendarul dvs. sau chiar lăsați o notă lipicioasă lângă birou cu câteva idei pentru a servi ca memento-uri. Vino vineri 4:45 pm, ochiul tău probabil va rătăci spre ei. Resurse aditionale