Organizați-vă: alegeți scanerul potrivit pentru a merge fără hârtie

Dacă lucrați la organizarea și curățarea vieții dvs. digitale, sigur ați lucrat la o strategie pentru a merge fără hârtie. Probabil ați descoperit și că nu este atât de ușor pe cât pare. Anumite tipuri de hârtie, cum ar fi documente unice și chitanțe, sunt destul de ușor de digitalizat cu orice scaner vechi. Însă introduceți un teanc de 63 de cărți de vizită din ultima dvs. conferință sau o cutie cu rețete vechi pe care doriți să le scanați care au fost rupte din reviste sau sunt încă legate în cărți și aveți de-a face cu o problemă cu totul diferită, pe care o puteți Nu rezolvați cu același scaner vechi.

Nu este un loc de muncă pentru MFP

Acasă, de exemplu, am o imprimantă multifuncțională și un scaner cu plat. Îmi imaginez că și alți oameni dețin ceva de-a lungul acestor linii. Pentru sarcini unice, cum ar fi digitalizarea ultimului meu primire de la optometrist pentru a depune cereri de asistență medicală, funcționează bine.

Dar nu este rapid. Și funcția de alimentare nu a funcționat niciodată corect, așa că nu pot scana stive de hârtie. În plus, este o monstruozitate colorată, care are o amprentă imensă pe dulapul meu (nu am găsit niciodată un loc mai bun pentru asta).

Când dispozitivele sunt greoaie, urâte și nesigure, nu folosim aproape atât cât am putea. Acțiunea pură de a le alimenta se simte ca o problemă. Dacă doriți să vă scanați drumul către o viață fără hârtie, aveți nevoie într-adevăr de un scaner care vă place și unul care este creat special pentru a vă ajuta să duceți o viață fără hârtie.

Scanere de specialitate

Din fericire, există o întreagă categorie de scanere (și aplicații pentru a merge cu ele) exact în acest scop. Sunt compacte și eficiente și pot gestiona o varietate de locuri de muncă de scanare pe care le întâlnesc adesea utilizatorii de acasă și întreprinderile foarte mici.

Deși nu-mi iubesc MFP-ul neplăcut, sunt în totalitate îndrăgostit de unele scanere de pe piață. Sunt lumi mai bune la scanare decât MFP-ul meu de șase ani și sunt și ele rapide. De asemenea, unele scanere exportă în mod convenabil scanările dvs. în locurile pe care doriți să le păstrați, cum ar fi Dropbox, Evernote și alte servicii de stocare în cloud - mai degrabă decât la un folder implicit pe computerul Windows sau Mac.

În ultimul timp am experimentat cu două scanere care mi-au atras atenția. Ambele sunt ideale pentru uz casnic și pot fi potrivite și pentru unele întreprinderi mici. Acestea sunt scanerul NeatDesk și Fujitsu ScanSnap iX500. (Neat are de fapt un model mai nou numit NeatConnect care are o interfață tactilă, dar personal sunt mai familiar cu celălalt model.)

Fujitsu ScanSnap

Ceea ce îmi place la Fujitsu ScanSnap este modul în care vă permite să exportați tot ce scanați în Evernote, Dropbox, Google Drive, e-mail (ca atașament), SugarSync și în alte locuri pe care probabil că veți ajunge să le trageți în final.

Am scanat o grămadă de cărți de vizită (chiar urăsc cărțile de vizită) și le-am trimis pe toate la Evernote, unde le-aș lipi rapid într-un caiet numit Contacte și le-aș eticheta, adnota și le gestiona în mod corespunzător. Unele dintre cărțile de vizită aveau diferite grosimi de hârtie și diferite lățimi, dar scanerul nici nu a sughițat. Aceasta este puterea de a utiliza un scaner menit să vă ajute să mergeți fără hârtie.

Am descoperit cu ScanSnap că, atunci când am adus scanările cărților de vizită în Evernote, a trebuit să le rotesc și să le numesc în mod corespunzător. (Evernote poate, totuși, să efectueze OCR pe tot ceea ce scanați, făcând textul căutabil, chiar dacă este o imagine.)

Aspectul meu foarte preferat de ScanSnap este însă că acesta se pliază pentru a reduce cantitatea de spațiu pe care o ocupă. Este minunat.

NeatDesk

Între timp, NeatDesk este o soluție convingătoare dacă sunteți dispus să cumpărați complet în mediul Neat. Când utilizați soluția de stocare în cloud, NeatCloud și aplicația mobilă Neat, pe lângă unul dintre scanerele companiei, obțineți cu adevărat rezultate strâns legate. Mediul Neat face mult pentru a clasifica automat formele scanate - în special documentele fiscale. Cu toate acestea, trebuie să plătiți o taxă lunară pentru piesa NeatCloud, iar prețurile încep de la 5, 99 USD pe lună.

NeatConnect, pe care l-am folosit doar de câteva ori, are o interfață cu ecran tactil care, precum ScanSnap, vă permite să trimiteți documente direct la containerele de stocare în cloud, cum ar fi Box, Dropbox, OneDrive, Google Drive și Evernote.

Comoditatea este cheia

NeatDesk a fost unul dintre primele scanere pe care le-am folosit vreodată, care a fost foarte concentrat pe ajutorarea gospodăriilor și a întreprinderilor mici să rămână fără hârtie și sunt impresionat de cât de repede aspiră și scutește teancuri de hârtie. Puteți încărca în hrană o varietate de hârtii, deoarece există sloturi pentru documente, chitanțe și cărți de vizită, iar mașina pur și simplu procesează totul împărțit.

ScanSnap este la fel de captivant și impresionant. Îmi place să pot arunca doar documente și am încredere că utilajele bine proiectate le vor alimenta prin scaner cu ușurință.

Neat automatizează câteva lucruri mai mult decât ScanSnap, cum ar fi imagini rotative. Dar ScanSnap vine cu un software pe care îl puteți utiliza pentru a obține aceleași rezultate și, în unele cazuri, face mult mai mult. Pachetul meu a inclus ABBYY Fine Reader, unul dintre cele mai puternice programe OCR existente. De asemenea, a venit cu Adobe Acrobat, pentru a face tot felul de lucruri cu PDF-uri pe care trebuie să le faci întotdeauna, dar nu cu Adobe Reader gratuit.

Ambii sunt foarte capabili, în general. Dacă se întâmplă să știți multe despre scanere, probabil că doriți să știți că ScanSnap funcționează puțin diferit față de majoritatea celorlalte scanere, deoarece nu utilizează drivere standard. Puteți citi puțin despre asta în recenzia detaliată de PCMag a ScanSnap Evernote Edition, care este destul de similară cu iX500. Dar dacă sunteți mai puțin înclinat din punct de vedere tehnic, tot ce trebuie să știți este că funcționează rapid, arată excelent pe afișaj și trimite documentele scanate unde doriți să le meargă.

Ideea de a conduce acasă este acesta: dacă doriți să plecați fără hârtie și să faceți să fiți fără hârtie o parte din stilul dvs. de viață, aveți nevoie de un dispozitiv pe care nu îl urâți. Trebuie să arate bine. Trebuie să funcționeze rapid, să pună fosta hârtie undeva unde să o găsiți cu ușurință și să efectuați căutări pe textul conținut. Chiar dacă costă câteva sute de dolari, scanerele specializate merită să le cumperi dacă ești angajat să mergi fără hârtie. MFP-ul tău nu-l va reduce.