Organizați-vă: curățați contactele gmail

"Unde e agenda?"

Aceasta este una dintre cele mai frecvente întrebări pe care noii utilizatori Gmail par să le pună. Dacă o mulțime de oameni nu își găsesc nici măcar contactele Gmail / Google, ar fi bine să credeți că sistemul nu este uimitor de intuitiv sau ușor de gestionat. (De-a lungul acestui articol, folosesc contactele Google și contactele Gmail, deoarece sunt într-adevăr același lucru.)

Chiar dacă știți că există o zonă de contacte din Gmail, există șanse mari să fie o zonă dezastruoasă de adrese de e-mail neidentificabile și eventual chiar și numere de telefon, toate grupate vag ca Alte contacte.

Contul meu Gmail de afaceri a avut mai mult de o mie de înregistrări în grupul Alte contacte. Am decis că acest lucru este inacceptabil, așa că am început să îmi curățez Persoanele de contact Gmail. Voi împărtăși aici ce am făcut, ce am învățat și câteva soluții alternative pe care le recomand să le folosesc dacă nu doriți să încurcați cu Contacte Gmail dezordonate.

Această ultimă opțiune, folosind altceva în întregime, este de fapt ceea ce vă recomand. Curățarea Contacte Google necesită multă muncă manuală, mai ales dacă aveți mii de „alte” contacte. Există atât de multe aplicații și servicii grozave pentru gestionarea contactelor care funcționează foarte bine și conectează-te chiar în contul Gmail dacă preferi să mergi pe traseul respectiv.

5 fapte despre Gmail / Contacte Google

Contacte Gmail funcționează diferit decât o mulțime de alți manageri de contact, astfel încât cunoașterea câtorva principii de bază poate ajuta enorm. Iată cinci fapte care ar putea arăta o perspectivă:

• Cum ajungi la agenda ta de adrese Gmail? Este ascuns sub marea poștă din stânga sus a interfeței. Faceți clic pe Mail și veți vedea o opțiune derulantă pentru Contacte. Alternativ, conectați-vă la Google și accesați google.com/contacts.
• Când răspundeți (inclusiv „răspundeți la toate”) sau trimiteți un e-mail, Google adaugă automat pe oricine și pe toți cei aflați pe fir în lista de contacte, cu excepția cazului în care ați dezactivat această caracteristică. În plus, dacă utilizați un dispozitiv Android, persoanele de contact Google pot include, de asemenea, înregistrări pentru numerele de telefon pe care le-ați apelat, în funcție de modul în care este configurat contul dvs. pe dispozitiv.
• Contacte Google are un instrument de îmbinare, dar nu funcționează sau arată întotdeauna așa cum vă așteptați (mai multe despre asta mai târziu).
• Contacte Google extrage informații de clasificare atât de la Gmail, cât și de la Google+ (grupuri și cercuri, respectiv), dar nu se sincronizează, chiar dacă uneori pare că ar trebui.

Acum, să trecem în câteva sfaturi și modalități de curățare pentru curățarea Contacte Google.

Curățarea Contacte Google

Înțelegeți grupurile de contact vs. cercuri

După ce intrați în Google Contacts (faceți din nou clic pe logo-ul Mail din stânga sus și selectați Contacte), primul loc în care vă puneți atenția este pe listele care apar în calea din stânga.

După cum puteți vedea în contul meu, am mai multe secțiuni principale: Contacte mele, Cercuri, Cele mai contactate și Alte contacte. Contacte și cercurile mele au subgrupuri. Numărul dintre paranteze după numele grupului indică câte persoane sunt în acel grup.

Persoanele mele de contact sunt persoane de la Gmail pe care le-am adăugat ca contacte. Cercurile reprezintă informații despre persoane pe care le cunoști și le urmărești pe Google+ și nu are nicio legătură cu e-mailul. Când priviți o listă de persoane din persoanele de contact Gmail (utilizați bara de căutare, de exemplu, pentru a găsi pe toți pe nume Smith), puteți vedea, de asemenea, dacă acești oameni se află în oricare dintre cercurile dvs. Google+, deoarece informațiile respective apar până acum dreptul numelor lor. Prin urmare, există o anumită suprapunere între grupurile de contacte și cercuri, dar nu foarte mult, chiar dacă persoanele din cercurile dvs. apar complet în contactele dvs. Google.

Încurcat încă?

Cei mai mulți contactați sunt primii 20 de oameni cu care ai schimbat cel mai mult email, chiar dacă ai tăcut pe un thread. Cu alte cuvinte, nu este cel mai neapărat cel pe care îl trimiteți prin e-mail și nici nu este recent, deoarece arată întregul istoric de e-mail. Fostul tău de acum trei ani l-ar putea face foarte bine în top 20.

Cel din urmă alt grup este toți ceilalți din Gmail (și, eventual, dispozitivul dvs. Android, așa cum am menționat anterior) cu care ați contactat vreodată.

Găsiți și Uniți

Cel mai bun curs de acțiune, în mintea mea, este să încep prin a găsi contacte duplicate în grupul dvs. Alte persoane de contact (sau în toate contactele Google dacă nu aveți încă niciun subgrup) și să le îmbinați.

Faceți clic pe Alte contacte, apoi selectați Mai multe din partea de sus a paginii, iar în meniul derulant, alegeți Căutare și îmbinare duplicate. Va apărea un rezumat care vă permite să revizuiți detaliile potențialelor fuziuni înainte de a accepta acțiunea. Asigurați-vă că verificați prin această listă numele comune care pot fi de fapt două persoane diferite.

Acum, dacă această listă este uimitor, copleșitor de lungă, trebuie să anulați și să refaceți funcția de găsire / îmbinare a unui subgrup mai mic al contactelor dvs. Puteți selecta doar un alt subgrupa din calea din stânga sau puteți face o căutare, cum ar fi o căutare pe domeniu (de exemplu, căutarea tuturor adreselor de e-mail cu pcmag.com). Oricum ar fi, vă va oferi o felie mai ușor de gestionat de potențialele duplicate de revizuit. Repetați dacă este necesar.

Aruncați o privire la instrucțiunile Google oficiale pentru găsirea și contopirea contactelor pentru mai multe detalii.

Alocați persoane grupurilor, adăugați detalii

Chiar sub acea intrare pentru Alte persoane de contact, puteți vedea Grup nou. Dacă doriți să clasificați contactele în diferite grupuri, aceasta este următoarea zonă a Contacte Google care ar trebui să vă atragă atenția.

Pentru a avea pe cineva din orice grup, trebuie să le enumerați și în Contacte mele. Doar așa este.

Pentru a adăuga oameni la grupuri, utilizați butonul cu pictograma a trei capete de pe el. De aici este destul de explicativ, dar consultați instrucțiunile Google Editare Contacte pentru mai multe detalii.

Nu sunt vândute pe grupuri fiind cu adevărat valoroase încă, deoarece le-am folosit doar într-o măsură limitată, dar aș putea prevedea câteva scenarii în care acestea ar putea fi de ajutor. Un grup pe care l-am făcut, de exemplu, este Executivii companiei Tech. Dacă sunt vreodată la termen și sunt disperat de o ofertă, cu siguranță m-ar ajuta să știu cu cine s-a conectat direct în industria tehnologică (spre deosebire de conectarea prin intermediul unei firme de PR) în trecut.

Dacă aș avea timp nelimitat (cine face asta?), Aș adăuga serios secțiunea „note” a persoanelor. Faceți clic pe orice persoană din lista dvs. de contacte și puteți adăuga informații tipice din agenda de adrese, plus o fotografie și note.

În contul meu personal de Gmail, ar fi util să adăugăm detalii pentru profesioniștii din PR, întrucât adresele lor de e-mail și chiar comunicările anterioare nu mă ajută întotdeauna să dau seama dacă reprezintă o companie sau un produs pe care trebuie să-l investighez.

Dezactivați funcția de adăugare automată

În cazul în care, după ce ai perceput lista cu „Alte persoane de contact”, îți dai seama că este cea mai mare parte neplăcut (adrese "" generice și altele), aș recomanda să dezactivezi funcția de adăugare automată.

Accesați pictograma roată din partea dreaptă sus și alegeți Setări. Rămâneți în fila General și derulați în jos pentru a găsi „Creați contacte pentru completarea automată” (se află două sub imaginea de profil).

Vă interesează alte aplicații și servicii?

Să spunem că după citirea acestor informații, decideți să nu utilizați pur și simplu Google Contacte. Nu pot să te învinovățesc. Iată câteva alte locuri pentru a vă păstra agenda de adrese care vă permit să preiați automat și să adăugați informații din Contacte Google.

Contacte LinkedIn și LinkedIn. Adevărata problemă pe care o văd cu administrarea propriei cărți de adrese este că este greu să păstrezi informațiile la zi. Nu ar trebui să fiu responsabil pentru actualizarea titlului postului și a adresei de e-mail atunci când schimbați angajatorul. E pe tine, amice. Și de aceea iubesc LinkedIn ca pe o carte de adrese. Este mult mai ușor să aveți informații actualizate dacă toate persoanele de contact sunt responsabile de întreținere.

LinkedIn funcționează destul de bine pentru a vă ajuta să găsiți contactele și informațiile lor de bază, dar o aplicație specială numită LinkedIn Contacte merge un pic mai departe de-a lungul acestor linii.

Dacă vă conectați contul LinkedIn la Gmail, site-ul de rețea profesional online va recomanda „persoanelor pe care poate le cunoașteți” pe baza informațiilor pe care le găsește în Google. Unii oameni urăsc cu adevărat asta, dar ar putea fi valoros, în funcție de cât de înverșunat este contul tău LinkedIn.

Pe partea de flip, aveți, de asemenea, opțiunea de a exporta contactele LinkedIn și apoi de a le importa în Gmail.

Contacte iOS. Dacă sunteți utilizator de iPhone sau iPad, este posibil să doriți să sincronizați Contacte Google cu dispozitivul dvs. iOS, astfel încât să puteți folosi doar aplicația Contacte Apple ca agendă de adrese principală. Instrucțiunile sunt ușor diferite pentru utilizatorii Google Apps.

UșorDo și iOS. Un alt mod de a vă gestiona contactele iOS este cu aplicația EasyilyDo și noua sa caracteristică (plătită) numită Catch All Contacts. Când executați Catch All Contacts, EasyilyDo scanează ultimii doi ani de e-mail pentru informații de contact din corpul de mesaje și îl salvează în aplicația dvs. Contacte iOS. În timp ce aplicația EasyilyDo este gratuită, această caracteristică costă 39, 99 USD (o singură dată) per cont de e-mail. Din păcate, funcția nu este disponibilă pentru utilizatorii de Android. despre Easy pentru iPhone și EasyilyDo pentru Android în recenziile lor.

Cloze. Aplicația web și aplicația mobilă Cloze unifică toate cutiile de e-mail, precum și fluxurile de socializare și atrage informații interesante despre persoanele de contact. Nu este exact un manager de contact, dar acceptă Gmail bun. Cloze poate identifica oameni care sunt importanți pentru tine (astfel încât să-i poți stimula ego-ul plăcut postările lor de pe Facebook), precum și persoanele cu care pierzi contactul. Așa cum am spus, nu este exact o aplicație de gestionare a contactelor, dar este destul de îngrijit pentru a vă oferi informații despre contactele dvs. din Gmail, Yahoo Mail, Twitter, Facebook și alte conturi online.

Pentru mai multe sfaturi despre gestionarea contactelor, consultați Organizare: 7 modalități de organizare automată a contactelor. Și când sunteți gata să vă asumați inbox-ul dvs. Gmail, consultați 30 de sfaturi Gmail care vă vor ajuta să cuceriți e-mailul.