Video: Cum să recondiţionaţi smalţul alb al produselor sanitare (Octombrie 2024)
? wmode = transparent "Ce vrei să știi despre organizarea?"
Aceasta este o întrebare pe care o pun de fiecare dată colegilor și prietenilor mei pentru a obține idei pentru această coloană. Ultima dată când am întrebat, mai mult de o persoană a răspuns: „Cum să mă apuc?”.
Dacă aș scrie un ghid pentru începutul organizării, acesta ar conduce cu un sfat absolut esențial: dezmembrați-vă proiectele în bucăți mai mici.
Îndeplinirea unui obiectiv în obiective mai mici și sarcini zilnice este crucială pentru succes. Toți oamenii organizați o fac, dar nu toate articolele de sfaturi o fac explicit. Cred că trebuie să fie explicit. Este atât de important, încât nu ar trebui să glosești.
Adevăratul secret pentru a fi organizat este să descoperiți cum să vă determinați să faceți acțiunile necesare pentru ca organizația să aibă loc și să continuați înainte. Trebuie să fiți capabil să definiți acțiunile - și despre asta este vorba despre dezbinarea unui obiectiv.
Unde să începeți să vă organizați
Înainte de a vă putea organiza, trebuie să aveți un obiectiv.
„Vreau să fiu mai organizat” nu este un obiectiv. Încercați să imaginați ce doriți de fapt. Încercați să-l puneți în cuvinte. Încercați să faceți acele cuvinte pozitive și acționabile, mai degrabă decât negative.
Să zicem că simți că e-mailul tău scapă de sub control. Doriți să organizați e-mailul.
Obiectiv definit negativ: „E-mailul meu este o mizerie și nu-l mai vreau așa”.
Obiectiv definit pozitiv: "Vreau să pot întotdeauna să găsesc rapid un e-mail atunci când am nevoie."
Obiectivul pozitiv și acționabil se concentrează pe ceea ce doriți să puteți face („găsiți rapid e-mailurile”). Obiectivul observat printr-o înclinație negativă doar reia problema că e-mailul dvs. este dezordonat și nu sunteți nemulțumit.
Iată un alt exemplu:
Obiectiv definit negativ : "Am prea multe documente. Îmi înfundă biroul și provoacă distrageri și îl urăsc." (Observați cum nu există o imagine clară despre ce doriți să se întâmple sau cum doriți să se schimbe situația.)
Obiectiv definit pozitiv: "Vreau un spațiu de lucru minimalist care să mă ajute să mă concentrez. Vreau să mă folosesc de computer și de puterea OCR și de a căuta să fiu mai eficient la găsirea documentelor importante." (Observați accentul pe cuvinte pozitive, cum ar fi „focus” și „eficient.”)
Destul de literal, trebuie să imaginezi ce vrei și să-l pui în cuvinte pozitive, cuvinte concrete, acționabile. (Vezi mai multe sfaturi despre stabilirea și atingerea obiectivelor.)
Cum să deconstruiți un obiectiv
Odată ce ai un obiectiv și l-ai pus în cuvinte, trebuie să îl deconstruiești.
O modalitate ușoară de a deconstrui un obiectiv este să te gândești la ce ai scrie pe o listă de activități zilnice pentru a atinge obiectivul.
Nu ați fi pus niciodată pe o listă de activități „Creați un spațiu de lucru minimalist, care să conducă la focalizare”. Mai degrabă ai putea scrie:
- șterge cani și căni de pe birou
- scanează hârtiile în inbox
- hârtii scanate
- îndreptați firele computerului
(Dacă sunteți puțin pierdut în ceea ce privește ce tipuri de lucruri aparțin unei liste de activități în primul rând, am o actualizare la crearea listelor mai bune de făcut.)
Exemplu: Makeover Organizare Foto
Vreau să vă ofer un exemplu mai lung despre cum să împărțiți un proiect organizațional de mari dimensiuni în părți mai mici, pentru a păstra pe deplin modul în care se întâmplă.
Am lucrat cu o colegă, Stephanie, la o schimbare totală a organizării foto digitale (despre care voi scrie pe larg într-o coloană viitoare). Are mii de fotografii răspândite pe mai multe calculatoare și servicii de stocare online și vrea doar ca acestea să fie organizate.
1. Definiți obiectivul. Prima dată când ne-am așezat împreună pentru a discuta despre proiect, am întrebat-o: „Ce vrei? Care este scopul tău?” Am oprit-o înainte să poată răspunde. "Lasă-mă să reformulez asta. Ce vrei să poți face cu fotografiile tale pe care nu le poți face acum?"
În esență, Stephanie a spus că vrea să poată găsi ușor fotografii, indiferent de dispozitivul pe care l-a folosit.
2. Înțelegeți problema. Întrebarea mea de urmărire a fost următoarea: "În momentul în care căutați o fotografie, cum arătați? Vă amintiți data sau persoanele din imagine sau un eveniment când fotografia a fost filmată?"
Ceea ce punea cu adevărat această întrebare era: „Ce fel de soluție ar trebui să proiectăm astfel încât să se potrivească nevoilor tale?”
Ea a spus că, de obicei, își amintește de fotografiile sale în funcție de dată, cum ar fi „la facultate”, dar și uneori de oamenii din fotografie.
Am luat în considerare câteva soluții posibile, dar încă nu ne-am conformat cu nimic. Adesea, vă ajută să mergeți mai departe cu câteva bucăți dintr-un proiect de organizație, așa că vedeți dacă definiția dvs. a obiectivului se schimbă cu atât mai mult aflați despre problemă.
3. Alocați-vă sarcini mici. Pe baza întâlnirii noastre, Stephanie a venit cu o listă scurtă de sarcini. Arăta cam așa:
Aceste patru sarcini au fost amploarea „pașilor următori” ai lui Stephanie. Observați că lista ei are doar câteva articole. Putea face cu ușurință toate aceste sarcini într-o zi, dacă arunca în jos, sau mai puțin de o săptămână dacă făcea una pe zi.
4. Stabiliți termene. Modul de urmat pe sarcini simple și scurte este de a stabili termene. Îmi place să folosesc o aplicație de gestionare a sarcinilor, cum ar fi Awesome Note sau Any.do, pentru a ține evidența sarcinilor mele și a le aloca termene. Cu proiectul lui Stephanie, nu știu dacă își dă termenele, însă are termene moi bazate pe momentul în care decidem să ne întâlnim unul cu celălalt pentru a continua proiectul. Presupunerea mea este că următoarea noastră întâlnire rămâne în calendarul ei și o face să se simtă responsabilă pentru că a făcut ceea ce a spus că va face.
Este ceea ce face greu
Nu toată lumea se simte responsabilă față de sine sau de ea însăși. Cred că cu toții avem strategii pentru a ne face să ne simțim responsabili, cum ar fi să spunem altcuiva despre planurile noastre sau să pariem bani că vom face sau nu vom face ceva. Amintirea unei sarcini nu este greu. Trebuie doar să trimiteți un memento pe smartphone. E greu să faci asta. Dacă aveți sarcini mici, care sunt foarte specifice, vă creșteți cel puțin șansele pe care le veți urma.
Adagiul „fiecare călătorie începe cu un singur pas” este în întregime adevărat. Sau, dacă preferați, „A arăta este jumătate din bătălie” vorbește cu aceeași intenție. Trebuie să vă oferiți lucruri clare și acționabile și un timp rezonabil în care să le faceți. În caz contrar, nu vei face niciodată atât de mult decât să începi.
