Apasă pentru e-mail zero

Cuprins

• E-mail Push for Zero
• Comunicare Sans e-mail

În 2011, Thierry Breton, CEO și președinte Atos, cu sediul în Franța, a făcut declarația îndrăzneață că intenționează să eradice e-mailul companiei în termen de trei ani. Ideea a stârnit la fel de multe controverse ca premii. Acum, acei trei ani au terminat. Deci, cum a făcut compania?

Am luat legătura telefonică cu Marc Bovens, Zero Email Global Program Manager de la Atos, pentru a afla dacă compania și-a atras amprenta. Bovens a explicat că împingerea către zero e-mail a făcut parte dintr-un accent mai mare asupra bunăstării angajaților. Oamenii de la Atos (ca aproape toți ceilalți care stau în fața terminalului computerului toată ziua) s-au simțit copleșiți de e-mail sau, mai exact, de suprasarcina de informații pe care o provoacă e-mailul.

Atos nu este o pornire mică. Compania angajează mai mult de 76.000 de oameni în 52 de țări. Atos este o companie internațională de servicii IT, care lucrează cu o gamă extinsă de afaceri - de la industria bancară la apărare și securitate. Cum ajungi toți acei oameni, cu o gamă uriașă de muncă pe care o desfășoară, departe de a comunica între ei prin e-mail?

Jill Duffy: A fost anul 2011 când Atos a anunțat obiectivul de a scăpa de toate e-mailurile interne în termen de trei ani. Acea marcă de trei ani a trecut acum și mă întreb: cum merge?

Marc Bovens: Perioada de trei ani s-a încheiat la începutul acestui an în februarie. Am realizat cu adevărat câteva repere importante pentru program, cea mai importantă abordând supraîncărcarea informațiilor.

Am publicat și comunicat deja că am obținut o scădere cu 60% a e-mailului. Și, desigur, acest lucru este compensat prin lucrul într-un mod diferit și folosirea unui set nou de instrumente de lângă Outlook pentru e-mail.

JD: Îmi puteți spune despre unele dintre aceste instrumente pe care le utilizați?

MB: Da. Este o combinație de instrumente. O numim ZEN: Zero Email Network. Este de fapt o implementare a Microsoft SharePoint, combinată cu Lync [un instrument de comunicare online de la Microsoft], combinat cu un software numit BlueKiwi, care este o companie pe care am achiziționat-o în 2012. Oferă rețeaua socială.

Evident, aceste trei sunt bine integrate. Din interiorul platformei ZEN-BlueKiwi, de exemplu, am integrat Lync pentru prezență. Oamenii pot face clic pe orice imagine și pot începe mesaje instantanee sau pot începe un apel pe internet. Avem o bună integrare între comunități și site-urile SharePoint, astfel încât oamenii să se poată conecta cu ușurință la comunitatea de colaborare BlueKiwi.

Pentru a aborda un pic întrebarea care au fost fazele [derulării planului de e-mail zero], în primul an, am petrecut mult timp pe ceea ce numim „etichetă de e-mail”. De asemenea, am început să ne antrenăm echipele de management.

JD: Când spui „etichetă de e-mail”, vrei să spui când este potrivit față de când este inadecvat să folosești e-mailul pentru comunicare?

MB: corect. Într-un mod pozitiv, am dorit să motivăm oamenii pentru discuții față în față, de exemplu, atunci când acest lucru este cel mai potrivit. Am avut o creștere accentuată a adopției Lync. Oamenii au început cu adevărat să folosească mesagerie instantanee, dar și distribuirea aplicațiilor și conferința video pe Lync. Într-adevăr, a fost o schimbare de comportament prin utilizarea instrumentului potrivit pentru aplicația potrivită.

JD: Cum credeți că s-a schimbat cultura companiei?

MB: A fost mai ușor să devii mult mai centrat pe client. După cum știți, Atos este o companie cu adevărat mare. Am crescut foarte mult de-a lungul anilor prin achiziție. Suntem concentrați pe ceea ce numim venituri recurente, deci contacte pe termen lung. Această [mutare către utilizarea altor instrumente de comunicare] a adus într-adevăr un nou nivel în atenția clienților. De ce? Pentru că acum este atât de ușor pentru oameni să înființeze comunități de clienți și să aibă o muncă în echipă pe tot globul pentru a aborda provocările clientului din comunitate. În trecut, prin e-mail, ați primi o cantitate inutilă de e-mailuri, de exemplu, cauzate de persoane care nu lucrează pe deplin împreună. Deci acesta este un rezultat cheie al acestui program.

Cealaltă este că am făcut din nou Atos mic. Simplul fapt că aveți o listă de profiluri pe care oamenii le mențin pe rețeaua socială a întreprinderii, combinată bineînțeles cu prezența Lync, face mult mai ușor să vă găsiți colegii pentru a începe o discuție sau pentru a vă alătura unei comunități care credeți că este interesant. Așa că face Atos mic și creează încredere.

Avem o mulțime de experți în domenii diferite, dar sunt împrăștiați pe tot globul. Este mai ușor pentru oameni să lucreze împreună atunci când aveți un pic de încredere în relație, un pic de a înțelege reciproc expertiza și de a putea colabora mult mai ușor. Acest lucru a readus acest lucru - și poate sunt prea melancolic - dar a readus acest sentiment confortabil al unei companii în care oamenii pot colabora. Nu este ceva ce poți face doar cu e-mail sau doar cu SharePoint.

Este cu adevărat rezultatul modului în care am făcut-o, care este încă destul de unic. Multe companii au inițiat inițiative de colaborare socială. Ei fac un pilot. Apoi fac un alt pilot și încearcă să-l extindă pentru a ajunge în sfârșit la adoptarea la nivel de companie. Dar am făcut-o altfel. Chiar am petrecut mult timp la început explicând oamenilor că trebuie să ne schimbăm comportamentul de colaborare, că avem nevoie, de exemplu, pentru manageri să-și schimbe stilul de management.

Avem un mare program de pregătire pentru manageri să înțeleagă beneficiile colaborării și pentru ei, de asemenea, să lucreze mai inteligent în acest context de a lucra împreună în comunitățile din rețeaua socială a întreprinderilor.

JD: Când ați decis să reduceți e-mailul intern și sunt bucuros să aud 60%; acesta este un număr cu adevărat impresionant - care a fost impulsul inițial pentru a face acest lucru?

MB: A fost ceea ce numim program. Una dintre ambițiile lui Atos este să trecem în clasamentul de a fi un loc minunat în care să muncim, petrecând timp și atenție asupra a ceea ce trebuie îmbunătățit pe baza aportului și feedback-ului pe care îl obținem de la angajații noștri.

În acel moment, am primit cu adevărat semnale puternice că e-mailul devenea o problemă - sau poate nu „e-mail”, ci supraîncărcare cauzată de e-mail.

Toate aceste abuzuri de e-mail au dus la faptul că oamenii erau foarte inconfortabili. Cantitatea de timp pe care oamenii o cheltuiau pe e-mail se apropia, în unele dintre echipele noastre, 30 sau chiar 40 la sută din timpul companiei!

Combinat cu faptul că am început să ne punem tot felul de întrebări de genul: „Crezi că acesta este timpul bun petrecut?” pentru că poate nu este o problemă că ne petrecem 40 la sută din timp lucrând cu e-mailuri, sortând e-mailuri și reacționând la e-mail. Dar, în general, acest lucru a fost considerat mai ales neproductiv.

Iată-ne aici, conducerea unei companii mari, iar angajații dvs. explică faptul că 40% din ceea ce fac este discutabil din punct de vedere al valorii companiei.