Începeți noul an corect: smb it checklist

A începe anul chiar dintr-o perspectivă IT înseamnă a aduce cât mai multă ordine în haos. Săptămânile dintre Crăciun și Anul Nou au tendința de a fi o acțiune în ceea ce privește cererile de ajutor IT, implementări și alte sarcini de gestionare aleatorie. Cea mai mare parte a lunii ianuarie este la fel ca restul organizației să se întoarcă din sărbători și se dezvoltă încet. Aceste săptămâni sunt utile managerilor IT care au nevoie de timp pentru a-și amenaja casele în ordine, pentru a oferi o fundație tehnică fermă pentru restul anului. Următoarele sunt șase etape cheie pe care managerii IT ar trebui să le facă cât mai devreme în 2016.

1. Planificați-vă actualizările de leasing hardware

Sperăm că ați menținut un jurnal de audit hardware corect care acoperă toată infrastructura dvs. la fața locului, inclusiv nu numai computerele și notebook-urile, ci și hardware-ul de rețea, imprimantele și acea categorie de dispozitive mobile care se extinde mereu. Cine are ce; unde se află; informații de bază de identificare, precum numerele de serie și, cel mai important, datele de actualizare a închirierii. Faceți notă despre ce hardware va fi reîmprospătător în acest an și când și asigurați-vă că îl aveți în vedere în planurile proiectului. Acordați o atenție deosebită dispozitivelor mobile pe care angajații dvs. le utilizează, din ce în ce mai mulți oameni folosesc dispozitive mobile personale pentru muncă (ceea ce poate duce la sarcini inutile de plată și riscuri de securitate).

2. Efectuați un audit temeinic al licenței de software

Dacă ați urmat procedura corespunzătoare anul trecut, ar fi trebuit să efectuați deja un audit software. Dar, în caz că nu ai făcut-o, cu siguranță nu vrei să omori acest pas acum.

La fel ca în auditul hardware, totuși, veți constata că utilizatorii fac alegeri personale și în portofoliile de software. Similar cu angajații care folosesc dispozitive personale pentru muncă, mulți folosesc și propriile lor servicii bazate pe cloud. Acest lucru se poate întâmpla deoarece un singur utilizator decide să se înscrie pentru un anumit serviciu, sau chiar o întreagă echipă implementează un serviciu cloud doar între ei.

Adesea, aceste servicii sunt plătite prin intermediul unor taxe recurente alocate cardurilor de credit personale sau corporative, iar contabilitatea poate avea un moment dificil pentru a afla cine plătește pentru ce. Aceasta este o veste proastă pentru ei, dar vă poate mușca și în timpul bugetului IT, așa că treceți acum mai mult posibil. Această tendință poate provoca, de asemenea, dureri de cap majore dintr-o perspectivă de securitate, întrucât multe așa-numite servicii cloud obligă, de fapt, utilizatorii să descarce module din partea clientului care să sară neapărat procesul de testare obișnuit. Dacă nu știți ce funcționează pe dispozitivele utilizatorilor dvs., nu le puteți proteja în mod adecvat.

Într-un sens mai tradițional, asigurați-vă că auditul software acoperă și bazele obișnuite, ceea ce înseamnă o evaluare exactă a software-ului instalat, unde rulează, cine are acces față de cine are licențe și când licențele expiră. Acordați o atenție specială softurilor de securitate - anti-virus, rețelele private virtuale (VPN) și criptarea sunt trei exemple.

3. Suferă prin acel audit de securitate

Cu siguranță, auditurile de securitate IT sunt doar mai plăcute decât vizita IRS, dar veștile bune sunt că sunt absolut critice și foarte specializate. Asta înseamnă că ai un caz excelent pentru a angaja un consultant pentru a te juca prin acest proces pentru tine. Dar, indiferent dacă faceți acest lucru sau vreun expert extern, asigurați-vă că următoarele sunt acoperite în detaliu:

Adăugați audituri - Legați procesul în datele de audit hardware și software.

Analiza protecției identității - Modul în care accesați accesul la resurse IT și date corporative atât la fața locului, cât și în cloud.

Analiză securitate cloud - Analizați separat toate operațiunile dvs. cloud, fie că este vorba doar de câteva aspecte de stocare în afara site-ului sau de o aplicație completă, software-as-a-service (SaaS), care rulează un proces cheie de afaceri.

Analiza protecției datelor și recuperarea dezastrelor (DR) - Cum s-a rezolvat anul trecut soluția și au existat puncte slabe sau scenarii neprevăzute în acest an?

Analiza generală a auditului - Nu puteți da acest lucru niciunui consultant; utilizați raportul de audit de securitate pentru a evalua nivelul de siguranță al operațiunilor dvs. IT și descoperiți nu doar locurile de îmbunătățire, ci și unde puteți economisi bani folosind soluții sau tactici diferite de securitate.

4. Aflați procesele dvs. de afaceri

Într-o companie mică, acest lucru se poate face în câteva ședințe individuale individuale. Într-o companie medie, veți avea probabil șansa de a cheltui câteva prânzuri. Numele jocului este "Cum funcționează cu adevărat ?" Ideea este să identificați mai întâi care sunt procesele cheie din afacerea dvs. care o fac să funcționeze (sensul, care îi permite să facă bani și să funcționeze) și cine conduce sau deține acele procese. Apoi, obișnuiește-ți timp să te confrunți cu acești oameni și fă-i să te parcurgă - în detaliu - cum se întâmplă aceste procese; ceea ce este cu adevărat important în realizarea lor; ce instrumente sunt folosite astăzi pentru a finaliza această lucrare; și ceea ce acești oameni ar dori să vadă, ar dori să se întâmple sau pur și simplu în general vor să se grupeze.

Doar cu aceste informații puteți adăuga cu adevărat valoare. Experiența dvs. nu constă doar în a ști ce se întâmplă în tehnologie; este capabil să aplice tehnologia în mod creativ pentru ca acele procese de luare a banilor să se facă mai rapid, mai ieftin sau mai competitiv. Doar atunci când știi cu adevărat cum funcționează lucrurile, poți face treaba asta în mod eficient, chiar ușor. Așa că, îndepărtați-vă de ecran și cunoașteți-vă colegii. Vei fi surprins cât de bucuroși sunt de aceste conversații și de cât de mult poate crește stocul tău intern ca urmare.

5. Vorbeste cu Marketingul

IT și Marketing sunt de obicei două departamente care nu au prea multe legături între ele, în afară de interacțiunea de suprafață. Dar, odată cu clarificarea în jurul marketingului social media, tehnologia joacă un rol din ce în ce mai important în planul general de marketing al companiei tale. Deci, un chat de început de an poate plăti dividende mari în restul anului. Principalele lucruri esențiale despre marketing vor dori să discute includ:

Managementul prezenței în mediul online și social - Multe departamente de marketing nu au niciun indiciu despre nivelul de sofisticare de care dispun la momentul gestionării campaniilor de marketing online; adăugarea de expertiză aici poate crea instantaneu un plan tehnologic pe parcursul unui an pentru ambele părți.

Colectarea și stocarea datelor - Oamenii de marketing tind să ceară totul cu intenția de a descoperi modul de utilizare mai târziu. Ar fi bine dacă acel „totul” nu ar include, de asemenea, potențialii petabite de date web, tranzacții și date de urmărire a clienților. Înțelegerea pe care o adună acești oameni astăzi și ce intenționează să adune mâine vă poate dicta strategia de stocare pentru întregul an.

Analiza datelor - Dacă administratorii dvs. de baze de date (DBA) au răspuns până acum întrebărilor de informații de business (BI), luați-vă la schimbare. Cu o înclinare marcată în colectarea de date va fi aceeași creștere a valorificării datelor ca valoare. Încărcarea asta pe umerii unuia sau a două DBA supraîncărcate este probabil o greșeală. În schimb, vedeți dacă instrumentele de servicii de business self-service (BI) (cum ar fi Microsoft Power BI sau Tableau Desktop) vă pot ajuta organizația. Vorbiți cu departamentele de marketing, finanțe și alte informații intensiv despre date despre ceea ce caută, apoi vedeți dacă puteți să implementați instrumente care să le permită să creeze pentru ei.

6. Accesați Planificarea

Dacă ați respectat pașii deja schițați, aveți acum o idee exactă despre ce tehnologie folosește compania dvs., cum este utilizată și cât costă. De asemenea, aveți o vedere bună asupra găurilor care perforează această situație - în care plătiți prea mult; acolo unde există riscuri potențiale de securitate; ce va trebui actualizat sau reîmprospătat în acest an și multe altele.

Utilizați aceste constatări pentru a începe să faceți cartografiere în anul dvs. IT. Trebuie să aflați câte proiecte poate gestiona departamentul dvs. pe deasupra celor care trebuie să se întâmple (cum ar fi reînnoirea licențelor, lansări de hardware noi din cauza actualizărilor de închiriere și altele asemenea). Abia după ce ați trasat acele proiecte care nu sunt opționale, puteți începe planificarea valorii adăugate.

Dar când ajungeți la acea etapă, trebuie să urmați niște pași cheie:

V-ați întâlnit cu lideri de proces de primă linie; acum se întâlnesc cu conducerea superioară. Oamenii din prima linie v-au oferit o perspectivă asupra modului în care funcționează lucrurile și unde puteți să vă ajutați, dar numai conducerea superioară vă poate oferi imaginea de ansamblu. Aveți nevoie de ambele perspective pentru a crea un plan tehnologic eficient.

Lucrați pentru a „vinde” proiectele înainte de a petrece timp pentru evaluare și testare. Să-ți dai seama care instrumente vor funcționa cel mai bine în organizația ta poate fi o sarcină obositoare și consumatoare de timp. Nu o luați mai departe până când nu veți obține achiziționarea de la părțile interesate de prim rang și de la conducerea superioară. Cu alte cuvinte, vindeți ideea proiectului dvs. pentru persoanele care vor beneficia înainte de a petrece ore importante pentru ei.

Atunci când vindeți proiectele, nu vă concentrați doar pe economiile de costuri. Mulți manageri IT implicit găsesc soluții mai ieftine la orice instrumente sunt utilizate astăzi. Uneori acesta este un unghi bun - în special pentru lucruri precum apeluri mobile și planuri de date. Dar, pentru software orientat spre sarcini și servicii cloud, concentrarea pe funcționalitate sporită este un joc mai bun. Stabiliți demonstrații de soluții propuse pentru părțile interesate, pentru a le permite să vadă ce poate face planul dvs. pentru ei și veți primi mult mai multă atenție decât cu cea mai fantastică foaie de calcul bugetară.

Nu exagera. După ce ați primit atenția conducerii superioare și a achiziționării de la părțile interesate din proces, este ușor să fii măturat de impuls și emoție. Acest lucru poate duce la o promisiune excesivă care, la rândul său, duce la eșecul proiectului și la dependența Advil. Fii foarte atent în planificarea proiectului tău. Oferiți tampon nu numai din punct de vedere al timpului, dar și din punct de vedere al bugetului, în cazul în care trebuie să angajați ajutor extern pentru a obține ceva finalizat la timp. Nu uitați că IT-ul trebuie, de asemenea, să răspundă la situații neprevăzute, așa că asigurarea faptului că vă puteți deplasa pentru mâine, în timp ce încă mai faceți față efectiv astăzi este esențială.