7 Sfaturi atunci când alegeți un serviciu de voip de afaceri pentru site-ul dvs. web

Cu siguranță, furnizorii de voce-over-IP (VoIP) de calitate pentru afaceri sunt cea mai populară alegere printre întreprinderile mici și startup-urile din aceste zile. La urma urmei, obțineți toate funcționalitățile unui PBX pentru o afacere mare pentru o fracțiune din bani și care este facturat lunar și per utilizator în majoritatea cazurilor. În plus, obțineți un peisaj cu totul nou de flexibilitate, deoarece apelurile telefonice sunt acum date.

Acest lucru înseamnă că pot fi integrate cu alte sisteme, cum ar fi managementul relațiilor cu clienții (CRM) sau sistemul de asistență, și pot fi analizate, de asemenea, pentru noi informații despre modul în care clienții tăi se simt în legătură cu afacerea ta și ce demografie constituie publicul tău de bază.

Dacă ați decis să faceți upgrade la un serviciu VoIP, dar vă întrebați de unde să începeți, răspunsul scurt este: deplasați-vă încet, faceți temele și nu faceți să luați în considerare costul principal. Există o mulțime de sisteme VoIP de afaceri uimitoare, dar fiecare are un set diferit de caracteristici și o structură de preț diferită, deci alegerea poate fi dificilă. RingCentral Office este una dintre selecțiile noastre pentru alegerea editorilor, dar asta nu înseamnă că ar trebui să rulați automat pe site-ul lor pentru a-l cumpăra. De fapt, alte sisteme s-ar putea concentra pe capabilități diferite, cum ar fi Freshcaller, cu specializarea sa în funcțiile de call center.

Deci trebuie să vă faceți temele pentru a vă asigura că serviciul VoIP ales de dvs. este cel potrivit pentru afacerea dvs. particulară. În acest sens, am compilat această listă de criterii importante pe care trebuie să le luați în considerare înainte de a alege un sistem VoIP de afaceri.

1. Planuri și prețuri

La fel de bine am putea începe cu cea mai importantă caracteristică: costul. Ce bine este să alegi un serviciu VoIP de afaceri cu toate clopotele și fluiere dacă nu-ți poți permite? AT&T Collaborate, celălalt câștigător al alegerii editorilor, are o selecție fantastică de funcții, dar începe de la 34, 95 USD pe utilizator pe lună pentru pachetul său de soluție vocală de bază, deși acesta este redus la 17, 48 USD pe utilizator pe lună, dacă este achiziționat online. RingCentral oferă prețuri de bază și intermediare similare începând de la 19, 99 USD. Dacă treceți la nivelul premium, veți începe cu 44, 99 USD pe utilizator pe lună, dar acest nivel aduce capabilități noi, incluzând asistent auto la mai multe niveluri, nume de identificare de apelant de intrare, înregistrare de apeluri și unele capacități de gestionare a identității.

Există soluții mai ieftine decât opțiunile editorilor noștri, cum ar fi Grasshopper, care începe cu 26 de dolari pe lună (fără aspect de utilizator), dar veți comercializa funcții aici. De exemplu, cu Grasshopper, nu veți putea transcrie mesaje vocale, iar sistemul dvs. nu va înregistra automat fiecare apel pentru afișare. Acestea sunt servicii excelente pentru companiile care fac totul de la laptopuri sau tablete, dar nu sunt la fel de bune ca RingCentral sau AT&T Collaborate pentru companiile care gestionează un volum mare de apeluri primite.

De unde știi ce este potrivit pentru tine? Nu mai concentrați-vă pe preț și gândiți-vă doar la funcțiile de care aveți nevoie. După ce faceți o mapare a caracteristicilor pentru procesele de afaceri care au nevoie de voce, veți ști ce platformă vocală minimă va fi necesară pentru a susține. De acolo, este doar cumpărături comparative.

2. Aplicații mobile personalizate

Angajații dvs. sunt probabil în mers cel puțin o parte din timp, așa că veți dori un serviciu VoIP care să poată călători cu ei. Din păcate, nu toți furnizorii de VoIP oferă aplicații mobile care oferă aceeași valoare și servicii ca și aplicațiile pentru desktop. Majoritatea sistemelor pe care le-am analizat oferă atât aplicații mobile Apple iOS, cât și Google Android, dar calitatea variază și la fel și funcția setată între ceea ce este oferit pe softphone-ul pentru desktop complet și ceea ce veți găsi în clientul mobil. Uneori, de exemplu, aplicația mobilă nu va putea să creeze un jurnal pentru aceste apeluri și nici să nu creeze transcrieri de mesagerie vocală dacă apelul nu răspunde.

3. Managementul apelurilor

Pe măsură ce platformele VoIP se maturizează, seturile de funcții devin adaptate pentru anumite categorii de public. Asta înseamnă că nu veți găsi neapărat aceleași capabilități chiar și în produsele care concurează direct unele cu altele. Pentru organizațiile care investesc în VoIP datorită „creierelor” sale de software, înseamnă că va trebui să fii foarte atent pentru a te asigura că inteligentele de care are nevoie compania ta sunt în realitate. Gestionarea apelurilor este un exemplu bun, deoarece acesta este un termen umbrelă pentru aproape tot ce poate face sistemul cu un apel telefonic tipic.

De exemplu, dacă primiți un volum mare de apeluri care intră într-un anumit set de numere de telefon (cum ar fi un birou de servicii) sau atingeți sistemul într-o anumită perioadă a anului (apeluri de vacanță), este posibil să aveți nevoie de apeluri în coada VoIP sistemul poate distribui în mod inteligent apelurile între diferite extensii în funcție de disponibilitate, geografie sau alte criterii. Un alt exemplu ar putea fi administrarea extensiilor, în care sistemul nu atribuie numai extensii utilizatorilor individuali, ci poate gestiona și un director de nume care se integrează cu directorul de rețea al departamentului IT.

4. Integrare terță parte

Acesta este unul dintre cheile cheie ale VoIP. Deoarece este un software, aceste sisteme au adesea o listă de integrări pre-construite cu orice aplicații pe care vânzătorul le consideră clienților. RingCentral, de exemplu, oferă o doză sănătoasă de extensii, inclusiv Desk.com, Dropbox și Google Drive.

Folosind aceste extensii, clienții pot crea fluxuri de lucru personalizate pentru a-i ajuta să lucreze mai eficient. De exemplu, un apel telefonic primit de către clienți prin intermediul RingCentral ar putea lansa telefonul mobil RingCentral din aplicația de asistență Desk.com. Reprezentantul serviciului ar putea prelua apelul și, conform procedurii standard, completați un bilet de probleme care este stocat pe Dropbox ca fișier document care este legat și de numărul biletului din baza de date Desk.com. Dar, ca parte a integrării, este posibil să stocați și o înregistrare automată a apelului ca fișier.wav care este legat atât de fișierul de bilet de bilet, cât și de numărul de bilet Desk.com, așa că ori de câte ori cineva apelează înregistrarea biletelor, ambele apar ca documentație justificativă.

Dacă doriți să vă dezvoltați propriile integrări personalizate, căutați furnizori care acceptă API-urile de integrare, fie ca opțiuni de costuri suplimentare, fie disponibile gratuit pentru descărcare pentru clienți. De obicei, acestea se vor conforma standardului REST, care a devenit un mod foarte obișnuit de a integra diferite servicii cloud.

5. Suport

Ca în cazul oricărui produs, nivelul serviciilor pe care le veți primi este esențial pentru cât de bine funcționează serviciul. RingCentral oferă asistență telefonică 24/7 pentru clienți cu planuri pentru doi sau mai mulți utilizatori. Dacă sunteți un singur utilizator, veți avea posibilitatea să aduceți pe cineva doar pe corn în timpul blocurilor de 13 ore, de luni până vineri. RingCentral oferă, de asemenea, suport de chat în direct 24 de ore din 24. Dacă conduceți o afacere globală cu cerințe non-stop, veți dori să găsiți un furnizor de servicii care să vă garanteze întrebările care vă vor răspunde imediat (sau cel puțin în timp util). Dacă nu pot oferi asta, s-ar putea să doriți să căutați în altă parte, mai ales dacă sistemul dvs. de telefonie este principala metodă de comunicare cu clienții.

Aveți grijă, deoarece adăugați capabilități sistemului dvs. de telefon, în special în cazul integrărilor personalizate menționate mai sus. Doar pentru că RingCentral oferă o politică bună de asistență pentru clienți nu înseamnă vânzătorul de tot ceea ce ați integrat cu RingCentral. Și chiar dacă o fac, este puțin probabil să susțină un mecanism de integrare care a fost dezvoltat în interior. Priviți fiecare componentă a sistemului dvs. general de comunicații vocale și asigurați-vă că știți cine să sunați, când să apelați și de ce. De asemenea, dacă veți dezvolta integrări personalizate, este o idee foarte bună să analizați opțiunile de asistență premium. Da, este vorba de bani în plus, dar faptul că experții sunt disponibili atât în ​​timpul dezvoltării, cât și în funcționarea de zi cu zi, pot plăti dividende uriașe în viitor.

6. Securitate

Securitatea este o necesitate pentru fiecare serviciu bazat pe cloud conectat la afacerea dvs., iar vectorii de atac evoluează în fiecare zi. Pentru o aplicație internet-connectrd, cum ar fi VoIP, una care servește ca hub al comunicațiilor dvs. de afaceri, măsurile de securitate în interior sunt chiar mai imperative. Faceți-vă diligența cuvenită pentru furnizori pentru a ști unde este responsabilitatea pentru datele stocate într-un serviciu bazat pe cloud și, dacă este posibil, negociați termenii de securitate în contractul dvs. Căutați servicii care oferă criptare end-to-end, criptare pentru date în repaus (dacă există) și nu doar autentificare de bază, ci și opțiuni avansate, în special, autentificare și biometrie multi-factor.

În spatele firewallului, discutați cu personalul IT și asigurați-vă că securitatea este de asemenea de vârf. Asigurați-vă că hardware-ul dvs. de rețea local este conștient de VoIP și are caracteristici de securitate de afaceri disponibile… apoi asigurați-vă că sunt activate acolo unde trebuie. De exemplu, LAN-urile virtuale (VLAN) sunt adesea folosite pentru a separa traficul vocal din motive de calitate a apelurilor, deoarece având o rețea dedicată pentru acel trafic înseamnă că datele altor aplicații de rețea nu pot interfera și provoca artefacte audio în timpul apelurilor sau chiar a abandonat apelurile. Dar VLAN-urile sunt, de asemenea, minunate pentru a asigura conversațiile VoIP, atât timp cât IT le stabilește în minte. Pentru mai multe, consultați această listă a operațiunilor de a face și de a nu face când vine vorba de securizarea comunicațiilor VoIP.

7. Comunicări unificate

Furnizorul dvs. de servicii VoIP poate fi, de asemenea, un singur ghișeu pentru toate nevoile dvs. de comunicare și majoritatea au implementat această capacitate sub denumirea de comunicații unificate ca serviciu (UCaaS). Aceasta înseamnă integrarea funcționalității chatului, apelurilor conferinței, e-mail-urilor, apelurilor telefonice, apelurilor video și mesajelor vocale într-o singură aplicație. Toate serviciile pe care le-am analizat oferă o formă de acest tip de servicii, dar nu orice furnizor VoIP îl gestionează la fel.

De exemplu, platforme precum câștigătorii noștri ai Editorilor, AT&T și RingCentral, au capacități de comunicare unificate foarte bogate, care acoperă toate canalele menționate mai sus, precum și spații de întâlnire inteligente și funcții de colaborare similare. Mai mulți furnizori orientați pe software, cum ar fi Dialpad, vor oferi softuri foarte avansate și extrem de unificate, dar nu vor putea încorpora telefoane hardware la fel de ușor. În cele din urmă, furnizorii de costuri foarte mici, cum ar fi Grasshopper, nu ar putea oferi nicio dispoziție de comunicare unificată sau doar unul sau două canale suplimentare, precum fax și text.

Determinarea canalelor pe care le folosește zi de zi afacerea dvs. pentru a-și face munca este cheia unei implementări eficiente de comunicare unificate. Dacă tot ce folosești este voce, atunci nu trebuie să-ți faci griji, dar în această zi și vârstă este practic un unicorn. Fiecare companie comunică folosind mai multe canale care pur și simplu vocale, și având un sistem unificat înseamnă a putea utiliza aceste canale mai eficient. Fără o aplicație UCaaS, veți rula sisteme diferite pe SMB-ul dvs., fără a putea urmări cine a primit ce mesaj, pe ce dispozitiv și prin ce suport.