Organizați-vă: documentați-vă fluxul de lucru

Noii angajați și fețele proaspete din forța de muncă, inclusiv absolvenții recente, au de obicei timp suplimentar pe mâinile lor atunci când încep un nou loc de muncă. Pregătirea poate dura săptămâni sau luni, iar colegii de colaborare și managerii vor să vă ofere ceva spațiu de respirație în timp ce vă obțineți aclimatizat. Unul dintre cele mai valoroase moduri de utilizare a acestui timp este de a documenta fluxul de lucru și procesele.

Documentarea fluxului de lucru și a proceselor nu înseamnă altceva decât să scrieți exact ceea ce implică munca dvs., pas cu pas. Este exact tot ceea ce înveți atunci când ești nou într-un mediu de lucru. De asemenea, implică toate modificările și modificările pe care le puteți face la aceste procese pe măsură ce trece timpul sau pe măsură ce descoperiți modalități mai bune sau mai eficiente de a-ți duce treaba la bun sfârșit.

Întreprinderile și organizațiile guvernamentale care sunt foarte mari și bine înființate pot avea deja manuale de operare și alte documente din abundență - dar, din experiența mea, companiile și echipele mai mici nu de obicei, sau, dacă o fac, sunt serios depășite.

Când vă confruntați cu timpul de repaus la o nouă lucrare, documentați-vă fluxul de lucru și procesări sau actualizați manualele primite. Beneficiile sunt enorme și multe.

Beneficiile documentării fluxului de lucru

Pentru început, documentarea fluxului de lucru va consolida pregătirea la locul de muncă pe care ați avut-o până în prezent. De fapt, veți învăța mai repede meseria.

În al doilea rând, aceste documente sunt de aur pentru managerii și departamentul IT, care s-ar putea să nu cunoască pașii și persoanele implicate în activitatea dvs. - despre care vor trebui să știe ori de câte ori vor face schimbări sau să introducă instrumente noi și trebuie să se gândească la toate efectele posibile.. Permiteți-mi să spun din experiență că nu veți auzi altceva decât laudă dacă puteți livra un document detaliat și ordonat, care conține tot ceea ce au nevoie. Alternativa este să le vorbești prin munca ta ad-hoc, atunci când ai putea uita un pas, sau greșești sau pur și simplu greșești.

În al treilea rând, managerii și colegii colegi se vor agăța de documentele dvs. dacă aveți vreodată nevoie de a lua un concediu neașteptat de absență. De asemenea, atunci când sunteți promovat într-o nouă poziție sau treceți la o altă companie, colegii pe care îi lăsați în urmă vor fi recunoscători că au manuale actualizate pentru a transmite persoanei care vă ocupă locul.

Cum să vă documentați fluxul de lucru

Documentația pe care o scrieți trebuie să fie simplă, ușor de înțeles și accesibilă. În cele mai multe cazuri, recomand să creați un document text (cum ar fi un document Word) cu câteva imagini încorporate.

În loc să creeze un singur document masiv care să contureze totul, să creeze documente care să surprindă o singură procedură sau care să contureze o serie de proceduri conexe care trebuie făcute în ordine. Personal, sunt copleșit de documentația care este mai lungă de aproximativ 11 sau 12 pagini. Prefer mult să văd 4 sau 5 pagini de instrucțiuni simple, ușor de citit. „Dosarele și lucrurile” din partea de jos a acestui articol vă vor ajuta să vă orientați către manuale concise dar minuțioase.

Pur și simplu puneți, păstrați notițe ori de câte ori aveți pregătire la locul de muncă și transferați acele note într-un document. Pe măsură ce începeți să faceți lucrările pe cont propriu, adăugați-le la notele dvs. sau ajustați-le pentru a reflecta mai exact sarcinile pe care le faceți.

Dacă există o „imagine de ansamblu” a lucrării dvs., o descriere generală, puneți-o la începutul documentului. Punctele care cuprind imaginea mare sunt ceea ce ar trebui să înregistrați mai amănunțit, fie în același document, fie în câteva documente mai mici, dacă este necesar să îl separați. De exemplu, în marketing newsletter, prezentarea generală ar putea arăta astfel:

• Copywriter scrie copie și o înaintează managerului de marketing.
• Directorul de marketing revizuiește și editează copia și primește aprobarea managerului senior de marketing.
• Directorul de marketing trimite o solicitare pentru a rula o actualizare a listei.
• Directorul de marketing livrează o copie finală către asistent.
• Asistentul produce newsletter și trimite test de asigurare a calității.
• Echipa QA examinează buletine informative și transmite modificări. Asistentul implementează modificările, verifică și eliberarea programelor.

Oricare dintre aceste articole ar putea avea un manual de trei pagini care descrie pașii necesari pentru realizarea lucrărilor. Unde și cum se prezintă copia? Ce format trebuie să fie copia? Cine rulează actualizarea listei și ce înseamnă asta? Sau, mai multe dintre acele articole ar putea fi combinate într-un manual, de exemplu, cele trei sarcini care încep cu "marketing manager…"

Ce vei avea nevoie

Pentru a scrie pașii, va trebui să fiți instruiți asupra lor cel puțin o dată. Când trebuie să faceți din nou lucrul, folosiți primul proiect de proceduri proprii pentru a vă ghida în pașii pentru a vedea dacă sunt corecte și ușor de înțeles.

Captura ecranului. Faceți capturi de ecran cu orice lucru care pare dificil de explicat în text sau care este cel mai bine ilustrat vizual. Salvați mai întâi toate capturile de ecran într-un folder și adăugați-le doar în document dacă este nevoie. Dacă aveți prea multe capturi de ecran va părea supărat pentru oricine vă va citi manualele.

(Există mai multe metode pentru a face o captura de ecran, dar cele mai rapide sunt: ​​în Windows, utilizați butonul PrtScn și apoi funcția de lipire pentru a vă arunca imaginea într-un program de editare a imaginii, unde puteți să o decupați și să o editați; pe un Mac, utilizați Apple + Shift + 4 și trageți ținta în jurul zonei pe care doriți să o filmați.)

Software de captare a ecranului. Editorul de imagini pe care îl utilizați poate include instrumente pentru marcarea capturilor de ecran dacă doriți să adăugați o săgeată îndreptată către ceva relevant sau să evidențiați o anumită parte a imaginii. Pentru 50 de dolari, programul de captare a ecranului Snagit și Snagit pentru Mac vor face aproape tot ce aveți nevoie.

Instrumente pentru diagrama Unele fluxuri de lucru și proceduri sunt cel mai bine exprimate prin mici diagrame. Software-ul de mapare a minții vă poate ajuta să desenați diagramele de fluxuri și altele, deși puteți găsi multe din aceleași instrumente de diagrama în Microsoft PowerPoint și o selecție mai limitată în Word sub fila Inserare.

Ce să faci și ce să nu faci

• Creați documente individuale pentru diferite procese și proceduri, în loc de un document masiv care explică întreaga ta lucrare.
• Fii minuțios, dar și concis.
• Cuprinde capturi de ecran.
• Durează câteva săptămâni pentru a completa documentele. Acordați-vă timp să reflectați asupra proceselor și reveniți la documente pentru a verifica dacă le-ați înregistrat cu exactitate.
• Nu puneți o ștampilă data în partea de sus a paginii care arată când fișierul a fost actualizat cel mai recent.
• Folosiți titluri de locuri de muncă în loc de numele persoanelor atunci când documentați fluxul de lucru.
• Păstrați copiile master într-o locație partajată, astfel încât alte persoane să le poată prelua cu ușurință.
• Păstrați o copie de rezervă locală a fișierelor pe desktop sau într-un sistem privat bazat pe cloud (sau ambele).
• Verificați și revizuiți documentele o dată pe an. Gândiți-vă la ele ca la documente vii care nu sunt niciodată „terminate”. Sunt în continuă evoluție.
• Spuneți-le șefului și colegilor dvs. că creați și mențineți aceste noi înregistrări, deoarece acestea ar putea avea și o contribuție valoroasă.
• Nu includeți pictograma pur și simplu pentru a crea pagini de jazz. Toată lumea o urăște.
• Nu înnebuni formatarea textului. Nu te complica. Utilizați tip bold pentru subpoziții. Utilizați gloanțe și liste numerotate, după caz, pentru a ajuta oamenii să vadă ușor informațiile relevante. Păstrați paragrafele foarte scurte.
• Nu folosiți numele persoanelor. Consultați persoanele după titlurile lor. Am spus deja asta? Da, am făcut-o, dar este foarte important, așa că o spun din nou.
• Nu vă protejați excesiv de documente. Le-ați creat pentru a ajuta organizația, nu pentru singurul dvs. beneficiu.
• Nu transmiteți documentele în PDF. Lasă-le într-un format care poate fi editat (vezi mai sus).