Organizați-vă: cum să reduceți e-mailurile nedorite

Vă amintiți de angajamentul lui Thierry Breton de a elimina e-mailul corporativ intern 100% din compania sa, Atos, până în 2014? În momentul în care și-a anunțat ambiția - era anul 2011 - mulți oameni din lumea tehnologiei și a afacerilor au batjocorit deopotrivă. I-au numit planul ridicol. Au spus că avem nevoie de e-mail. Ne bazăm pe asta. Este necesar!

Rapid înainte până astăzi, iar climatul sa schimbat deja. Aud din ce în ce mai mult de la lucrătorii de birou că e-mail-ul este interdicția existenței lor. Este la fel de pierdere de timp ca cuvântul „m”: întâlniri. Când mă întreb de ce este o astfel de povară, oamenii spun de obicei ceva de genul: „Primesc tone de e-mailuri care nu au nimic de-a face cu mine” sau „Jumătate din fire pe care nu sunt relevante deloc”. Chiar am început să aud același sentiment din partea câtorva persoane despre e-mailul personal: "Primesc nouă e-mailuri de urmărire de la membrii clubului meu de carte care confirmă data următoare clubului de carte! Bună ziua, oameni! Era în primul e-mail!"

Iată câteva strategii pentru a decupa efectiv sau a tăia efectiv la e-mailurile de trecere de care nu aveți nevoie. (Deși acest articol nu acoperă mesajele de email, am o mulțime de alte sfaturi despre cum să gestionați newslettere prin e-mail și oferte zilnice.)

1. Cereți să fiți eliminați din e-mailurile de grup, față în față

Cu cât ne bazăm mai mult pe e-mail, cu atât suntem mai potriviți să uităm că unele probleme sunt cel mai bine rezolvate cu o scurtă conversație. Acest sfat poate părea nebun și foarte scăzut, dar poate fi extrem de eficient. Dacă faceți parte dintr-un e-mail de grup obișnuit (de exemplu, un raport zilnic sau un check-in săptămânal al proiectului) și nu doriți să mai fiți, aveți o conversație cu persoana care gestionează sau inițiază acel e-mail, de preferință față în fata sau la telefon daca trebuie. "Bună", veți spune, "Știți că e-mailul zilnic despre așa ceva și așa? Trebuie să fiu pe el? Încă primesc mesaje, dar ele nu se raportează niciodată direct la mine sau la munca mea. ai putea să mă îndepărtezi?"

Cel mai rău lucru pe care l-ai putea face în această situație este să răspunzi tuturor cu un mesaj care scrie „dezabonare”. Este nepoliticos. Arată că nu ai niciun tact social sau netitquette. Și dovedește că nu știți cum să gestionați propriul dvs. e-mail.

Cu toate acestea, când ai o conversație față în față, devii din nou om. Ești o persoană plăcută, cu o cerere rezonabilă și simplă. În plus, dacă există un motiv pentru care sunteți menit să primiți mesajele, persoana va explica de ce ați fost inclus până în prezent.

2. Pârghii de rețele sociale, instrumente de gestionare a proiectelor și IM

După părerea mea, rețelele de socializare (inclusiv rețelele de afaceri, precum Yammer și Podio) gestionează mesaje opt-in mult mai bine decât o face email-ul. Luați cazul prietenului meu care a fost plâns despre clubul ei de carte. Dacă organizatorul ar fi stabilit următoarea invitație la întâlnirea clubului de carte pe Facebook, mai degrabă decât prin e-mail, obținerea informațiilor s-ar fi simțit mai puțin obligatorie pentru membri. Evenimentele Facebook sunt opționale. Puteți ajunge la ele și să digerați informațiile atunci când doriți. Când aceeași invitație la eveniment ajunge prin e-mail, citirea ei se simte imediat obligatorie.

În organizațiile de afaceri, instrumentele alternative de comunicare pot contribui, de asemenea, la reducerea enormă a e-mailurilor nedorite. Aici, la PCMag, avem tendința de a folosi un program de mesagerie instantaneu când avem ceva de comunicat rapid și dorim un răspuns la fel de rapid. Folosim Yammer pentru a gestiona unele sarcini care operează pe o bază „oricine poate răspunde, vă rugăm să faceți”. Folosim platforma de management de proiect Basecamp pentru a găzdui discuții despre proiecte de artă și proiectare în curs într-un singur loc.

Așadar, utilizați toate instrumentele diferite la dispoziția dvs. și, dacă sunteți într-o poziție de conducere, încurajați-i și pe alții. Advocating pentru o soluție multi-instrument va ajuta la reducerea e-mailurilor necesare.

3. Utilizați sortarea automată sau filtrele

Cea mai obișnuită soluție pentru gestionarea e-mailurilor nedorite este să configurați reguli de sortare automate sau filtre cum sunt numite uneori, care introduc mesajele nedorite într-un loc desemnat (de obicei un folder, dar uneori coșul de gunoi) înainte de a atinge chiar și inbox-ul dvs.. Toate programele de e-mail majore au această caracteristică.

Găsiți e-mailul pe care nu-l mai doriți, identificați ceva concret și fixat despre acesta (de exemplu, întotdeauna același cuvânt cheie în linia de subiect, expeditor etc.) și configurați o regulă care sortează toate aceste mesaje într-o etichetă nouă și adecvată folder pentru tine.

O altă opțiune din Microsoft Outlook este aceea că vă puteți „dezabona” cu grație și fără notificare dintr-un thread, pur și simplu „mutând” o conversație (consultați sfaturile mele pentru Outlook pentru cum să o faceți), deși asta vă lasă blocat dacă cineva reutilizează același subiect linie la o dată ulterioară, deoarece este ținta pentru efectuarea operațiunii. (Cu alte cuvinte, atunci când tastați un thread, Outlook trece automat în folderul „Elemente șterse”, orice mesaj care conține aceeași linie de subiect a e-mail-ului care a fost ofensat.)

Eu personal nu folosesc foarte mult sortarea automată, deoarece se bazează pe un nou comportament: verificarea directă a dosarelor desemnate. În trecut, ori de câte ori am configurat sortarea, am uitat imediat că am făcut acest lucru și, câteva zile mai târziu, am observat o grămadă de e-mailuri care ar fi putut include ceva important împins spre marginea drumului. Aș prefera să șterg mesajele nedorite pe măsură ce le primesc. Dacă alegeți această rută, trebuie să fiți diligenți în privința procesării acestor e-mailuri sortate în mod regulat.

4. Spune-le oamenilor să nu scrie înapoi „Mulțumesc”

Prima dată când am auzit un coleg la o fostă muncă, spun cu voce tare altui coleg: „Te-ar deranja să nu răspund cu„ mulțumesc ”unui mesaj când tot ce face este să confirmi că știi că am făcut lucrul pe care trebuia să-l fac? Mă va ajuta să mențin timpul de e-mail ” , mi-a suflat mintea! Poti spune asta? Sigur, s-ar putea să plecați la fel de prost, dar dezavantajul este că nu veți primi o tonă de mesaje de e-mail cu adevărat inutile.

Ați putea, de asemenea, să-l reformulați pentru a fi extrem de pasiv-agresiv - "Chiar nu voi fi jignit dacă îmi mulțumiți mai rar prin e-mail. Știu deja că apreciați munca mea" - dar nu o recomand!

Resurse aditionale

Alte instrumente care vă ajută să rămâneți la curent cu e-mail-urile includ Sanebox (care setează automat o sortare automatizată) sau aplicația Mailbox pentru iOS (foarte util pentru a vă menține la curent cu e-mailul în timp ce sunteți în afara biroului), dar acestea sunt mai generale. trimitere prin e-mail decât reducerea mesajelor nedorite.