Muncitori la birou: o armată de asistenți virtuali

Este plăcut să obții recunoașterea Săptămânii Naționale a Întreprinderilor Mici în această săptămână, dar mulți muncitori din casă trăiesc viața afacerilor mici șapte zile în fiecare săptămână. Am fost însă intrigat să găsesc o companie care să-i cupleze pe acești lucrători cu companii care merg de la domiciliu la întreprindere. Este o ținută bazată pe metrou Atlanta, numită eaHELP, care se potrivește lucrătorilor de birouri de acasă cu companii din zeci de industrii. Au clienți de afaceri, de la retaileri și agenții de marketing digital până la nonprofit și universități.

Am vorbit cu președintele companiei, Tricia Sciortino, despre modul în care eaHELP își dă asistența virtuală și își potrivește seturile de abilități cu întreprinderile. De asemenea, am vorbit despre instrumentele, strategiile și tipul de cultură de birou de acasă de care aveți nevoie pentru a asigura o relație de muncă sănătoasă și o productivitate la distanță între asistentul virtual și angajator. Sciortino a fost primul asistent virtual angajat vreodată de eaHELP și știe de prima manieră cum să gestioneze echilibrul muncă-viață al unui lucrător de birou de acasă.

PCMag: Spune-mi puțin despre eaHELP.

Tricia Sciortino: Oferim ceea ce numim soluții de asistent virtual (VA) pentru lideri foarte ocupați. Suntem ceea ce aș considera o firmă de personal VA. Ajutăm toate tipurile de lideri în diferite genuri - de la solopreneur și antreprenor la directori corporativi de afaceri mici - cu soluții VA care pot varia de la un increment foarte mic de cinci ore pe săptămână până aproape de normă întreagă. Suntem bucuroși să oferim ajutor care să permită liderului să iasă cu adevărat din părțile administrative ale afacerii și să ne facem griji pentru a fi concentrat pe afacere, pentru a face cu clienții sau pentru a crea un plan de afaceri. Îi scoate din griji pentru detalii.

PCMag: Aceasta este Săptămâna Națională a Întreprinderilor Mici. De ce o firmă mică ar avea nevoie de un asistent virtual?

Sciortino: Aș spune că majoritatea clienților noștri sunt întreprinderi mici. În mod obișnuit, considerăm că, ca o companie mică, este posibil să nu mai aveți nevoie să angajați pe cineva pe site pentru timp complet; este posibil să aveți nevoie doar de cinci sau 10 ore pe săptămână. Spune că este 10 ore. În fiecare dimineață ar fi intrat de la 9:00 la 11:00 și apoi au plecat. Dar cu un VA, acele ore sunt flexibile. Puteți utiliza 30 de minute la 9:00 și apoi 15 minute la prânz. Puteți să vă răspândiți timpul în timpul zilei și săptămânii și să folosiți orele part-time în ceea ce se simte ca un mod foarte complet, la timp.

PCMag: Cum aș deveni un VA și aș lucra pentru eaHELP?

Sciortino: Avem pe pagina noastră de carieră o cerere pe care o solicităm candidaților noștri să depună și care va începe procesul de implicare a unui solicitant cu echipa noastră de achiziție. Îi luăm pe toți solicitanții printr-un proces destul de profund de verificare a abilităților și abilităților. Îi împărțim în două categorii: abilități soft și abilități dure. Și căutăm ceea ce considerăm multă profunzime în banca noastră, pentru că suntem foarte intenționat cu privire la faptul că clienții noștri sunt potriviți în mod specific mai mult decât setul de abilități sau nevoia sarcinii.

Desigur, evaluăm abilitățile tehnice ale solicitanților: pe ce PC lucrează, la ce programe au acces și abilități, dar căutăm și abilități soft. A fi un bun comunicator este mai important decât dacă ai Microsoft Office. Ne dorim oameni care sunt foarte responsivi, un bun comunicator scris profesional - cineva care este extrem de angajator, proactiv și suficient de plin de resurse pentru a putea găsi răspunsurile dacă clientul lor le cere ceva ce nu au mai făcut până acum. În plus, verificăm și validăm abilitățile dure pe care ei spun că le au, cu unele sarcini comune ale VA, cum ar fi gestionarea calendarului, gestionarea e-mailului și rezervarea unei călătorii.

PCMag: Ce are nevoie de un lucrător de birou la domiciliu pentru a avea succes?

Sciortino: Primul lucru este întotdeauna un spațiu de lucru dedicat. S-ar putea să nu aveți o cameră suplimentară în biroul dvs., dar aveți nevoie de o zonă specifică pe care o numiți la birou, chiar dacă este colțul camerei de zi sau a unui dormitor de rezervă sau orice altceva. puteți spune: "Sunt la serviciu; merg în spațiul meu de birou." Realizăm un interviu pentru asta și ne asigurăm că asistenții noștri virtuali au un spațiu dedicat și că lucrează în ceea ce numim o „zonă fără distracții”. Dacă încercați să lucrați la masa din bucătărie și aveți o familie sau copii (sau animale de companie) care trec prin ea, nu va funcționa.

Al doilea lucru pe care l-aș spune este acela de a stabili granițe în programul dvs. de lucru. Este foarte ușor să lucrezi mereu atunci când lucrezi de acasă, deoarece nu ai opțiunea să părăsești biroul; munca rămâne la birou. Și acum, ai terminat ziua, este foarte ușor să verifici e-mailul încă o dată în timp ce gătești cina. Trebuie să stabiliți un timp de pornire și un timp de oprire cât mai bine, de parcă lucrați într-un birou. Cel mai bine este să-ți spui limitele personale: „Am să fiu până la ora 6:00 în fiecare zi”, pentru a evita arderea sau a simți că lucrezi constant. Am avut-o pe fiica mea să-mi spună: "Mamă, lucrezi tot timpul?" și m-am gândit: „Ouch, are dreptate”. Îl lăsam să sângereze.

Un alt lucru pe care l-am putea adăuga ar fi programarea timpului în afara casei tale. Poate fi o intalnire cu vecinul sau poate lucra la Starbucks cateva ore pe saptamana. Vei deveni un pic înnebunit și vei simți ca și cum ai fi înrădăcinat dacă… ești înlănțuit la birou toată ziua.

Partea finală este să fiți intenționat în legătură cu tehnologia și instrumentele dvs. care vă ajută să lucrați de la distanță, indiferent dacă aveți o mașină care vă poate gestiona volumul de muncă: un computer excelent, un software excelent, o mașină curată, o mașină mai nouă. Dar pot fi și lucruri precum utilizarea unui program care vă poate ajuta să împărtășiți cu persoane precum Basecamp sau Slack. A avea o tehnologie bună și a fi cu adevărat confortabil folosind un computer și a noilor tehnologii adaugă într-adevăr beneficiul de a fi un lucrător la distanță.

PCMag: Ce are nevoie de un manager pentru ca succesul unui birou de acasă să aibă succes? Tocmai am obținut un program care „favorizează încrederea între angajatori și angajați”. Este nevoie de o captură de ecran la fiecare trei minute. Nu sună prea încrezător.

Sciortino: Ne dăm seama că uneori este greu pentru cineva să lucreze cu cineva de la distanță, dacă nu sunt obișnuiți cu asta; este nevoie de timp pentru a construi această încredere în care persoana din cealaltă parte face munca pe care i-ai cerut să o facă. Cu toate acestea, există lucruri pe care le recomandăm clienților și VA-urilor noastre folosind instrumente de comunicare pentru a-i ajuta pe parcurs. Vă recomandăm să aveți cel puțin o ședință video o dată pe săptămână pentru a zguduie ce trebuie făcut săptămâna aceasta și ce a mai rămas din săptămâna trecută puteți vedea față în față, puteți citi limbajul corpului. Acesta este doar ceva în care credem cu adevărat; dacă veți lucra de la distanță, aveți nevoie de o cameră web.

De asemenea, avem o mulțime de instrumente pe care le recomandăm pentru a ajuta oamenii să rămână strâns conectați. Există diferite aplicații unde puteți partaja spații de lucru, cum ar fi Basecamp, Asana, Evernote și Wunderlist, unde puteți vedea munca pe care oamenii o desfășoară pe parcursul zilei (și adăugând o notă sau completează o sarcină). Este foarte ușor să spui „Hei, hai să vedem unde ne aflăm cu acest proiect”.

Și apoi vă recomandăm lucruri precum aplicațiile pentru telefonul dvs., fiind texting cu adevărat confortabil sau utilizând aplicații precum Voxer sau HeyTell (unde este ca un walkie-talkie rapid să trimiteți o notă vocală).

Sincer, încercăm să nu ajungem prea complex în ceea ce privește cultura și încurajarea echipei. Folosim lucruri precum Facebook și avem grupuri private pentru echipa noastră unde rămânem conectați. Sunt ceea ce numim răcitorul nostru virtual de apă, punând întrebarea unică: "Hei, băieți, vreun sfat, are cineva experiență?" Echipa se profită reciproc pentru ajutor.

De asemenea, postăm recapitulări săptămânale de vânzări: "Hei, echipă, aici este locul unde ne îndreptăm. Hei, kudos grozav și strigăte." Biroul nostru virtual este acel grup privat de Facebook și a fost unul dintre cele mai mari succese pentru construirea de echipe pentru noi.