Recenzie și evaluare SmartSheet

Fiecare afacere de succes folosește deja foi de calcul și probabil pentru mult mai mult decât doar bugetare. Smartsheet transformă acele rânduri și coloane familiare de celule într-o aplicație de management de proiect. Rezultatul este un hibrid unic care poate gestiona totul, de la bugetare și raportare la gestionarea resurselor și urmărirea sarcinilor. Această aplicație bazată pe cloud face cu siguranță foile de calcul mai inteligente și, pentru anumite tipuri de muncă, ar putea fi de preferat o platformă mai tradițională de gestionare a proiectelor. Dacă încercați și este adevărat este mai mult ceea ce ați avut în minte, totuși, consultați câștigătorii noștri mai tradiționali ai Selecției Editorilor în managementul de proiect, Proiecte Zoho și Proiecte de lucru în echipă.

Prețuri și planuri

Smartsheet oferă patru niveluri de servicii, precum și o probă gratuită de 30 de zile. Cu toate acestea, nu are un nivel gratuit de servicii. Există două tipuri de plan pe care vă puteți înscrie direct de pe site-ul web: Standard Individual (19 dolari per persoană pe lună sau 168 dolari per persoană, atunci când este plătit anual) și Standard Business (32 USD pe persoană pe lună sau 300 USD pe persoană anual). Există o opțiune numită Smartsheet Team, dar a fost întreruptă.

Dincolo de asta, Smartsheet are un plan Enterprise și Enterprise Premier. Ambele niveluri de servicii sunt proiectate pentru organizații mari care au nevoie de controluri extinse de administrator și securitate. Contactați compania pentru o ofertă de preț pentru oricare dintre opțiunile întreprinderii.

Pentru a obține proba gratuită, aveți nevoie de o adresă de e-mail de afaceri - adică una care nu este un cont de e-mail gratuit evident. Cu toate acestea, nu aveți nevoie de card de credit. Procesul gratuit are și unele limitări. De exemplu, puteți avea doar 50 de coli simultan. Cu toate acestea, puteți partaja foile cu un număr nelimitat de colaboratori și puteți adăuga colegi pentru a încerca unele dintre caracteristicile planului de afaceri. Fiecare persoană primește și 5 GB spațiu. Vă puteți juca cu formularele Smartsheet (acestea sunt formulare web și alte tipuri de formulare de colectare a datelor), dar nu le puteți publica în timp ce utilizați proba gratuită.

Diferența dintre contul Standard Individual și Standard Business se reduce la limitările unor funcții și funcții de administrare a utilizatorilor. Conturile individuale pot avea 10 colaboratori pe articol, 10 foi în total, cinci rapoarte și un tablou de bord. Acest nivel este dotat cu 50 GB spațiu de stocare per utilizator licențiat. Conturile de afaceri primesc colaboratori, rapoarte și tablouri de bord nelimitate și pot avea 100 de coli per utilizator licențiat. Conturile de afaceri obțin, de asemenea, 100 GB spațiu de stocare per utilizator licențiat; controale pentru gestionarea utilizatorilor, grupurilor și resurselor; și acces la jurnalele de activitate.

Comparații de prețuri

Cum se compară prețul și valoarea Smartsheet cu alte aplicații? Depinde cu adevărat de modul în care utilizați serviciul. De exemplu, dacă îl utilizați pentru managementul de proiect, prețul este comparabil cu aplicațiile de gamă medie din acea categorie, care rulează în jur de 30 USD până la 45 dolari pe persoană pe lună. Cele mai competitive preț de aplicații de gestionare a proiectelor costă oriunde de la mai puțin de 5 USD până la 12 USD de persoană pe lună.

Dacă utilizați Smartsheet mai mult din baza de date și unghiurile foii de calcul, atunci îl puteți compara cu Airtable. Aventabilul costă mai puțin, începând de la 12 USD de persoană pe lună și până la 24 de dolari de persoană pe lună. Această aplicație are, de asemenea, un nivel gratuit de servicii, astfel încât să îl puteți încerca atât timp cât aveți nevoie.

Noțiuni introductive cu Smartsheet

Se pot face multe cu Smartsheet, dacă sunteți dispus să lucrați în anumite lucrări. Aproape orice puteți face într-un program de foi de calcul, puteți face în Smartsheet. Nu tot ceea ce privește aplicația este extrem de intuitiv și, totuși, ar trebui să plănuiești să investești puțin timp în vizionarea tutoriale video și în învățarea aspectelor și ieșirilor din program.

Când începeți cu Smartsheet, care rulează în cloud (printr-o aplicație web) și pe iOS și Android, creați o foaie necompletată sau alegeți un șablon. Șabloanele sunt aranjate pe categorii, care includ resurse umane, marketing, IT, proiecte, vânzări și alte domenii. Pentru a vă face o idee a gamei, puteți găsi șabloane pentru cele mai generale utilizări, cum ar fi formularul de feedback al clienților și calendarul anual pe zi, precum și utilizări mai direcționate, cum ar fi întreținerea proprietății de închiriere, raportul de cheltuieli, conducta de vânzări de către Rep. și Planul de evenimente și bugetul. Apoi există șabloane pentru managementul de proiect, în special:

• Proiect Agil cu Gantt
• Urmărirea problemelor cu formularul
• Planul de lansare a proiectului
• Proiect cu Gantt și Budget Variance
• Proiect cu Hard Deadline și Gantt
• Consiliul de planificare Sprint

Indiferent de modul în care vă aruncați în aplicație, suprapunerile apar pe ecran pentru a explica toate caracteristicile importante. Un tip de instrument și un link către documentație și videoclipuri de formare sunt întotdeauna la îndemână, de care veți avea nevoie la un moment dat. Chiar dacă sunteți un expert Excel, este posibil ca Smartsheet-ul să ajungă să vă împiedice uneori. Nu toate formulele sunt identice pentru cele două aplicații.

Smartsheet păstrează o interfață ordonată. Foaia de calcul ocupă mijlocul ecranului. O bara de instrumente asemănătoare Microsoft în partea de sus are butoane de formatare, plus opțiuni pentru schimbarea vizualizării. Când o diagramă Gantt este inclusă cu foaia dvs., puteți alege să o vizualizați; ea apare în dreapta celulelor. Glisoarele vă permit să schimbați lățimea ferestrelor pentru a vă personaliza mai bine vederea.

Un panou lateral stângaș vă permite să vedeți toate foile pe care le-ați creat sau pe care le-au împărtășit oamenii. O folosiți pentru a vă deplasa rapid printre foile dvs.

În partea dreaptă a interfeței se află mai multe pictograme care vă permit să vedeți conversațiile care au avut loc pe această foaie, atașamente și comentarii legate de solicitările de dovedire. În funcție de nivelul de acces și de tipul contului dvs., puteți vedea, de asemenea, solicitări de actualizare, un jurnal de activități, un buton de publicare care face ca foaia să fie vizibilă pe o adresă URL publică și un rezumat al foii.

Caracteristici și utilizare

Smartsheet face ca datele din foi de calcul să fie mai dinamice pentru guruii non-Excel dintre noi. Fiecare rând sau coloană poate fi fie un meniu derulant cu valori personalizate, o listă de contacte, o dată, o casetă de selectare, un simbol și așa mai departe. Pentru a crea o listă de activități, de exemplu, puteți pune casetele de selectare pe o coloană și să o denumiți Completată, apoi să puneți o coloană numită Task Name lângă ea. S-ar putea să adăugați chiar și a treia coloană care conține Lista dvs. de contacte, astfel încât să puteți adăuga un destinatar. Smartsheet vă permite să atribuiți mai multe persoane unei sarcini. În coloana Listă de contacte, trebuie să alegeți să permiteți mai multe contacte pe celulă.

Dacă te gândești să folosești Smartsheet doar pentru urmărirea simplă a sarcinilor, o poți compara și cu alte aplicații de gestionare a lucrărilor, cum ar fi Airtable și Trello. Trello, în special, câștigă laude mari pentru faptul că este atât de ușor de utilizat. Poate face doar o fracțiune din ceea ce Smartsheet poate, dar dacă tot ce doriți de la aplicație este un mod de a gestiona în colaborare și de a urmări sarcinile, Trello ar putea fi mai potrivită.

Spre deosebire de Trello, cu toate acestea, puteți adăuga ierarhii la lista de sarcini din Smartsheet. Cu un clic, puteți induma rândurile sub rândurile părinte. Puteți trage cu ușurință celulele și rândurile în rândurile părinților sau în afara acestuia, sau puteți apuca rândul părinte pentru a-l muta și toate rândurile copilului.

Vrei să vezi foaia de calcul într-un mod diferit? Adăugați o coloană pentru datele de început și de încheiere și puteți genera o diagramă Gantt pentru foaie. Adăugați alte câteva coloane și reglați unele setări, iar sarcinile pot fi legate între ele pe graficul Gantt pentru a reflecta când se termină și începe altul. Din păcate, graficul Gantt împărtășește în mod elegant ecranul cu foaia de calcul.

Smartsheet excelează la adăugarea tipului de instrumente pe care doriți foile de calcul standard oferite într-un mod mai ușor de utilizat. De exemplu, instrumentul său de formatare condiționată vă permite să definiți parametrii în stilul de completare a semifabricatului. Este nevoie de doar câteva clicuri pentru a configura o foaie care evidențiază automat orice rând care are valori pe care doriți să le subliniați. Același lucru este valabil și pentru sistemul său generator de rapoarte, care șterge noi foi pe baza criteriilor dvs. specificate.

Deoarece Smartsheet are toate instrumentele unei aplicații de calcul și a unui manager de proiect, puteți crea documente hibride puternice. De exemplu, ați putea crea o fișă bugetară care folosește formule pentru calcularea cheltuielilor pentru fiecare proiect dintr-o companie și, de asemenea, ați putea atribui cine este responsabil pentru fiecare proiect, cât de departe a progresat proiectul respectiv și calendarul pentru începutul fiecărui proiect. si sfarsit.

Desigur, puteți face mult mai multe cu Smartsheet. De exemplu, puteți conecta celulele de pe o foaie la celulele de pe o foaie complet diferită, permițând curgerea datelor între proiecte. Puteți crea formulare web pentru a aduna date care sunt adăugate automat în foaia corespunzătoare. Cu unele versiuni fine, puteți adăuga bare de progres în diagramele Gantt. Cu o ajustare și mai fină, puteți vedea și gestiona cât de multă muncă este atribuită fiecărei persoane din compania dvs. și puteți echilibra sarcina în consecință. Serviciul poate importa, de asemenea, foile de calcul vechi, permițându-vă să îți dezvoltați sistemul organizatoric existent.

Luând Smartsheet mai departe

Smartsheet are câteva caracteristici înguste care merită învățate. În special, fluxurile de lucru merită explorate. Fluxurile de lucru este o caracteristică care vă permite să vă creați propria automatizare în cadrul aplicației. Setați unii parametri și atunci când sunt îndeplinite condițiile, o altă acțiune are loc automat. De exemplu, puteți crea următorul flux de lucru: după 1 ianuarie, când orice articol este marcat "complet", notificați Mary Manager cu un mesaj care îi amintește să examineze lucrul cu clientul.

Interfața Workflows este ușor de utilizat, deși nu arată extrem de impresionant, cu un design destul de rudimentar.

Într-o recenzie anterioară a Smartsheet, am observat că nu este un sistem ideal pentru urmărirea timpului, raportare și alte câteva activități comune de afaceri. Cu siguranță, este posibil să puteți găsi și personaliza un șablon care funcționează pentru nevoile dvs. specifice sau puteți construi un sistem dacă sunteți suficient de adepți cu foile de calcul. În prezent, în aplicație nu există nimic pentru urmărirea timpului. Când am întrebat un reprezentant al companiei despre această problemă, ei au menționat că Smartshee a achiziționat recent 10000ft, o aplicație de afaceri pentru planificarea resurselor, planificarea proiectelor și urmărirea timpului. În timp, așteptați-vă să vedeți mai multă sinergie între cele două aplicații.

Altceva a fost remarcat într-o recenzie anterioară care a fost modificată este modul în care Smartsheet salvează datele. Pe vremuri, nu a existat deloc o salvare automată. A trebuit să apăsați manual pe un buton de salvare, lucru extrem de neobișnuit pentru o aplicație bazată pe cloud. Acum, însă, există opțiuni pentru economisirea automată la intervale de timp. În Setările dvs. personale, asigurați-vă că selectați cele două opțiuni: Salvare automată după 1 minut de inactivitate și Salvare automată a modificărilor mele când las o foaie, un raport sau un tablou de bord. Aceste setări sunt mai bune, dar încă nu sunt ideale. Am dori să vedem că Smartsheet-ul are economisire automată în mod implicit pentru fiecare activitate.

Integrare și aplicații mobile

În afara cutiei, Smartsheet funcționează cu un număr bun de alte aplicații și servicii, cum ar fi Box, Dropbox și Google Drive. Există, de asemenea, un magazin extensiv de aplicații pentru a adăuga mai multe funcționalități. Dacă nu găsiți ceea ce aveți nevoie, puteți utiliza Zapier pentru a conecta Smartsheet la alte aplicații sau pentru a lucra cu API-ul Smartsheet.

Pe partea de mobil, Smartsheet are aplicații pentru iOS și Android. Aplicația mobilă este bine optimizată, în sensul că nu este la fel de copleșitoare și amețitoare pe cât ți-ai putea imagina pentru o aplicație de tip foaie de calcul. Funcționează cel mai bine pentru lucruri precum preluarea discuțiilor sau a dosarelor de probe.

Cel mai bun și cel mai rău dintre ambele lumi

Smartsheet este un instrument puternic de gestionare a proiectelor, atât în ​​mod bun, cât și în rău. Pentru mulți manageri de proiect, foile de calcul vin cu familiaritate și flexibilitate. Se ocupă de datele brute și le puteți construi pentru a face tot ce doriți. Totuși, dacă nu sunteți deja în viteză, învățați să le folosiți poate fi dureros. Mai mult decât atât, cantitatea de personalizare de care au nevoie uneori poate necesita abilități care nu prea sunt timide ale programării actuale a calculatorului.

Bunul: Smartsheet-ul este puternic și flexibil, cu o secțiune enormă de documentare de ajutor și videoclipuri tutorial. Rău: sfârșești nevoit să stăpânești atât software-ul de gestionare a proiectelor, cât și software-ul cu foi de calcul.

Dacă managementul de proiect prin intermediul foilor de calcul vă sună aleea, nu veți găsi nimic mai bun decât Smartsheet. Dacă sunteți o companie mică care trebuie să se prăbușească rapid cu managementul de proiect fără un maestru Excel de partea dvs., rămâneți la ceva care este mai ușor de utilizat. Opțiunile dvs. de top ar trebui să fie alegerile editorilor noștri Proiecte Zoho, care este excelent pentru întreprinderile mici cu buget, Proiecte de lucru în echipă, care este remarcabil pentru ușurința sa de utilizare, și LiquidPlanner, care este cel mai bine pentru organizațiile foarte mari cu nevoi complexe.