Organizați-vă: 10 sfaturi pentru gestionarea notelor dvs. digitale

Fanii Seinfeld își vor aminti o scenă glorioasă din spectacol când Jerry și Elaine vor apărea la o agenție de închirieri auto. Jerry cere să ridice o mașină mijlocie pe care și-a rezervat-o. Agentul de la ghișeu răspunde că nu au niciun fel de modele mijlocii rămase pentru că au rămas. „Vezi”, spune Jerry, „știi să iei rezervarea. Doar nu știi cum să ții rezervarea.” Cred că la fel și în privința notelor digitale. Este foarte ușor să iei notițe, dar mult mai greu să le folosești .

Pentru a utiliza efectiv notele pe care le luați, trebuie să le organizați și să știți cum să le găsiți. Aceste sfaturi pentru a începe cu o aplicație de luare de note și de organizare a notelor dvs. vă vor ajuta.

1. Alegeți o aplicație excelentă

Aplicația de luare de note pe care o alegeți influențează puternic dacă și cum vă veți vedea din nou notele. Aplicația de bază de luare a notelor care a fost preinstalată pe telefon sau tabletă probabil nu este foarte bună. Sigur, l-ați folosit anterior și funcționează bine, dar poate nu știți ce caracteristici vă lipsesc, care separă aplicațiile doar satisfăcătoare de cele excelente.

Trei funcții care fac ca aplicațiile de luat note să fie cu adevărat utile sunt:

• dosare,
• etichete și
• recunoașterea optică a caracterelor (OCR).

Voi intra în mai multe detalii despre fiecare punct într-o clipă.

Cele trei aplicații pe care le recomand cel mai mult, pe baza testării personale a multor aplicații de luare a notelor de-a lungul anilor, sunt:

• Microsoft OneNote, dacă doriți o aplicație gratuită de luare de note,
• Evernote, dacă nu te deranjează să plătești pentru un abonament Premium și
• Încercați să luați colaborare.

2. Creați o Inbox

Când notează rapid o notă, ai nevoie de un loc unde să îl salvezi acolo unde nu se va pierde. Creați un folder Inbox în aplicația dvs. de luare a notelor și setați-l ca locație de stocare implicită.

Accesați periodic Inbox pentru a adăuga mai multe informații despre notele dvs. și sortați-le. Vei vedea cum să faci asta în următoarele câteva sfaturi. Nu trebuie să curățați Inbox după o programare stabilită, dar încercați să o faceți atunci când aplicația de luare a notelor este deschisă pe un ecran cu dimensiuni complete (consultați numărul 10, mai jos). Îți ușurează să vezi ce faci și să vezi toate opțiunile pe care le ai.

Nu trebuie să filmați pentru Inbox Zero într-o aplicație care ia notițe. Un Inbox este un loc minunat pentru a stoca notele pe care le revizuiți frecvent. De exemplu, păstrez o notă cu numele și parolele tuturor rețelei Wi-Fi ale prietenilor mei, așa că dacă aduc un dispozitiv nou în casa lor sau șterg parola de salvare, pot să mă alătur din nou rețelei fără să le deranjeze pentru detalii. Această notă are o casă permanentă în căsuța de e-mail.

3. Sortează notele în dosare sau caiete

Folderele, pe care unele aplicații le numesc și Notebook-uri, vă ajută să vă organizați notele manual. Acestea devin utile mai târziu când doriți să explorați note pe un anumit subiect, cum ar fi toate notele care sunt rețete.

Dosarele pe care le creați și modul în care le numiți depinde de ce tipuri de note luați și de modul în care le utilizați. Dacă nu sunteți sigur, începeți cu dosare pentru Inbox, Citire, Gospodărie, Personal și Muncă. Puteți să le schimbați și să creați mai multe odată ce înțelegeți modul în care le utilizați.

4. Efectuați comenzi rapide pentru dosarele dvs. favorite

Orice aplicație de luare a notelor bine folosită are foldere care văd mai multă acțiune decât altele. Faceți acele foldere ușor accesibile prin crearea de comenzi rapide sau marcarea lor ca favorite. Acestea sunt folderele în care vă uitați frecvent la notele pe care le-ați făcut și să adăugați altele noi.

Probabil aveți și alte dosare care conțin doar note până la un moment neașteptat când aveți nevoie de ele. Nu trebuie să fie față și centru.

5. Folosiți etichete

Etichetele vă ajută să găsiți note existente. Acestea pot restrânge ceea ce vedeți într-un anumit folder sau vă pot arăta toate notele etichetate cu o temă comună în mai multe foldere. De asemenea, vă ajută să găsiți note care se referă la o anumită temă, chiar dacă cuvântul tematic nu apare în notă. Permiteți-mi să dau câteva exemple.

Exemplul 1: Spuneți că aveți un folder numit Rețete și plănuiți o petrecere pentru unii vegetarieni. Puteți extrage toate notele din acel folder care este etichetat vegetarian pentru idei despre ce să faceți.

Exemplu 2: Poate că ești un scriitor care scrie pentru diferite publicații. S-ar putea să faceți note despre articole și să le organizați în dosare în funcție de locul în care sunt publicate. Totuși, pot fi momente când doriți să explorați toate notele pe care le aveți pe o anumită temă, indiferent de cine a publicat piesa. Dacă ți-ai etichetat notele cu această temă, poți căuta eticheta și le poți vedea pe toate, indiferent în ce folder se află.

Exemplu 3: transmiteți un e-mail aferent unui proiect la care lucrați în aplicația dvs. de luare a notițelor. Mesajul nu spune niciodată numele proiectului sau despre ce este vorba. Așa comunică oamenii când stau în ceva. În acest caz, puteți adăuga etichete pentru a defini nota (numele proiectului, clientul, descrierea lucrării), astfel încât să puteți găsi nota atunci când aveți nevoie de ea.

6. Etichete Cull

Există un astfel de lucru ca având prea multe etichete. Cu cât adăugați mai multe etichete, cu atât este mai lent. Deci, din când în când, culegeți-vă etichetele. Iată cum se face.

Trageți o listă cu toate etichetele utilizate. Adesea, puteți vedea numărul de note de lângă etichetă. În primul rând, căutați duplicatele apropiate. Dacă aveți etichete atât pentru „aplicație”, cât și pentru „aplicații”, scăpați de cele care au mai puține note. Deschideți notele afectate și adăugați eticheta pe care o veți păstra. Ștergeți cealaltă etichetă.

În plus, dacă aveți etichete cu două sau mai puține note, luați în considerare să scăpați de ele. Probabil că nu te fac bine.

7. Creați o comandă rapidă pe telefonul dvs.

Efectuați o comandă rapidă pe telefon pentru a începe o notă nouă în aplicația dvs. de luare a notelor, astfel încât captarea ideilor și informațiilor să fie întotdeauna la îndemână. Pe dispozitivele iOS, puteți face o comandă rapidă Siri, iar pe Android căutați o opțiune New Note Widget în aplicație.

8. Dictate

Când îți vine ceva în minte, vrei să scrii, dar te grăbești serios sau îți plimbă câinele și cu greu reușești să ții atât lesa cât și telefonul în același timp, dictează.

Majoritatea smartphone-urilor au o funcție de vorbire la text. Foloseste-l! Începeți o notă nouă, apăsați pictograma microfonului de pe tastatură și vorbiți orice doriți să scrieți. În mod alternativ, puteți înregistra o notă vocală și o puteți transcrie mai târziu. Dacă intrați în obișnuință și ajungeți să dictați frecvent pasaje lungi, poate doriți să utilizați un serviciu de transcriere pentru a vă economisi ceva timp. Există multe opțiuni gratuite gratuite și plătite disponibile, deși opțiunile plătite tind să fie considerabil mai precise.

9. Atașați imagini și PDF-uri, utilizați OCR

Dacă aplicația dvs. are OCR, poate căuta în textul găsit în imagini, PDF-uri și în alte fișiere pe care le încărcați. Nu fi timid să adaugi fișiere la notele tale atunci când ai nevoie de ele. Aceasta include fotografii cu semne informaționale, note scrise de mână, pagini de cărți și altele.

Puteți vedea cum este util printr-un exemplu. Să presupunem că atașați un PDF al unei chitanțe pentru o masă pe care trebuie să o revendicați pe un raport de cheltuieli. Ai uitat să o etichetezi „chitanță” și nu știi unde se află. Dacă vă amintiți numele restaurantului, puteți să îl introduceți în bara de căutare, iar OCR îl va urmări.

Acordați atenție limitelor pe care aplicația dvs. de luare a notelor sau tipul de cont le pune în utilizarea și stocarea OCR. De exemplu, versiunea gratuită a Evernote rulează OCR pe imagini, dar nu și PDF-uri și documente Office. Ai nevoie de un cont Premium sau Business pentru asta. Dacă aplicația dvs. nu are scanare încorporată, puteți lua în considerare asocierea cu o aplicație de scanare mobilă.

10. Organizați-vă pe un ecran mare

În mod ideal, aplicația dvs. de luare a notelor va avea o aplicație desktop și o aplicație web. Utilizați una dintre ele (în general, aplicațiile pentru desktop sunt mai bune în acest scop) atunci când sortați în căsuța de e-mail și vă organizați notele. Dacă aveți un ecran mare, vă ajută să vedeți mai multe aplicații și, prin urmare, mai multe structuri, etichete și alte informații pe care le adăugați la note pentru a le menține organizate. Dacă puteți vedea toate opțiunile dvs., este mai probabil să le alegeți pe cele potrivite.

Luați nota, țineți nota, revizitați nota

Atunci când vă organizați experiența de luare a notelor, vă îmbunătățiți șansele de a nu lua doar note mai relevante, dar și de a le memora într-un mod care vă permite să le revizitați atunci când este timpul.