Organizați-vă: 3 sfaturi pentru o mai bună inbox gmail

Supraîncărcarea prin e-mail vă poate afecta productivitatea. Când aveți un număr neîncărcat de numere de ecusoane în sute sau mii, sistemul de notificări încetează să mai funcționeze. Când instrumentele implicite nu funcționează pentru dvs., este timpul să luați în considerare efectuarea unor modificări. Dacă sunteți un utilizator Gmail, există trei trucuri foarte simple pe care le puteți utiliza pentru a filtra mesajele și a recâștiga controlul curierului de intrare. Au trecut de atâta timp încât aproape că nu mai vorbește nimeni despre ei, dar sunt puternici ca oricând pentru a vă ajuta să vă curățați inbox.

1. Adăugați puncte la adresa dvs. de e-mail

Cu Gmail, adăugarea de perioade sau puncte în adresa de e-mail a cuiva nu o afectează. De exemplu, dacă aveți adresa și unii trimit un mesaj către sau chiar, aceasta va ajunge la toate la fel.

Dacă inbox-ul dvs. este dezordonat, îl puteți folosi în avantajul dvs.

De exemplu, puteți spune prietenilor și familiei dvs. să trimită e-mailuri la adresa „johnsmith”, dar spuneți cunoscuților întreprinderilor că sunteți „john.smith”. În acest fel, puteți crea un filtru în Gmail pentru a separa cele două tipuri de mesaje automat la sosirea lor.

Nu trebuie să faceți nimic pentru a începe să folosiți noile adrese, dar trebuie să configurați filtrele dacă doriți să trimiteți mesaje către unul dintre pseudonimele dvs. pentru a sări peste inbox și a merge direct la alt folder.

Configurați un filtru cu acești pași:

1. Din pictograma cog din dreapta sus, accesați Setări.
2. Selectați Filtre și Adrese blocate.
3. Selectați Creați un filtru nou (este în partea de jos).
4. În câmpul To, introduceți adresa Gmail cu perioadele.
5. Alegeți Creează filtru.
6. Pe ecranul următor, alegeți unde doriți să meargă mesajele primite. Dacă doriți ca mesajele primite pentru acea adresă să intre direct într-un folder desemnat, selectați două opțiuni: a) Săriți Inbox și b) Aplicați eticheta (apoi alegeți eticheta dorită sau creați una nouă). Trebuie să aplicați ambele filtre sau altfel noul e-mail se va încheia în căsuța de e-mail.
7. Apăsați Creare filtru pentru a salva modificările.
8. În cele din urmă, dacă ați primit deja mesaje la acest alias, poate doriți să adăugați opțiunea „Aplicați de asemenea filtrul pentru conversațiile X potrivite”. Dacă faceți acest lucru, îndepărtați imediat toate mailurile relevante către noul folder.

Următorul sfat este similar cu acesta. Este o variantă diferită în ceea ce privește realizarea de aliasuri de e-mail. Acesta cu puncte este totuși subtil. Este bine să folosești cu oamenii, deoarece nu pot spune că vei filtra mesajele din ele. Următoarea variantă privind crearea de alias este mai bună cu roboții și procesele automatizate.

2. Filtrați mesajele automate cu aliasuri de semn plus

Al doilea truc este aproape același ca primul, dar aici, utilizați un semn plus și cuvinte înainte de simbolul @ pentru a face alias, mai degrabă decât perioade. Dacă adresa dvs. este, toate aceste alias vor funcționa fără ca tu să fii nevoit să configurezi ceva special în setările tale:

Acesta este un truc excelent de utilizat atunci când vă înscrieți pentru un nou cont web sau o aplicație. Dacă faceți un cont pe site-ul JCrew, spuneți, puteți folosi adresa ca nume de autentificare. Beneficiezi în două moduri. În primul rând, puteți filtra automat toate mailurile dvs. de la JCrew într-un folder separat. În al doilea rând, dacă adresa dvs. de e-mail este vreodată scursă sau vândută, veți putea spune cine a fost sursa.

Pe măsură ce începeți să folosiți noile adrese de e-mail „+ cuvânt”, asigurați-vă că creați filtre utilizând pașii enumerați mai sus.

3. Personalizați-vă Inbox-ul cu un singur clic

Ultimul sfat este să personalizați ce intră în căsuța de e-mail cu un singur clic. Dacă nu ești pe cale să creezi o mulțime de foldere și filtre, acesta este sfatul demn de utilizat.

Treceți peste cuvântul Inbox pe partea stângă a contului dvs. Gmail. Faceți clic pe triunghiul orientat în jos pentru a deschide meniul. Veți vedea câteva opțiuni pentru a personaliza modul de primire:

• Mod implicit
• Mai întâi important
• Mai întâi necitite
• Prima a jucat
• Prioritar Inbox (care combină aspecte importante, necitite și Starred pentru a încerca să puneți mai întâi cele mai semnificative mesaje în fața ochilor).

Când aplicați una dintre opțiuni (altele decât cele implicite), Gmail își rezervă partea de sus a căsuței de e-mail pentru tipul de mesaj ales. De asemenea, vă oferă o alternativă, astfel încât să puteți prăbuși și extinde mesajele în diferitele secțiuni.

• 11 sfaturi pentru gestionarea e-mailului mai eficient 11 sfaturi pentru administrarea e-mailului mai eficient
• Cum să ucizi e-mailul cu software-ul corect de gestionare a proiectelor Cum să ucizi e-mailul cu software-ul de management de proiect corect
• Cum să vă faceți o copie de rezervă și să îl accesați offline Cum să faceți o copie de siguranță pentru contul dvs. de e-mail și accesați-l offline

Fă ce funcționează pentru tine

Aceste funcții Gmail sunt deosebit de utile pentru persoanele care doresc să-și gestioneze mai bine inbox-urile fără a crea noi adrese de e-mail. Este perfect acceptabil să creezi pur și simplu mai multe adrese de e-mail și să le folosești și în alte scopuri. Este mai important să faci ceea ce funcționează pentru tine decât să urmezi niște „mod corect” prescris. Atâta timp cât alegeți o metodă cu care puteți să vă respectați, vă va ajuta să mențineți sănătatea cu căsuța de e-mail.

S-ar putea, desigur, să decideți că Gmail nu este pentru dvs. În acest caz, ar trebui să citiți primerul nostru despre cum să renunțați la Gmail și să începeți cu un nou furnizor.