Organizați-vă: 7 pași simpli pentru curățarea unității Google

La fel ca orice alt loc în care vă păstrați lucrurile, Google Drive poate deveni dezordonat. Realizați un fișier sau două, importați câteva documente din Gmail, acceptați un folder partajat și înainte de a-l cunoaște, întregul loc este un dezastru.

Puteți organiza fișiere în Google Drive, punându-le în foldere și folosind alte instrumente, conceptuale și actuale, pentru a vă asigura că puteți găsi întotdeauna ceea ce aveți nevoie. Aceste sfaturi și puncte de sfat vă vor arăta cum să organizați fișierele în Google Drive și ar trebui să funcționeze bine și dacă utilizați Google Drive pentru lucru.

1. Setați vizualizarea dvs. implicită

Puteți vizualiza fișierele și folderele din Google Drive în mai multe moduri diferite. De exemplu, puteți afișa totul într-o listă sau vizualizare grilă, precum și setați distanța de linie pentru a fi confortabilă, confortabilă sau compactă. Decideți cum doriți să priviți unitatea Google, jucându-vă cu setările până când sunteți mulțumit. Îmi place vizualizarea listei cu spațiu confortabil, așa că veți vedea în majoritatea capturilor de ecran aici.

Nu treceți cu vederea șina din partea stângă. Mulți oameni se concentrează pe centrul ecranului atunci când se uită la Google Drive. Când vine vorba de organizarea dosarelor și fișierelor, totuși, asigurați-vă că vă asigurați de șina stângă. Puteți vedea folderele și subfolderele dvs. cu ușurință și puteți rezerva centrul ecranului pentru conținutul indiferent de folderul pe care alegeți să îl vizualizați.

2. Creați un schelet de foldere

Creați un schelet de foldere pentru dvs. folosind orice structură și nume funcționează cel mai bine pentru dvs. Cum vă organizați fișierele și folderele în alte aplicații? Ce vă vine în minte atunci când vă gândiți la un document de care aveți nevoie? Cel mai bun mod de a-ți da seama cum să-ți configurezi folderele este să răspunzi la cele două întrebări.

Pentru mulți oameni, ceea ce îmi vine în minte în primul rând este conținutul activității lor, așa că folosesc nume tematice precum Project X sau School Work pentru dosare. Personal, mă agăț de date. Când trebuie să găsesc un fișier, fie că este vorba despre o scriere sau o poză, mă gândesc întotdeauna când l-am creat. Drept urmare, folosesc foarte mult datele din folderul și convențiile de denumire a fișierelor. De exemplu, am foldere pentru anii 2019, 2018, 2017 și altele. De asemenea, folosesc numere care corespund anilor și lunilor. De exemplu, 1906 înseamnă anul 2019 și luna a șasea, sau iunie. Când mă uit la un folder care începe cu câteva numere, știu exact ce înseamnă și mă ajută să găsesc rapid fișierele de care am nevoie.

Am văzut unii oameni online care recomandă să adăugați un emoji la numele folderului pentru a vă oferi mai multe indicii vizuale. Nu-i! Emoji nu se transformă întotdeauna în alte formate bine, așa că atunci când încercați să creați un link partajat într-un folder sau să îl exportați, imaginile îl pot sparge.

3. Creați subfoldere

Subfolderele sunt o cădere organizatorică. Faceți-le și folosiți-le! Acestea vă ajută să sortați și să clasificați fișierele în grupuri mai mici și mai specifice.

Dacă ați creat foldere, dar încercați să înțelegeți ce subfoldere să faceți, atunci poate nu aveți încă nevoie de ele. Puteți crea, de asemenea, un folder numit DONE sau OLD, astfel încât atunci când lucrul este finalizat sau un folder este în uz, îl puteți trage și arunca acolo.

4. Folosiți Culoare

Culorile sunt o idee vizuală excelentă, iar Google Drive vă permite să adăugați culori personalizate în folderele dvs. Faceți clic dreapta pe orice folder, fie din bara laterală, fie din fereastra principală și alegeți Schimbare culoare. Apoi selectați culoarea dorită.

Un truc pe care îl folosesc este să-mi fac dosarele active. Uneori am foldere sau subfoldere care stau inactiv pentru o perioadă, dar una sau două foldere între ele sunt încă în uz. Subliniez folderele active în verde și le las pe celelalte gri. În acest fel, când vreau să sar direct în lucrarea mea, am o lumină verde care mă îndrumă spre folderul care ține lucrările mele în curs.

5. Adăugați stele la fișierele și folderele utilizate frecvent

Google Drive vă permite să adăugați o stea în fișiere și foldere. O faceți la fel cum adăugați o culoare: faceți clic dreapta pe fișier sau folder și alegeți Adăugare în stea.

Vă recomand să adăugați o stea în fișierele utilizate frecvent. În acest fel, puteți trage o listă cu toate materialele pe care le accesați în mod regulat, indiferent unde se află în Drive, făcând clic pe rubrica Starred din calea din stânga.

6. Mutați fișierele importante „împărtășite cu mine”

Aruncați o privire la antetul din șina din stânga numit Shared With Me. Faceți clic pe el și poate apărea o încurcătură de fișiere și foldere. Nu vă faceți griji prea mult pentru ei. Dacă există ceva important în acest lot de lucruri, puteți face cu ele trei lucruri utile:

Adăugați o stea. Adăugarea unei stele la un fișier care ți-a fost împărtășit face același lucru ca adăugarea unei stele la unul dintre propriile fișiere. Îl face să apară în lista conținutului Starred.

Salvați în Drive / mutați într-un folder. O altă opțiune este să adăugați fișierul pe Google Drive și să îl puneți într-un folder. Puteți face clic dreapta pe fișier și selectați Mutare la. Apoi, în fereastra care apare, navigați la folderul unde doriți să păstrați acest fișier. O altă opțiune care face același lucru este să selectați elementul pe care doriți să îl salvați, apoi faceți clic pe pictograma Google Drive în porțiunea din dreapta sus a ecranului. Apoi, aveți ocazia să-l mutați în folderul ales. Oricum, creați în mod eficient o scurtătură pentru fișierul partajat din noua locație aleasă. Fișierul este încă împărtășit tuturor și încă aparține proprietarului inițial.

Fa o copie. Dacă faceți o copie a unui fișier care a fost partajat cu dvs., noua copie devine a voastră. Și este doar asta, o copie. Nu mai este conectat la fișierul partajat și aceiași oameni nu mai au neapărat permisiunea de a-l accesa.

• Google Drive Google Drive
• 35 Sfaturi Google Drive pe care nu le poți permite să lipsiți de dorință 35 Sfaturi Google Drive pe care nu le poți acorda dor
• Organizați-vă: cum să activați chitanțele de citire în Gmail Organizați-vă: cum să activați chitanțele de citire în Gmail

7. Aruncați gunoiul

Când eliminați un fișier sau un folder din Google Drive, acesta intră în coșul de gunoi și rămâne acolo până când scoateți coșul de gunoi. Cu cât lăsați gunoiul să se acumuleze, cu atât este mai puțin probabil să aveți credință totală că totul în ea trebuie distrus complet, și veți atârna pe gunoi și mai mult. Faceți-vă o favoare și goliți gunoiul din când în când. Vă va ajuta să vă păstrați spațiul de stocare Google Drive la un nivel exact și vă va ajuta sănătatea în timp ce încercați să păstrați un cont organizat.