Adu-ți propriul nor: ce trebuie să știi astăzi

Pe măsură ce consumatorii devin mai familiarizați cu dispozitivele și software-urile rezervate în mod tradițional pentru locul de muncă, IT va trebui să stabilească cele mai bune practici și reguli stricte pentru a menține operațiuni eficiente și sigure ale angajaților. Software-ul de gestionare a dispozitivelor mobile (MDM) există pentru a ajuta monitorizarea IT și gestionarea modului în care angajații folosesc smartphone-uri și tablete personale pentru lucrul la distanță. Cu toate acestea, niciun instrument magic nu poate ajuta IT-ul să controleze modul în care angajații utilizează produse cu caracter software (SaaS) la locul de muncă.

De exemplu, instrumente de stocare în cloud și de partajare a fișierelor, cum ar fi Box și Dropbox, și instrumente de creare a documentelor, cum ar fi Google Docs și Microsoft Word, sunt instrumente cloud ușor accesibile pe care oamenii le aduc la locul de muncă în fiecare zi. Modul în care compania dvs. alege să se ocupe de aceste instrumente diferite depinde de ceea ce încercați să realizați. Puteți A) să restricționați utilizarea de software care nu se aliniază filosofiei companiei dvs. sau B) lăsați angajații să aleagă propriile produse cloud în funcție de propriile preferințe și experiență.

Acest din urmă fenomen, care a fost numit Bring-Your-Own-Cloud (BYOC), aduce cu sine un set specific de provocări. Am vorbit cu Shyam Oza, Senior Product Marketing Manager la AvePoint, o companie specializată în migrare în cloud, despre modul în care companiile se pot pregăti să implementeze propriile politici BYOC.

Provocarea 1: Securitatea datelor

„Din perspectivă largă, BYOC poate fi o binecuvântare și un blestem”, a spus Oza. "Box, Dropbox și OneDrive pot fi foarte bune pentru partajarea unui registru cu familia dvs. și încărcarea de fișiere și fotografii. Dar ceea ce îngrijorează organizațiile mari este că este la fel de ușor să trageți și să aruncați ceva precum proprietatea intelectuală sensibilă și conținutul pre-lansării."

Cu software-ul achiziționat de afaceri, companiile pot înăspri restricțiile și monitoriza utilizarea. Organizațiile pot mandata autentificarea multifactorilor (MFA), criptarea datelor, parolele complexe, documentele filigranului și chiar ștergerea datelor de la distanță. Cu toate acestea, atunci când sunt utilizate fără supraveghere IT, aceste instrumente limitează capacitatea companiei de a controla unde merge conținutul. De asemenea, pierdeți vizibilitate cu privire la ceea ce se întâmplă cu conținutul odată ce iese din firewall și cum poate fi protejat după ce a fost încărcat în contul cloud al unui angajat.

Soluție: „IT-ul trebuie să fie direct integrat cu o linie de afaceri”, a spus Oza. "Ei trebuie să fie în fața afacerii care evanghelizează tehnologia pe care o preferă… și apoi sperăm să încerce să se stabilească pe un standard."

De exemplu, dacă 80 la sută din companie utilizează Dropbox și 20 la sută din companie folosește o altă platformă de stocare și partajare, compania ar trebui să ofere prânz și învățare care să încurajeze minoritatea să se transforme în sistemul preferat de majoritate. "Cu excepția cazului în care sunteți dispus să mandatati un anumit instrument (caz în care nu practicați de fapt BYOC), trebuie să afișați propunerea de valoare a instrumentului preferat al companiei dvs.", a spus Oza. „Nu este ca și cum poți intra în cubul cuiva și să spui„ Trebuie să folosești acest instrument ”. Trebuie să le explicați că este mai ușor de folosit sau să-i întrebați ce dureri au, astfel încât să-l puteți aborda din perspectiva rezolvării problemelor, mai degrabă decât să fiți un dictator ".

La sfârșitul zilei, IT știe că există un nivel acceptabil de risc pentru orice informații accesibile angajaților. Laptopurile dispar. Telefoanele sunt furate. Dar, dacă puteți converti cât mai mulți oameni în sistemul dvs. preferat, puteți menține minoritatea fericită, fără a vă elimina complet politica BYOC.

Provocarea 2: colaborare

Cu sute sau mii de oameni din întreaga companie care utilizează mai multe platforme pentru colaborarea online, trebuie să existe un scenariu în care nevoia de acces rapid la date devine mai importantă decât software-ul preferat de angajați. Gândiți-vă: echipa de vânzări din West Coast dorește să transfere un fișier echipei dvs. de marketing East Coast. Deoarece ambele echipe se află pe sisteme diferite de partajare a fișierelor, înainte de accesarea fișierului, cineva va trebui să creeze un cont nou și apoi să învețe să navigheze pe un nou sistem din mers.

Ce zici de temuta întâlnire cu clienții? Ce se întâmplă când un angajat creează o prezentare, are o situație de urgență și nu poate participa? S-ar putea să vă confruntați cu altcineva care nu este familiarizat cu formatul de prezentare care încearcă în mod neplăcut să acceseze și să prezinte fișierul, în timp ce clientul se uită la ceas.

Soluție: „Una dintre problemele principale este că IT-ul nu ține de o mulțime de fluxuri de lucru”, a spus Oza. "IT-ul nu poate aștepta doar plângerea oamenilor. IT-ul trebuie să înțeleagă intim procesul de afaceri și fluxul de lucru pentru afaceri pentru a se insera în mijloc pentru a încerca să convingă angajații să folosească aceleași instrumente sau să îi facă conștienți de problemele potențiale pe care le pot avea. vino peste ".

Dacă angajații sunt conștienți să fie atenți la problemele înainte de apariția lor, atunci pot seta contingențele adecvate pentru a se asigura că operațiunile nu vor suferi niciodată. Deci, dacă știți că doi dintre potențialii dvs. prezentatori folosesc instrumente de prezentare diferite, IT-ul poate antrena ambii prezentatori în ambele instrumente înainte de marea întâlnire cu clienții. Indiferent de ce s-ar întâmpla, prezentarea va pleca apoi fără un cârlig.

"Aici, în Avepoint, am încercat cu disperare să încurajăm echipa noastră de vânzări să actualizeze conținutul în OneDrive pentru Business, în loc să trimitem e-mailuri sau să adăugăm la Dropbox", a explicat Oza. „De fiecare dată când primim un e-mail care avea un atașament, răspundem înapoi cu o fotografie care spunea„ Încărcați acest lucru pe SharePoint sau pisoiul îl primește. ”… Câteva săptămâni mai târziu, am început să primim e-mailuri care să spună„ Uite, am împărtășit prin SharePoint. " A fost un mod amuzant de a rezolva o problemă ".

Provocarea 3: Integrare

Majoritatea problemelor pe care le-am discutat în provocările 1 și 2 sunt specifice companiilor mai mici, fără politici IT stabilite. Cu toate acestea, în companii puțin mai mari, care operează pe mai multe birouri și regiuni, este posibil ca IT-ul să funcționeze în siloz, mai degrabă decât ca o echipă globală. În acest caz, veți constata că sunt utilizate mai multe versiuni de software de afaceri, cum ar fi managementul relațiilor cu clienții (CRM) și gestionarea cheltuielilor, fie pentru că cineva preferă un sistem specific, fie pentru că birourile regionale nu s-au reunit niciodată pentru a decide asupra unui instrument. Aceasta este o problemă uriașă care, în cele din urmă, ar trebui să fie remediată de către cineva de la nivelul C, eventual prin armarea puternică a companiei în alegerea unui singur sistem.

Cu toate acestea, dacă compania dvs. dorește să ofere anumitor birouri și chiar departamentelor libertatea de a alege orice sistem preferă (sau doriți instrumente care se conectează la alte tipuri de software concepute pentru anumite sarcini ale angajaților), atunci există modalități de a vă asigura că datele dvs. nu sunt ” n-am tăcut.

Soluție: „IT-ul trebuie să ia decizii de a investi în furnizorii de tehnologie care sunt deschiși și dispuși să se conecteze… Soluțiile pe care ar trebui să le selectezi sunt cele cu cei mai robusti conectori”, a spus Oza.

Aceasta include sisteme de selectare cu interfețe de programare pentru aplicații deschise (API) care permit dezvoltatorilor dvs. să creeze conectori care nu există organic între două piese de software. Dacă nu aveți dezvoltatori pe personal, atunci ar trebui să căutați instrumente care să ofere cea mai mare integrare cu software-ul dvs. vechi. Pentru asta, căutați integrări cu orice software pe care angajații dvs. au decis să îl folosească de unul singur.