Organizați-vă: 15 sfaturi de productivitate de la experți

Cuprins

• Organizați-vă: 15 sfaturi de productivitate de la experți
• Interviuri 3 și 4
• Sfaturi pentru productivitate 1-15

Una dintre capcanele de a fi o persoană organizată este că avem tendința de a ne bloca în propriile obiceiuri și tehnici organizaționale, confundând rigiditatea pentru rigurozitate. Pentru coloana Get Organized din această săptămână, am decis să mă întind dincolo de propriile limite, intervievând patru persoane care dezvoltă aplicații de productivitate și întrebându-le despre propriile sfaturi și trucuri pentru a rămâne organizat și eficient.

Acești CEO, fondatori și dezvoltatori își petrec orele de lucru gândindu-se la ce trebuie să facă oamenii dezorganizați pentru a deveni mai organizat. Ei își construiesc software-ul pe baza datelor de testare, observații personale și feedback din partea unei comunități enorme de utilizatori.

În aceste patru interviuri, veți găsi reflecții despre ce înseamnă să fiți organizat și productiv, precum și câteva sfaturi și trucuri specifice pe care acești experți le folosesc.

Amir Salihefendic, fondatorul Doist

Amir Salihefendic este fondatorul Doist, o companie specializată în software de productivitate. Cele două produse software ale companiei, Todoist și Wedoist, ajută mai multe persoane să-și gestioneze sarcinile personale și proiectele de colaborare. Mai jos este un extras dintr-un interviu mai lung pe care l-am făcut cu Salihefendic despre organizare și eficiență.

JD: Produsul dvs. Todoist își propune să îi ajute pe oameni să preia controlul sarcinilor pe care trebuie să le facă. În dezvoltarea aplicației, ce ați învățat despre ceea ce au nevoie majoritatea oamenilor în ceea ce privește ajutorul și îndrumarea în îndeplinirea sarcinilor lor?

AS: Oamenii sunt cu adevărat răi la crearea sarcinilor. Majoritatea oamenilor creează sarcini care sunt cu adevărat greu de îndeplinit. De exemplu, „pierde în greutate” nu este o sarcină; este un proiect mai lung care include sute de sarcini. Cu toate acestea, majoritatea oamenilor vor adăuga „slăbit” ca sarcină.

Ce este mai bine este să vezi „a pierde în greutate” ca un proiect care are sarcini cum ar fi să mănânci zece fructe în fiecare zi, să mergi la sală în fiecare două zile etc. important pentru organizația și productivitatea dvs. De asemenea, este motivant, deoarece puteți finaliza sub-sarcini pe parcurs și simțiți că vă apropiați mai mult de obiectiv.

JD: Puteți împărtăși cu noi două sau trei sfaturi sau trucuri pentru creșterea productivității?

AS: Cred că e-mailul este într-adevăr un criminal al productivității. Primesc sute de e-mailuri pe zi și reușesc acest lucru în felul următor:

• Verific și procesez doar e-mailul de trei ori pe zi (dimineața, amiaza și după-amiaza).
• Răspund la un e-mail dacă va dura mai puțin de un minut.
• Arhivez dacă un e-mail nu este important.
• Delegez e-mail [la care vreau să răspund mai târziu] ca sarcină către Todoist (prin pluginul nostru Chrome) și specific o dată scadentă pentru a nu-l uita.
• După-amiaza, când nivelul meu de energie este scăzut, răspund la e-mailuri mai lungi.

JD: Ați partaja o imagine a spațiului de lucru sau o captură de ecran a desktopului dvs.?

Mikael Berner: Este foarte important. O altă dimensiune pe care o consider că susține propunerea dvs. este că a fi organizat nu înseamnă că sunteți disciplinat sau puteți lua măsuri. Cred că este importantă disciplina care stă la baza organizării.

De asemenea, cred că accentul poate fi interpretat greșit, deoarece trebuie să fie lung [perioade de lucru neîntrerupt].

Am citit și am găsit studii care spun că contextul mediu al persoanei schimbă la fiecare trei minute, dar nu revine la o sarcină timp de 27 de minute. Productivitatea se referă foarte mult la schimbarea contextului și la modul în care citiți și prelucrați informațiile. Trebuie să fii capabil să răspunzi la lucrurile importante care vin. Sunteți organizat prin faptul că aveți numere de telefon în locurile potrivite și la momentul potrivit? Sau trebuie să dai peste cap să le găsești?

JD: În elaborarea programului EasylyDo, ce cercetări sau date ați descoperit despre ceea ce oamenii trebuie să fie mai eficienți, mai organizați, mai productivi?

MB: Am descoperit în studiile noastre că niciunul dintre noi nu este conștient de cât timp și energie ne punem în sarcină mică pe care nici măcar nu o știm sunt sarcini. Cronometru cât timp durează pentru a face aceste mici sarcini și le comparăm cu cât durează un agent inteligent pentru a le face pentru tine.

Cu toții suntem cântăriți și nici nu știm că suntem cântăriți, prin aplicații și date distribuite.

JD: Puteți împărtăși cu noi două sau trei dintre propriile sfaturi și trucuri pentru creșterea productivității?

MB: Mă bazez pe instrumente care mă ajută să pun la suprafață cele mai importante informații. EasyilyDo, Unroll.Me, SaneBox - o mulțime de lucruri care declanșează un e-mail - recomand oricare dintre aceste instrumente.

Cea mai bună regulă, iar uneori mă dezlipesc de acest aspect, este „Dacă veți deschide un e-mail, fie faceți ceva cu acesta, cum ar fi să răspundeți la el, sau să îl ștergeți, sau să îl depuneți.” Nici măcar nu deschideți un e-mail decât dacă îl puteți procesa chiar atunci. Asta face parte din regula celor două minute.

Stau în sala noastră de conferințe chiar acum, care are aceste mese Ikea, dar sunt mese de sticlă pe care le poți desena cu markere de ștergere uscată. Acesta aduce munca de grup împreună pe masă, mai degrabă decât să trimită un membru al grupului la un consiliu. Întărește munca în echipă.