Organizați-vă: 5 trucuri la îndemână în microsoft word

Un prieten de-al meu exporta conținut de la Excel în Microsoft Word și a continuat să fie încurajat de diferitele opțiuni de export. Indiferent ce a făcut, documentul Word rezultat avea file inutile unde ar fi trebuit să existe spații unice. El m-a sunat și m-a rugat să mă adresez.

„Trebuie doar să găsiți și să înlocuiți spațiile cu file cu spații unice”, am spus.

"Cum faci asta?"

Este o funcție decisiv simplă, dar este unul dintre acele trucuri Microsoft Word care, dacă nu l-ai mai văzut niciodată, nu ai ști cum să o faci sau chiar cum să o exprimi corect într-o căutare Google.

Așa că i-am arătat cum, plus alte câteva trucuri la îndemână pe care le folosesc în Microsoft Word tot timpul. Și le voi împărtăși și cu voi aici.

1. Găsiți și înlocuiți spațiile de filă

Spațiile de tab din Microsoft Word se traduc în ^ t.

Pentru a le găsi și înlocui cu un singur spațiu, utilizați butonul Căutare / Înlocuire. Tastați ^ în primul câmp și un singur spațiu în al doilea. Apăsați „înlocuiți toți” și, voilà .

2. Găsiți și înlocuiți returnările paragrafului

Cine nu a primit un document care are un paragraf dublu, returnează acolo unde avem nevoie de unul singur?

Returnările de paragrafe sau retururile de transport, cum sunt numite uneori, pot fi reprezentate în Microsoft Word ca ^ p.

Pentru a găsi și înlocui întoarcerile cu paragraf dublu cu unul singur, utilizați butonul Găsire / Înlocuire. Tastați ^ p ^ p în primul câmp și ^ p în al doilea. Apăsați „înlocuiți toți” și ați terminat.

3. Automatizați textul tipizat frecvent cu macro-uri

Mărturisire: m-am speriat ani de macro-uri pentru că nu am înțeles ce sunt și se pare că trebuie să învăț cod pentru a le folosi. Neadevarat. Macro-urile sunt prietenii tăi. Mi-aș dori să aibă un nume diferit, cum ar fi butonul Text frecvent introdus, deoarece acestea sunt cu adevărat.

O mulțime de oameni utilizează macrocomenzi pentru placă de cazan, renunțări la companie sau text legal care este necesar pentru toate documentele cu o anumită natură. Le folosesc pentru a automatiza un text extrem de de bază pe care trebuie să-l tastez mereu, inclusiv unele coduri HTML pe care le folosim la PCMag la publicarea articolelor online.

Configurarea unei macro-uri pentru prima dată durează câțiva pași, dar merită pentru timpul pe care îl veți salva ulterior.

Iată cum se face (instrucțiunile sunt tipărite sub videoclipul de două minute, care vă arată, de asemenea, cum să utilizați macrocomenzi):

Versiunea Windows 2010: din fila View, atingeți butonul Macros din extrema dreaptă și selectați Record Macro.

Word: versiunea Mac 2011: din meniul de sus, accesați Instrumente> Macro> Înregistrați noua macro.

Dați-vă unui nume macro în câmpul Nume Macro - și rețineți că numele nu pot avea cratime sau alte caractere speciale, doar litere și numere (ceea ce este o prostie, dar există). În continuare, puteți atribui un buton sau o scurtătură de tastatură pentru macro, dar este opțional. Vei putea întotdeauna să rulați macro-ul din meniu dacă doriți. Alocarea unei comenzi rapide de la tastatură poate fi dificilă, deoarece trebuie să cunoașteți toate celelalte comenzi rapide de la tastatură, astfel încât să nu treceți în mod accidental pe unul de care aveți nevoie. Adăugați o descriere dacă doriți, dar nu este necesară.

Când faceți clic pe OK, Word va înregistra tot ceea ce tastați și faceți. Tastați textul pe care doriți să-l automatizați și formatați-l cum doriți, sau înregistrați acțiunea pe care doriți să o capturați, apoi mergeți înapoi la butonul Macro și apăsați Stop înregistrare.

Acum testează-ți macrocomanda revenind la butonul Macro, selectând View Macros și apoi selectează „run” pentru cea pe care ai creat-o; sau doar apăsați comanda rapidă de la tastatură sau butonul pe care l-ați atribuit. Ar trebui să vedeți textul dvs. să apară magic într-o singură picătură.

4. Formatare clară a textului lipit

Copiați și inserați text din surse online, alte documente, e-mail, etc., și cretați atunci când apare pe pagină în roșu, la fontul de 18 puncte din Verdana? Striirea acelei formate care vine în mod involuntar cu textul lipit este o mare durere în gât. Puteți schimba o setare în Word, astfel încât formatarea să nu fie preluată niciodată de alte texte.

În Microsoft Word pentru Windows începeți accesând Fișier și selectând Opțiuni. Căutați Opțiuni Word și faceți clic pe Advanced. Undeva în acea listă masivă (știu, este lung) este o intrare numită Lipire din alte programe. Selectați Mențineți doar textul și faceți clic pe OK. Oferiți o unitate de test lipind niște text dintr-un document Web și vedeți cum se va conforma cu formatarea dvs. existentă pentru acel document.

Un alt mod de a face acest lucru fără a schimba permanent setările: Căutați o pictogramă de pe placa care apare atunci când inserați text. Bună „ține doar textul” și ești bine să mergi.

Dacă nu vedeți acea pictogramă (în Mac), accesați Preferințe> Editare și apoi căutați opțiunile Taiere și Lipire. Faceți clic pe butonul Setări din acea secțiune și asigurați-vă că caseta este bifată pentru butoanele Afișare opțiune Lipire.

5. Ștergeți o linie

Linia îngrozită! Ați lovit o serie de cratime sau sublinieri, plus cheia Enter, iar Microsoft Word a picat într-o linie grasă pe tot parcursul paginii pe care nu o puteți înțelege cum să o eliminați!

Trucul pentru a scăpa de această linie este să îl numim „graniță”, nu linie. Faceți clic direct deasupra acelei linii: „graniță”. Din fila Acasă, alegeți pictograma de frontieră (arată ca o grilă de patru în patru). Ar trebui să vedeți că granița inferioară este selectată. Schimbă-l în Fără frontieră și ai terminat. Dacă doriți să schimbați setările Word astfel încât acest chenar să nu mai apară niciodată, accesați Fișier> Opțiuni> Opțiuni de corectare automată. Selectați Autoformat pe măsură ce tastați și căutați „Aplicați pe măsură ce tastați”. În acea secțiune, puteți debifa caseta pentru liniile de frontieră.