Organizați-vă: 7 moduri de organizare automată a contactelor | jill duffy

Câte adrese de e-mail utilizați? Câte baze de date de contacte aveți ca rezultat? Menținerea curentului de adrese este o durere, deoarece necesită actualizare frecventă. Din fericire, există câteva modalități de automatizare a procesului de actualizare și de rezervă a listei de contacte.

Aici voi împărtăși cu voi șapte moduri în care vă puteți organiza automat lista de contacte. Cinci dintre trucuri folosesc IFTTT, un site web și un serviciu gratuit care înseamnă „dacă acest lucru, atunci asta”. IFTTT funcționează astfel: îl autorizați să aibă acces la diferite conturi online pe care le utilizați, precum Gmail, Evernote, Contacte iOS și altele. Apoi creezi „dacă asta, apoi acelea” scenarii (sau „rețete”, cum sunt numite) pe care le realizează serviciul. Îți voi arăta câteva exemple într-o clipă. Nu trebuie să știți cum să codați sau să scrieți scripturi pentru a crea rețete. Este foarte simplu.

Prefer să folosesc site-ul IFTTT pe un ecran de calculator sau laptop de dimensiuni complete, dar există o aplicație iPhone IFTTT și o aplicație Android IFTTT lansată recent dacă preferați să lucrați pe un dispozitiv mobil.

Iată, așadar, cinci moduri de a utiliza IFTTT (și două moduri bonus de a utiliza alte instrumente decât IFTTT) pentru a vă ajuta să vă organizați, să faceți o copie de siguranță și, în general, să vă mențineți agenda. Înscrieți-vă pentru un cont IFTTT gratuit și căutați aceste rețete în secțiunea „Navigați” a site-ului. Veți observa că rețetele incluse aici sunt de natură similară, dar utilizează servicii diferite. Pentru mai multe sugestii pentru automatizări, consultați 101 cele mai bune rețete ifttt.

1. Dacă sosește e-mail nou Gmail, apoi adăugați „De la adresă” la Google Drive

Activați această rețetă și la sosirea unui nou mesaj Gmail, veți avea automat o înregistrare a adresei de e-mail a expeditorului adăugată la o foaie de calcul Google Drive. În testarea acestei rețete, am observat că veți primi duplicate, ceea ce este cam enervant și mai puțin decât ideal. Dacă aveți un mod inteligent și automat de a elimina această listă, vă rugăm să o împărtășiți în comentarii!

2. Dacă se adaugă Contact nou la Contacte iOS, apoi se adaugă „De la adresă” la Google Drive

Această automatizare funcționează la fel ca cea de dinaintea ei, cu excepția faptului că utilizează Contacte iOS în loc de noi mesaje Gmail primite. Drept urmare, aceasta nu suferă de problema duplicată menționată mai sus. Pe partea de jos, este destinată doar utilizatorilor Apple.

3. Dacă se adaugă Contact nou la Contacte iOS, invitați să vă conectați pe LinkedIn

Activați această rețetă și vă va ajuta să vă mențineți baza de date a conexiunilor LinkedIn. Îl poți folosi pe lângă alte rețete de contact iOS (nu ești limitat la doar una), dar din nou, doar dacă ești un utilizator Apple.

4. Dacă un nou e-mail ajunge în Gmail, apoi adăugați adresa de e-mail a expeditorului la o notă din Evernote

Această rețetă este singura din această listă care nu a fost făcută în prealabil în IFTTT și disponibilă în secțiunea „Navigare”, dar am împărtășit-o, deci ar trebui să fie disponibilă acum public. La fel ca în rețeta Gmail anterioară (numărul unu din această listă), veți avea înregistrări duplicate pe măsură ce sosesc noi e-mailuri, dar cel puțin veți avea o copie de rezervă a contactelor dvs.

5. Dacă se adaugă un nou contact la Contacte iOS, apoi se adaugă nota la Evernote

Iată un altul pentru utilizatorii iOS. Faceți backup pentru contactele dvs. iOS pe Evernote. După cum este scris, această rețetă va surprinde numele expeditorului, numărul de telefon, adresa de e-mail, adresa, afilierea (organizația / compania), titlul postului, notele și data adăugată. Puteți edita rețeta pentru a exclude oricare dintre aceste câmpuri, dacă doriți.

Două trucuri bonus

Deși IFTTT este un serviciu excelent, ușor de utilizat, am alte două tactici pentru organizarea informațiilor de contact.

6. Transmiteți mesaje către o variantă personalizată a adresei dvs. Gmail

Unul folosește un truc vechi de Gmail. Se pare că perioadele din adresa dvs. Gmail nu afectează transmiterea mesajelor către dvs. Deci, și ambele livrează în același cont. Apoi, trucul este să configurați o regulă în Gmail care să filtreze diferite variante pe adresa dvs. Gmail. Am configurat o regulă, astfel încât dacă e-mailul primit este trimis la adresa personală de Gmail cu două perioade special plasate în nume, mesajul sări în căsuța de e-mail și este etichetat "Contacte". Folosesc această adresă atunci când primesc un e-mail pe adresa mea de lucru, de la cineva care devine, de asemenea, un contact personal: transmit mesajul către variația specială a adresei sau răspunsului Gmail. Rezultatul este că acei oameni și istoricul e-mailului sunt acum în Gmail-ul personal, complet căutabil, dar scos din vedere din căsuța de e-mail.

7. Adăugare automată la contacte e-mailuri primite și existente

Un al doilea truc este să folosiți aplicația gratuită EasyilyDo pentru Android sau EasyilyDo pentru iPhone. Este o aplicație asistent personal cu zeci de automatizări pe care le puteți activa opțional. Are o automatizare numită Informații de contact, care caută informații de contact noi și existente din conturile de e-mail pe care îi acordați permisiunea de acces. Apoi adaugă persoanele pe care le găsește pentru dvs. Contacte, Evernote, Salesforce și conturile LinkedIn sau oricare dintre cei pe care îi alegeți. EasyilyDo recunoaște, de obicei, când un contact există deja, scăpând de problema de duplicare pe care am remarcat-o în unele din celelalte automatizări și are chiar și o automatizare de tip dupping pe care o puteți rula pentru a curăța contactele existente.

Menținerea contactelor organizate, susținute și actualizate este una dintre acele sarcini care necesită o întreținere. Dar când automatizați această întreținere, practic nu există nicio lucrare pe umeri.