Organizați-vă: cele mai bune practici pentru gmail

Cuprins

• Organizați-vă: cele mai bune practici pentru Gmail
• Arhive Gmail, acțiuni în vrac, laboratoare

Gmail este unul dintre cele mai populare servicii de e-mail. Indiferent dacă îl utilizați pentru comunicare personală, muncă sau ambele, veți obține mai mult din ea dacă înțelegeți cum funcționează câteva caracteristici de bază.

Această ediție a organizației Get Organized, o serie săptămânală, explică câteva caracteristici de semnătură ale Gmail și explică cum ar fi cel mai bine să le folosești pentru a-ți organiza contul de e-mail organizat eficient, astfel încât să poți fi mai productiv.

Fire de mesaje

După cum știu toți utilizatorii Gmail, un schimb de e-mail continuu este stivuit într-un thread. Numărul de mesaje dintr-un fir apare întotdeauna între paranteze lângă rezumatul numelor de pe schimb, un număr de fire, dacă doriți.

Firul mesajului este una dintre caracteristicile mele preferate de Gmail, deoarece atunci când șase persoane răspund la un singur e-mail de grup, tot ce văd este un fir necitit și nu șase mesaje necitite. Ceea ce interiorizez este că există o discuție care îmi cere atenție. Dacă văd șase mesaje necitite, în schimb am senzația că șase lucruri necesită atenția mea.

Când deschideți un thread, mesajele pe care le-ați citit deja rămân prăbușite, în timp ce mesajele necitite se extind.

Cele mai bune practici: Unul dintre cele mai bune trucuri în gestionarea firelor este să le păstrezi intacte, atât timp cât nu abate de la subiect. Când schimbă subiectul, începeți un nou thread prin simpla schimbare a liniei subiectului când răspundeți. Nu trebuie să începeți un mesaj cu totul nou. Toți destinatarii vor fi incluși în noul thread, iar istoricul comunicării dvs. va fi în continuare arhivat în mesajul în sine, sub elipsă care spune „afișează conținut tăiat” atunci când treceți peste acesta (vezi mai jos), astfel încât oricine poate face referință aceasta.

etichete

Dacă ar exista o singură caracteristică care semnifică Gmail, ar fi etichete. Modul de a înțelege etichetele este de a descrie ceea ce nu sunt: ​​foldere. Etichetele din Gmail arată adesea ca foldere și, într-o oarecare măsură, obțin același scop. Însă etichetele sunt fundamental diferite de foldere, iar confuzia acestora cu dosarele va limita cu adevărat ceea ce poți face cu Gmail.

Permiteți-mi să încep să vă explic puțin despre foldere. Folderele de e-mail, deseori proiectate într-o structură de arbori cu capacitatea de a adăuga sub-foldere, funcționează similar cu ceea ce fac dosarele din lumea reală. Dai lucrurile în ele. Dacă aveți un mesaj de fișier, puteți să-l înregistrați într-un singur folder.

Etichetele din Gmail arată foarte mult ca folderele la prima vedere. Când creezi o nouă etichetă, aceasta apare pe șina din stânga, similară cu locul în care vei vedea folderele (cu setări implicite oricum) în Yahoo! Mail, Hotmail și Outlook. Aceste etichete Gmail pot avea, de asemenea, culori alocate, ceea ce le face să pară și mai mult ca foldere.

Deci care este diferența?

Orice fir de mesaj dat poate avea mai multe etichete, cum ar fi „lucru”, „octombrie 2012” și „urgent”. De asemenea, Gmail vă oferă automat două etichete: stele și „importante”, desemnate de o etichetă galbenă în partea stângă a mesajelor care vă sunt trimise direct, adică nu liste de servicii, s, sau alte mesaje de mesaje.

Gândiți-vă la etichete mai mult ca la etichete. Și etichetele vizuale pe care le vedeți pe șina stângă - gândiți-le la acestea ca la un buton rapid pentru a sorta toate mesajele care au o anumită etichetă. Rețineți că chiar și inbox-ul dvs. este doar o etichetă. Când faceți clic pe o etichetă de pe șina stângă, veți vedea automat text nou în caseta de căutare din partea de sus.

Acest text vă ajută să vă perfecționați căutarea la mesajele cu eticheta respectivă. Nu uitați, Google este compania din spatele Gmail, iar compania Google a fost fondată ca instrument de căutare.

Cele mai bune practici: utilizați etichete în Gmail în mod liberal, deoarece nu sunt un substitut pentru foldere, ci mai degrabă o modalitate de a clasifica sau eticheta articolele și de a le face mai căutabile.

Utilizatorii de putere ar trebui să exploreze zona Setări pentru a configura atribute de etichetare mai avansate. De exemplu, puteți configura reguli sau filtre care să redirecționeze anumite tipuri de poștă către o etichetă și să afișați acea etichetă în panoul din stânga numai atunci când conține mesaje necitite.