Organizați-vă: setul de instrumente de colaborare

Cuprins

• Organizați-vă: Trusa de instrumente de colaborare
• Managementul sarcinilor, Managementul proiectelor, Screensharing

Doi dintre prietenii mei mi-au spus recent că mi-au suflat mințile. Cum? Uşor. Am axat firul de e-mail pe care îl aveam despre organizarea unei mari ieșiri la cină (știți cum aceste fire implodează și nimeni nu poate ține pasul cu cine a spus că sunt libere la data respectivă) și am folosit Doodle. Doodle este un site web gratuit care vă permite să creați un sondaj online pentru lucruri precum ziua și ora în care oamenii sunt liberi să se adune. L-am folosit de ani de zile pentru colaborare, mai ales în programarea întâlnirilor cu oameni care trăiesc în întreaga lume și sunt în diverse zone orare.

Atât de multe aplicații uimitoare sunt acolo pentru a ajuta colaborarea. Poate că am suflat mințile prietenilor cu eficiența mea, dar mi-a suflat mintea să-mi dau seama că nu au mai întâlnit Doodle înainte!

Pentru a ajuta oamenii cu acea grea îndatorire de a fi organizatorul colaborării, am vrut să împărtășesc unele dintre cele mai bune instrumente pe care le-am găsit pentru a obține minți și idei minunate împreună.

Programare

Doodle a devenit aplicația mea de programare, pentru că este gratuită și nu necesită participanții să se înregistreze pentru a o utiliza. Configurați un sondaj, trimiteți linkul și lăsați-i pe oameni să răspundă pur și simplu accesând site-ul web și bifând casetele. Este de neprețuit pentru programarea de întâlniri sau evenimente sociale cu un grup mare.

Atunci când toată lumea folosește același sistem de calendar, cum ar fi calendarul Outlook, puteți face calendarul dvs. vizibil pentru alți membri ai echipei, care vă pot ajuta la programare, dar aceste circumstanțe nu funcționează întotdeauna pentru toată lumea. O altă opțiune este Tungle.me care conține unele din aceleași elemente ale lui Doodle, precum și capacitatea de a face publicul sau timpul ocupat liber sau vizibil pentru anumite persoane.

Partajarea documentelor și a dosarelor

Cum puneți fișierele la dispoziția tuturor persoanelor cu care colaborați? Nu le trimiteți prin email prin preajmă! Acesta este sloppy și greu de urmărit. Aveți nevoie de o modalitate mai bună de a partaja documente și foldere.

Cele mai simple soluții vin sub formă de servicii de sincronizare a fișierelor, cum ar fi Dropbox sau SugarSync. De fapt folosesc ambele, SugarSync pentru fișierele de lucru și Dropbox pentru fișierele personale. Le-am folosit pentru a împărtăși documente cu tot felul de oameni, inclusiv cu editorii și chiar cu avocatul meu.

Consider că Dropbox și SugarSync sunt mult mai simple de configurat și de utilizat - și conving alte persoane să le folosească - decât site-urile FTP, care este modul mai vechi de școală de a partaja fișiere și foldere.

Editarea colaborativă, asincronă

Un alt motiv pentru a utiliza Dropbox, SugarSync sau un alt serviciu de sincronizare a fișierelor pentru organizarea colaborării este pentru că permit mai multor persoane să editeze un document, deși de obicei asincron. Cu alte cuvinte, nu poți urmări o altă persoană să editeze fișierul în timp real. Modificările apar la nivel local și devin vizibile doar pentru grup atunci când persoana care face editarea încarcă documentul înapoi la locația partajată.

Aceste servicii nu vă oferă o granularitate fină în ceea ce colaboratorii pot și nu pot face (nu puteți, de exemplu, să ofere Kate posibilitatea de a edita fișierele X și Y, dar nu Z ), dar oferă permisiuni de bază. De exemplu, puteți partaja trimitând un link numai de citire sau puteți invita oamenii să aibă acces complet la orice se află într-un anumit folder partajat.

Editarea colaborativă, sincronă

Google Drive (fost Google Docs) are una dintre cele mai impresionante caracteristici de colaborare pe care le-am văzut vreodată: capacitatea de a edita colaborativ în timp real.

Am lucrat odată cu un asociat care se afla într-un alt stat și aveam întâlniri telefonice săptămânale care urmau să fie „întâlniri de lucru”. Adică am discutat despre stadiul proiectului în timp ce am realizat simultan lucrări care au dus la îmbunătățirea stării proiectului. Am folosit o simplă foaie de calcul în Google pentru a înregistra activitățile necesare pentru a le face și pentru a le marca cu un rating prioritar. În cursul săptămânii, am putea adăuga note după cum este necesar. Apoi, în timpul întâlnirii noastre, puteam parcurge lista, să finalizăm sarcinile în timp real în timp ce stăm la telefon și să le bifăm. Uneori, însă, vedea ceva pe listă și spunea: „Ce înseamnă asta?”. Aș explica. Și avea să schimbe modul în care a fost scrisă sarcina, chiar în fața ochilor mei, astfel încât eram sigur că traducerea lui despre sarcină însemna același lucru pe care îl intenționam. A fost o binecuvântare colaborativă.

Instrumentele Google funcționează nu numai pentru foile de calcul, dar și pentru documente de prezentare și text.