Organizați-vă: contacte de e-mail

Cuprins

• Organizați-vă: Contacte de e-mail
• Cum să exporti contacte, CSV vs vCard

În e-mail, contactele dvs. sunt unul dintre cele mai valoroase active pe termen lung pe care le dețineți. Aceștia sunt oamenii care vă susțin munca, vă conduc viața socială și vă păstrează oameni. Dacă schimbați locurile de muncă sau vă mutați la un nou program de e-mail, veți dori cu siguranță să îi aduceți pe acești oameni împreună cu dvs.

Multe rețele sociale, aplicații și servicii vă permit să vă conectați direct la principalele programe de e-mail, precum și la conturile Microsoft Exchange, pentru a importa automat toate persoanele cu care ați comunicat înainte. Cred că aceasta este una dintre cele mai uluitoare utilizări ale tehnologiei moderne. Nu o lua de la sine. Dacă puteți rămâne conectat la oamenii din rețeaua dvs. în mai multe moduri decât unul, atunci faceți. Nu știți niciodată când se va opri un serviciu sau o companie de internet și dacă vă conectați la anumite persoane într-un singur loc, ei este aproape la fel de rău ca să nu faceți backup la cele mai importante date!

, Voi împărtăși câteva sfaturi și trucuri pentru a rămâne conectat la contactele dvs. importante. Apoi voi enumera rapid pașii despre cum să exportați informațiile de contact din Gmail, Outlook pentru Windows și Outlook pentru Mac, de care aveți nevoie pentru mai multe motive. În cele mai multe dintre aceste proceduri, va trebui, de asemenea, să decideți dacă veți exporta în formatul CSV sau vCard, așa că am inclus un scurt explicator despre cum diferă acestea la sfârșitul articolului. Unul nu este „mai bun” decât celălalt, deoarece ambii au pro și contra.

Menținerea contactelor: sfaturi și trucuri

Personal, nu petrec foarte mult timp fac lucrări de menținere pe lista mea de contacte de e-mail. În mare parte, las Google și Outlook doar să salveze adresele de e-mail ale corespondenților mei, apoi mă bazez pe alte site-uri și servicii pentru a rămâne conectat, cel mai important fiind LinkedIn.

Rețele online pentru conexiuni profesionale. Am abandonat cărțile de vizită cu vârste în urmă. Când întâlnesc pe cineva care solicită o carte de vizită, îi spun că nu le mai folosesc și adaug: „Trimiteți-mi o invitație pe LinkedIn”. Nu mă conectez cu persoane pe care nu le cunosc pe LinkedIn. Există câteva excepții, cum ar fi atunci când mă conectez cu cineva cunoscut sau la care am ajuns să-l adresez în loc de invers. Dar aș spune că 90 la sută sau mai mult din rețeaua mea de LinkedIn conține oameni pe care i-am cunoscut personal.

De asemenea, includ și prieteni pe LinkedIn, deși nu am folosit niciodată acest site pentru a-mi găsi prietenii din motive sociale. Din când în când, un prieten ar putea să apară într-o căutare pe care o fac pe LinkedIn când încerc să aflu cine este în rețelele mele care lucrează la Compania X sau este expert în subiectul Y.

Un aspect al LinkedIn pe care îl apreciez cu adevărat este faptul că pune pe fiecare persoană să păstreze informațiile de contact și afilierea companiei. Nu este treaba mea să actualizez agenda pentru toate contactele mele. Este treaba lor .

În mod similar, puteți utiliza Facebook, Twitter sau o altă rețea socială la alegere pentru a vă menține contactele în același grad. Prefer LinkedIn pentru afaceri, însă, în mare parte, deoarece oamenii tind să completeze filialele companiei atât în ​​trecut, cât și în prezent, ceea ce este de obicei o informație importantă pe care trebuie să o cunosc atunci când caut oameni la care trebuie să ajung.

Sfat bonus: LinkedIn îi place să vă ajute să găsiți oameni pe care îi cunoașteți conectându-vă direct la contul de e-mail, dar puteți încărca, de asemenea, un fișier CSV pe LinkedIn și puteți să vă ajutați să vă potriviți cu persoane pe care le cunoașteți în acest fel. Acest sfat este util dacă ați exportat informații de contact din joburi vechi sau dacă serviciul de e-mail al angajatorului dvs. actual nu este acceptat de LinkedIn.

Aplicație EasyDo pentru adăugarea de noi intrări de contacte iOS . Pe iPhone-ul meu, folosesc o aplicație numită EasyilyDo, care automatizează în mod esențial sarcini mici pe care le-am alocat aplicației pentru a le finaliza. Una dintre ele este pentru EasyYoD să urmărească cu atenție contul meu de e-mail de afaceri și, atunci când vede un e-mail de intrare de la o persoană nouă, mă întreabă dacă ar trebui să adauge persoana respectivă în agenda mea de adrese iOS. Există și o aplicație Android cu EasyDo.

Îmi folosesc în primul rând agenda de adrese iOS pentru contactele personale, dar păstrez și unele detalii ale colegilor mei, în caz că trebuie să le ajung repede atunci când sunt în afara biroului. Îmi place, de asemenea, că EasyilyDo nu adaugă automat fiecare nou contact, ci mă întreabă întotdeauna primul.

ifttt pentru alte modalități de migrare a contactelor . Utilizând site-ul web și aplicația pentru iPhone numită ifttt (care înseamnă „dacă aceasta, atunci asta”) puteți crea comenzi, cum ar fi „dacă adaug o intrare nouă în Contacte mele iOS, apoi introduceți acele informații într-o foaie de calcul Google Drive. " Și există o serie de alte servicii acceptate, deci puteți face ceva similar cu informațiile de contact de la persoane pe care le cunoașteți de pe Facebook, e-mail și din alte locuri. Spre deosebire de EasyilyDo, ifttt va efectua întotdeauna comanda atunci când este declanșată - nu vă întreabă mai întâi dacă ar trebui să finalizeze acțiunea. Dar puteți activa și dezactiva aceste comenzi oricând de pe site-ul sau aplicația ifttt. Posibilitatea de a personaliza comenzile este foarte bună și nu trebuie să știți o multime de codificare pentru a le face să funcționeze. Este aproape toate punctele și clicurile gata.

Sfat bonus: căutați în lista ifttt a „rețetelor” publice ( adică a comenzilor) pentru „contacte”, și veți putea găsi și reutiliza comenzile altor persoane deja dezvoltate. Rețineți că majoritatea automatizărilor scrise în ifttt funcționează înainte, dar nu neapărat migrează datele pe care le aveți deja.