Video: tutorial: cum sa descarci minecraft simplu si usor (Octombrie 2024)
Nu am întâlnit niciodată o unitate de rețea partajată în cadrul unei afaceri care nu era cel puțin un pic înclinat. Serverele partajate sunt de obicei concepute pentru a permite colaborarea, precum și pentru a face fișierele și informațiile să fie accesibile liber colegilor noștri. De asemenea, ajută întreprinderile să capteze și să facă backup date ușor și eficient - în teorie, adică.
În realitate, ele se transformă în locul în care sunt stocate fotografiile petrecerii de vacanță a companiei de acum șase ani. În acea ultimă frază, am folosit vocea pasivă în mod intenționat, deoarece nimeni nu pare să-și asume vreodată responsabilitatea de a pune ceva pe o unitate partajată care nu ar trebui să fie acolo. Lucrurile apar doar. Nimeni nu știe cum sau de ce au ajuns acolo. Și, prin urmare, nimeni nu îi îndepărtează de frica de a păși pe degetele altora sau de a șterge ceva de care are nevoie altcineva.
Spațiile comune trebuie proiectate într-un mod care să se potrivească cu fluxul de lucru sau cu organigrama unui departament sau companie. Lucrurile care sunt de natură paralelă, precum două echipe care raportează la același nivel de management, ar trebui să fie paralele în structura folderului. Atunci când o persoană nouă se alătură unui departament, ea ar trebui să își poată da seama rapid unde trăiesc fișierele importante într-o rețea partajată, deoarece locația lor (numele folderului și modul în care este cuibărit în alte dosare) ar trebui să reflecte modul în care este proiectată afacerea. Un adevărat steag roșu este atunci când cineva care a lucrat mai mult timp nu poate găsi lucruri pentru că nu știe unde este, sau mai rău, nici măcar nu știe unde ar trebui să fie.
Iată tot ce am făcut, pas cu pas, pentru a ne curăța serverele de sloppy. La sfârșit, veți găsi un rezumat al rezultatelor, precum și note despre ce a mers corect și ce a mers prost.
Proiectul de curățare a serverului
Pasul 1: Comunicare. În primul rând, am vorbit despre problema de a avea un server sloppy, inclusiv de ce este o problemă (ineficiențe, inconsistențe, încordarea spațiului nostru de rețea), soluții posibile și proceduri pentru implementarea acestor soluții.
Apoi am mai vorbit ceva. Apoi am vorbit despre cine altcineva trebuie să vorbim. Nu pot conduce acasă suficient importanța comunicării pentru succesul acestui proiect. Am vorbit mult, atât personal, cât și prin e-mail.
În timpul acestor conversații, ne-am dat seama cât de important ar fi să comunicăm și cu personalul IT. Așa că le-am urmărit în planul nostru și am propus calendarul. Echipa IT ne-a oferit un sfat crucial care, în final, a devenit adevăratul nostru punct de lansare pentru proiect. Ei au spus, nu încercați să curățați ceea ce aveți; mai degrabă, începeți cu o pânză goală și creați structurile de folder dorite și copiați numai fișierele pe care doriți să le păstrați. Toate celelalte, au spus, arhivează.
Pasul 2: Examinați datele existente. În al doilea rând, toți factorii interesați - în mare parte manageri de echipă - s-au așezat la o masă cu un laptop și un proiector. Ne-am conectat la spațiul serverului în cauză și am analizat împreună câteva dintre fișierele existente, doar pentru a fi siguri că nimeni nu a trecut cu vederea vreun lot de fișiere pe care ar trebui să le păstrăm.
Ne-am gândit, de asemenea, la datele existente în ceea ce privește modul în care au fost sau nu reflectau fluxurile noastre de lucru actuale. Spațiile comune sunt utilizate în general pentru colaborarea la muncă. Structura și numele folderelor trebuie să reflecte cu exactitate fluxul de lucru pentru ca acesta să fie util.
Multe din ceea ce am găsit pe servere au fost oribil de demodate. Au fost denumite dosare pentru angajații care nu au mai fost cu compania de ani de zile. Am găsit fișiere care datează din 2003. Au rămas resturi de proiecte care nu au ieșit niciodată în teren. Nimeni nu avea nevoie de nimic din astea.
Pasul 3: afișați noua structură. În timp ce încă stăteam în jurul acelei mese, am schițat structura folderului pe care am crezut că ar trebui să fie în loc. Toți managerii au avut achiziții în ceea ce privește proiectarea, care trebuia să reflecte structura și fluxul de lucru al echipei noastre. Iată ce am proiectat, deși am făcut ca numele să fie generice, astfel încât acestea să aibă sens pentru cineva necunoscut cu funcționările interioare ale biroului nostru:
La nivelul superior, avem foldere pentru fiecare echipă și proiect special sau sarcină, precum și una pentru „Resurse” care se aplică în toate echipele.
Fiecare echipă are un set de foldere: câteva care arată fluxul de lucru, unul pentru fiecare membru al echipei și foldere suplimentare, deoarece acestea au sens pentru nevoile echipei respective. De exemplu, subfolderele echipei mele arată așa:
Am folosit schemele și cifrele pentru a face ca dosarele fluxurilor noastre de lucru să se așeze în partea de sus a structurii și să apară în aceeași ordine în care are loc lucrarea. Dosarul numit "1_EDITING" este locul în care fișierele care sunt gata de editare merg și rămân până la finalizarea editării. Apoi trec la „2_RTP”, ceea ce înseamnă „gata să producă” - cu alte cuvinte, editarea este completă și aceste fișiere sunt gata pentru următoarea etapă. După ce un fișier este produs, acesta ar trebui să fie mutat în „3_PRODUCED”, care devine în esență arhiva noastră vie. Orice din acel folder ar putea fi, în teorie, arhivat, așa că vom avea întotdeauna o memorie cache de fișiere pe care știm că le putem elimina, dacă ar trebui vreodată să recâștigăm ceva spațiu.
Pasul 4: Creați reguli. Așa cum am început deja să explic în secțiunea precedentă, fiecare dosar are câteva reguli asociate cu privire la ce pot și nu pot intra în ele sau cum ar trebui utilizate. Dacă cineva dorește să împărtășească fotografii, de exemplu, trebuie să o plaseze în propriul său dosar de nume. În acest fel, este clar cine este responsabil pentru date.
De asemenea, am discutat dacă avem fișiere care trebuie să fie accesibile pentru mai multe echipe (am făcut-o și am creat un folder Resurse pentru ele) și dacă orice informație ar trebui blocată (da: totul în folderul Echipa de Management).
Pasul 5: Asigurați consecvența. Pe măsură ce ne-am conceput folderele și regulile pentru utilizarea lor, căutăm și zone în care am putea și ar trebui să fim consecvenți. Când structurile de folder și fluxurile de lucru pot (și ar trebui să fie) consecvente, se realizează în perioadele de tranziție a personalului, cum ar fi atunci când cineva pleacă din companie, pleacă în concediu de maternitate sau este bolnav neașteptat. Coerența pe un spațiu server distribuit îi ajută pe toți cei din organizație să-și dea seama de starea proiectelor curente, precum și de ce este important, ce lucrare a fost deja finalizată și așa mai departe.
Un proiect de urmărire (pe care tocmai îl implementăm acum) este acela de a crea o consistență mai bună și în convențiile noastre de denumire a fișierelor. Am decis să ne oprim asupra punerii în aplicare a acestei modificări de denumire a fișierelor până după ce toată lumea s-a obișnuit să folosească noile foldere partajate, astfel încât să nu supraîncărcăm pe nimeni cu prea multe informații noi simultan.
Pasul 6: Verificați ultima dată cu toți factorii interesați. Înainte de a implementa ceva, am efectuat o verificare finală a planului cu fiecare parte interesată, inclusiv câteva persoane pe care inițial nu credeam să le includem, dar ale căror nume au apărut în revizuirea datelor existente. "Nu este acea arie de expertiză a Arielle? Ar fi bine să o întrebăm ce crede că trebuie făcută în această secțiune."
Pasul 7: Finalizați și comunicați cronologia. Ultimii pași au fost finalizarea calendarului și apoi demararea proiectului. Acestea au fost piesele finale ale puzzle-ului:
- Decideți când și cum să diseminați informațiile: Trimiteți prin e-mail tuturor angajaților la jumătatea săptămânii despre noua structură a serverului, regulile și toate informațiile conexe, inclusiv datele (vezi articolul următor).
- Setați datele pentru: când oamenii trebuie să copieze peste fișierele pe care doresc să le păstreze (sfârșitul săptămânii); când ar trebui să înceapă să utilizeze noua structură (în cazul nostru, imediat, după primirea e-mailului); când serverul vechi va fi întrerupt (le-am spus sfârșitul săptămânii, dar, în realitate, am completat acest termen cu câteva zile în plus).
- Planificați câteva e-mailuri de memento înainte de a opri efectiv accesul la vechiul server.
- Permiteți-le IT să efectueze întreruperea reală.
Rezultate curățare server
E-mailul de la mijlocul săptămânii care conține toate informațiile despre proiectul de curățare a serverului, a ieșit la ora 11:27 într-o zi de miercuri. Câteva persoane au avut întrebări arzătoare, dar firul răspuns la toate s-a redus până la 11:57 am. Asta înseamnă că toate întrebările de bază au fost primite în termen de 30 de minute.
În cadrul echipei mele, au continuat clarificări suplimentare cu privire la fluxul nostru de lucru - dar ultima pe care o am este datată la 13:05 în aceeași zi. Fără îndoială, câteva persoane au pus întrebări suplimentare fără a răspunde tuturor, dar majoritatea întrebărilor au fost primite în termen de două ore.
În următoarele câteva zile, am completat cronologia fără nicio apăsare. Echipa IT a realizat un raport rapid care arată că am redus datele totale cu 76 la sută. Numerele vorbesc de la sine.
Inainte de
- Spațiu total: 250 GB
- Numărul de dosare: 447.249
- Numărul de dosare: 36.773
După
- Spațiu total: 59.2 GB
- Numărul de dosare: 58.624
- Numărul de dosare: 2.962
Proiect Postmortem și feedback
La câteva săptămâni după ce am terminat migrarea și restructurarea serverului, am întrebat conducătorul proiectului, managerii și administratorii rețelei IT dacă au vreun feedback sau note postmortem. Nimeni nu a făcut-o. Totul a mers remarcabil de bine. Iată ce trebuia să spună tipul de IT:
"În cei 10 ani în plus pe care i-am petrecut aici, este pentru prima dată când o echipă departamentală a întreprins un proiect ca acesta din interesul propriu și l-a dus atât de bine. Acest lucru ajută atât [celălalt administrator de rețea IT] cât și Eu mențin mai bine rețeaua și sunt sigur că vă ajută echipa cu fluxul de lucru și organizare. Am cerut literalmente mai multor generații de conducere să mandateze ceea ce echipa dvs. a realizat la nivel de bază și este foarte apreciat."
Din perspectiva mea, vreau să facem ceva diferit. Mi-aș dori să fi spus inițial angajaților despre proiect în persoană într-o ședință improvizată rapid, mai degrabă decât prin e-mail. E-mail-ul este bine, și sigur, nimănui nu-i plac întâlnirile, dar m-am simțit ca oamenii s-ar fi simțit mai incluși în proces dacă li s-ar fi spus în timpul unei discuții deschise decât printr-un „IMPORTANT!” e-mail.
Avem acum un server partajat mai bun, mai consistent, mai eficient și mai simplu. Normele de utilizare a acestuia sunt clare, cu responsabilitatea încorporată. Managerii de echipă sunt responsabili pentru dosarele echipei, iar persoanele fizice sunt responsabile pentru ceea ce se află în dosarele lor de nume.
Dacă vă gândiți să inițiați propriul proiect de curățare a serverului la organizația dvs., sper că puteți obține câteva sfaturi din acest articol despre importanța de a primi sfaturi de la departamentul dvs. IT și de a comunica în amănunt în fiecare etapă este crucială pentru succes.
