Organizați-vă: cum să vă mențineți ordonat, scanabil și nu prea ocupat

Slack face ca comunicarea în cadrul unei echipe să fie mult mai ușoară decât folosirea e-mailului, însă aplicația are tendința de a arăta ca o sală de joacă a unui copil dezordonat. Dacă membrii echipei tale au o pasiune profundă pentru gif-uri animate sau nu se gândesc la modul în care numesc canale, interfața personală este probabil să fie complet dezorganizată. Aceste nouă sfaturi vă pot ajuta să redobândi controlul acestei aplicații de mesagerie de afaceri de top.

1. Faceți mesajele slabe mai compacte

Două setări vor consolida interfața Slack pentru a o eficientiza. Accesați Preferințe> Mesaje și media. Sub Tema, alegeți Compact. Apoi, chiar sub ea, alegeți să vedeți Numele afișate doar.

Împreună, aceste setări elimină excesul de caractere și spațiul alb din Slack. Este posibil să nu fie stilul preferat, dar merită să încercați dacă doriți să vă faceți spațiul Slack să pară mai frumos și mai puțin ocupat. Dacă doriți să puteți scana o mulțime de informații fără a derula multe, s-ar putea să meritați să încercați acest lucru.

2. Pune-ți bara laterală slabă

Nu există niciun motiv pentru care trebuie să vedeți fiecare canal și mesaj care figurează în bara laterală în mod implicit. Stele canale și mesaje directe pe care le utilizați cel mai des. Acest lucru îi face să stea în partea de sus sub titlul Starred, permițându-vă să vă concentrați atenția pe această listă curatată.

Dacă contul tău Slack este înghesuit grav, ia în considerare și modificarea setărilor pentru a afișa doar mesaje stelate și mesaje necitite. Accesați Preferințe> Bara laterală> Setări bara laterală> Aspect și alegeți conversații necitite și cu stele.

3. Suprimați clutterul de imagine

În cazul în care principala ta reclamație despre Slack este că colegii tăi postează prea multe gif-uri animate, emoji și link-uri cu imagini de previzualizare enorme, le poți pur și simplu suprima în viziunea ta. Căutați în Preferințe> Mesaje și media. Spre partea de jos sunt casetele de selectare care vă permit să ascundeți diferite tipuri de imagini.

Dacă doriți experiența Slack neschimbată finală, setați-le astfel:

4. Personalizați notificările

Primirea prea multor notificări le transformă pe toate în zgomot. Personalizați notificările pe care le primiți în Slack în trei pași.

În primul rând, mutați toate canalele în care majoritatea mesajelor noi nu sunt importante. Accesați canalul, faceți clic pe pictograma cog de lângă bara de căutare și selectați opțiunea pentru a muta acel canal.

În al doilea rând, schimbați preferințele de notificare fie pentru mesaje directe, mențiuni și numai cuvinte cheie sau Nimic. Dacă alegeți Nimic, veți vedea ecusoane care indică mesaje noi, dar nu veți primi alerte audio sau alte notificări pe ecran.

În al treilea rând, acordați atenție ultimelor două opțiuni care apar în această secțiune a preferințelor dvs.: Notificați-mă despre răspunsurile la firele pe care le urmăresc și folosiți diferite setări pentru dispozitive mobile. În funcție de modul în care dvs. și colegii de echipă folosiți conversații cu filet, este posibil să doriți să selectați opțiunea pentru a primi notificări despre thread. În ceea ce privește opțiunile dispozitivului mobil, alegerea de a avea preferințe diferite pe telefon vă poate ajuta să vă concentrați. Data viitoare când trebuie să lucrați fără întrerupere, renunțați la aplicația desktop Slack și deconectați-vă din aplicația web, dar țineți-vă telefonul în apropiere pentru notificări importante Slack.

5. Utilizați prefixe pentru a grupa canale slabe similare

Iată o tactică pe care o văd regulat că echipele folosesc în Slack: Creați prefixe pentru canale care ar trebui grupate. Toate canalele care sunt destinate a fi utilizate exclusiv de echipa de vânzări, de exemplu, ar trebui să ia prefixul „vânzări”, astfel încât să puteți avea # contacte-vânzări, # sfaturi de vânzări, # vânzări-câștiguri, etc. Canalele care sunt doar pentru distracție pot lua prefixul „fun-” sau „watercooler-”.

Utilizarea prefixelor face ca canale similare să se strângă automat, atât în ​​bara laterală, cât și în lista completă de canale ori de câte ori trebuie să le explorați.

6. Folosiți instrumente de votare (sau acest hack)

Când puneți colegilor de echipă o întrebare în stil, cum ar fi „La ce oră se poate întâlni toată lumea în această după-amiază?” utilizați o aplicație de votare. Este mult mai ușor și mai simplu să citiți răspunsurile la un sondaj decât să faceți o pagină printr-un baraj de comentarii.

Polly for Slack este una dintre cele mai cunoscute aplicații de sondaje și sondaje. Instalați-l ca un supliment Slack și apoi tastați „/ polly” ori de câte ori doriți să creați un sondaj.

De asemenea, puteți săriți instrumentele de votare cu acest simplu hack: Scrieți-vă întrebarea și oferiți răspunsuri posibile cu reacji. Coechipierii tăi își vor da seama că ar trebui să adauge răspunsurile adecvate la întrebare pentru a-și arăta preferințele. Pentru opțiunile de sondare care nu au pictograme evidente care să se potrivească, folosiți puncte de acces sau puncte colorate. Rezultatele sunt strânse, ordonate și ușor de citit.

7. Creați o etichetă pentru fire

Firele de mesaje sunt fantastice pentru organizarea Slack, dar numai atunci când le utilizați într-un mod care funcționează pentru echipa dvs. Un fir de mesaje este o conversație care se rotește de pe canalul principal într-o bară laterală. Oamenii pot opta pentru conversație sau pot rămâne în afara ei. În fir, dvs. și colegii de echipă puteți avea o conversație elaborată despre un subiect fără ca acesta să fie întrerupt.

Cu toate acestea, atunci când există prea multe fire, este greu să scanezi canalul și să surprinzi orice s-a întâmplat recent. Prin urmare, trebuie să găsiți echilibrul potrivit de utilizare a firului și o etichetă pentru aceasta. Nu există nicio regulă pentru cum să o faci.

Lucram cu o echipă care avea să adauge un spool de emoji thread la sfârșitul oricărui mesaj pe care voiau să-l devieze de pe canalul principal. De-a lungul timpului, am adoptat cu toții regulile informale pentru a trimite mesaje și toată lumea părea fericită să le urmeze.

Sfat: pentru a adăuga un emoji personalizat, faceți clic pe spațiul de lucru din stânga sus, alegeți Personalizare slabă și încărcați o imagine la alegere din fila Emoji. Rețineți că administratorii pot restricționa cine poate adăuga emoji personalizate.

Dacă sunteți în căutarea pentru tinkering mai avansate, poate doriți să aflați cum să construiți un bot slack.

8. Organizează-ți gândurile cu formatarea

Utilizați formatarea pentru a organiza ceea ce scrieți în mesajele Slack. Acest lucru face mai ușor pentru alte persoane să scaneze canalul și să preia ceea ce este important.

Slack folosește formatarea Markdown pentru formatul gras, cursiv, subliniat și cod. Când tastați mai mult de câteva caractere, în partea de jos a ecranului apare o foaie de înșelare pentru a vă ajuta.

În plus, adăugați pauze de linie în mesajul dvs. folosind shift + return. Această combinație de apăsare a tastei vă permite să creați paragrafe fără a posta mesajul (dacă apăsați returnare fără schimbare, mesajul dvs. va fi postat). După ce ai făcut asta, poți să scrii mesaje mai lungi, ușor de citit și de editat, în loc să fii nevoit să postezi cinci sau șase consecutive. Această practică vă poate avantaja rezultatele căutării Slack dacă utilizați un cont gratuit care se limitează la căutarea doar a celor mai recente 10.000 de mesaje.

9. Creați alerte automatizate

O alertă automatizată în Slack este o notificare pe care o primiți automat atunci când se întâmplă o anumită acțiune. De exemplu, puteți crea o alertă pentru când cineva completează formularul web al companiei dvs. Alte câteva idei: Puteți avea o alertă de fiecare dată când se închide o vânzare în magazinul dvs. online, ori de câte ori apare un nou comentariu pe site-ul dvs. web sau imediat ce cineva din echipa dvs. deschide sau închide o problemă în Github.

Există câteva modalități de configurare și control alerte automate. Cel mai simplu este prin integrările lui Slack cu alte instrumente din directorul său de aplicații. De exemplu, conectați Slack la Freshdesk și puteți primi alerte despre biletele de asistență transmise echipei dvs.

Un alt mod este să utilizați aplicația Slack Incoming Webhooks, care necesită un pic de cunoștințe tehnice pentru a configura, dar vă permite să primiți alerte despre activități care pot fi în afara domeniului aplicațiilor Slack. Ultima opțiune este să utilizați un instrument de automatizare de la terți, cum ar fi IFTTT, Workato sau Zapier. Aceste servicii vă permit să conectați aplicații una la alta, iar în cazul Slack, puteți conecta o aplicație chiar dacă Slack nu o acceptă nativ. Instrumentele de automatizare vă pot oferi, de asemenea, mai multe opțiuni pentru personalizarea alertei.

Semnal vs Zgomot

Slack a promis că va ajuta la corectarea unora dintre problemele semnal-zgomot care sunt inerente la e-mail. De asemenea, a promis că va oferi oamenilor un mod de a comunica, care a fost mai distractiv. A devenit o aplicație care reușește în cea mai mare parte în ambele domenii, dar, în acest sens, a devenit un alt tip de bestie, una care se poate simți nestăpânită. Prin curățarea interfeței Slack, puteți reduce semnificativ zgomotul și puteți crea un spațiu mai concentrat pentru a comunica.

Dacă toate celelalte nu reușesc, puteți săriți nava întotdeauna examinând aceste 17 alternative la Slack. Dacă v-ați angajat să vă lipiți de aplicație, asigurați-vă că veți învăța mai multe sfaturi și trucuri pentru Slack.