Organizați-vă: cum să vă gestionați munca cu foi de calcul

Unul dintre cele mai simple trucuri organizatorice pe care le folosesc la locul de muncă este să păstrez foi de calcul private ale propriului meu progres. Nimeni nu cere să o fac. Nimeni nu cere să-mi vadă foile de calcul. Îi păstrez în întregime pentru binele meu, pentru a mă menține să lucrez eficient și pentru a putea vedea rapid ceea ce am realizat.

În această ediție a Organizați-vă, vă voi împărtăși câteva dintre foile de calcul pe care le păstrez în prezent și le voi explica ce fac pentru mine. În timp ce conținutul foilor de calcul legate de activitatea mea în special, multe dintre principii sunt universale și adaptabile la alte tipuri de muncă.

Salvarea și programarea ideilor

Coloana Get Organized este săptămânală, ceea ce înseamnă că trebuie să vin cu 52 de idei pe care le voi folosi efectiv într-un an… ceea ce înseamnă că va avea nevoie probabil de 50 până la 100 de idei suplimentare pe care le voi respinge în cele din urmă (majoritatea dintre noi avem nevoie pentru a genera un volum imens de idei pentru a găsi cele cu adevărat bune).

De asemenea, trebuie să privesc înainte câteva săptămâni la rând și să fiu atent la datele la care vor publica articolele (în fiecare luni) pentru a mă gândi dacă un anumit subiect va fi în sincronizare cu altceva care se întâmplă în lume. De exemplu, în luna mai trecut, când noii absolvenți căutau locuri de muncă, am rulat o serie de articole pe această temă: cum să gestionezi o căutare de locuri de muncă online, cum să creezi un profil online curat și profesional, sfaturi pentru CV-uri și scrisori de întâmpinare, etc..

Pentru a face acest lucru, păstrez o foaie de calcul foarte rudimentară, cu o listă continuă de idei în partea de jos și o grilă în partea de sus cu toate datele de publicare programate. Foaia de calcul mă ajută să mă gândesc pe larg la modul de a planifica subiecte pe parcursul mai multor săptămâni și luni. Pot schimba cu ușurință ordinea articolelor viitoare, pentru a pune mai mult timp între subiecte care par prea asemănătoare sau pot grupa împreună cele care sunt legate în mod logic.

Această foaie de calcul specifică locuiește în Google Drive, deoarece serviciul respectiv este disponibil de aproape oriunde și, dacă am o idee în timp ce sunt departe de birou, mă pot conecta și adăuga fără ezitare.

Deoarece revin frecvent la această foaie de calcul pentru a înregistra lucrarea odată ce am terminat-o, analizez în mod regulat ideile pe care le-am făcut creier. Mulți oameni notează notele ideilor lor, dar nu se referă niciodată la ele. Cu acest sistem, mă confrunt cu propria mea listă de idei cel puțin o dată pe săptămână.

Jurnalul progresului proiectului

O mare parte a jobului meu la PCMag este să testez produse software și gadgeturi de fitness și să scriu recenzii despre produse, așa că am o altă foaie de calcul dedicată acelei lucrări.

(Îmi cer scuze pentru o cantitate mică de conținut încețoșat din imaginea de mai sus.)

Permiteți-mi să vă explic doar coloanele pe care le vedeți în imaginea de mai sus. Coloana unu, numit ID, este ID-ul articolului unei recenzii a produsului care a fost publicat. Coloana B este numele produsului. Coloana C, Starea, păstrează starea recenziei, astfel încât "pubbed 12-Apr-13" înseamnă un articol a fost publicat pe 12 aprilie 2013. Coloanele D până la I sunt căsuțe de verificare legate de lucrări care trebuie completate înainte de revizuirea produsului se poate deplasa prin procesul de editare și publicare.

Criteriile (coloanele DI) includ înregistrarea produsului într-o bază de date („QB”), trimiterea unui formular care conține specificațiile produsului („Specificații”), încărcarea unei imagini a produsului („Imagine”) și crearea unei prezentări de diapozitive suplimentare imagini („Slideshow”). Fiecare produs are, de asemenea, nevoie de un punctaj de la unu la cinci („Rating”) și am adăugat încă o coloană pentru „Note” unde, în general, indic doar dacă un produs merită o alegere a editorilor PCMag.

Foaia de calcul este într-adevăr în centrul său o serie de căsuțe. Îmi permite să văd dintr-o privire dacă am făcut toate lucrările de precursor necesare. Dar are și alte avantaje.

În același mod în care îmi loghez ideile de brainstorming pentru viitoarele coloane Get Organized, de asemenea, mă conectez în partea de jos a produselor din tabelul meu de recenzii pe care ar putea să le interesez. Prin urmare, am întotdeauna o listă de idei proaspete.

De asemenea, servește ca o referință foarte rapidă dacă trebuie să caut data publicării sau ID-ul articolului unic pentru produsele pe care le-am revizuit (pe care le fac destul de des). Sigur, avem și alte sisteme în birou pentru a găsi informațiile respective, dar de obicei este mai rapid să trag din această foaie de calcul, deoarece am personalizat-o pentru a fi specifică nevoilor mele.

Urmărirea a ceea ce a fost schimbat

Ultima foaie de calcul pe care vreau să o împărtășesc este cea pe care o folosesc pentru a urmări un articol specific pe care îl scriu: Cele mai bune 100 de aplicații pentru iPhone. Articolul necesită o organizare complexă de gestionat, deoarece actualizez conținutul frecvent. Cu alte cuvinte, la fiecare câteva săptămâni, câteva dintre cele mai bune 100 de aplicații sunt noi. Trebuie să fiu atent la ce aplicații am spus că sunt cele mai bune astăzi față de ce am spus că sunt acum șase luni.

Metoda mea este destul de simplă. Înregistrez fiecare aplicație în Excel, deoarece trece pe lista celor mai bune 100. Înregistrez data la care a fost adăugat articolul sau ultima dată când am actualizat textul, dacă este o aplicație care este încă bună, dar actualizată semnificativ de la ultima dată când am scris o problemă. De asemenea, păstrez o listă de rulare a aplicațiilor care au fost anterior pe listă, dar de atunci și-au pierdut locul.

Această foaie de calcul mă ajută să văd dacă am atins 100 de aplicații, deoarece Excel le numără automat pentru mine. De asemenea, îl folosesc pentru a grupa aplicațiile pe diferite pagini adăugând chenare care indică pauze de pagină. Codarea culorilor îmi permite, de asemenea, să văd ce aplicații sunt noi în listă (galben), ceea ce este un steag în timpul procesului de publicare, ceea ce înseamnă că ar trebui să verific aceste secțiuni mai îndeaproape decât altele.

Permiteți-mi să recunosc și faptul că nu folosesc toate coloanele pe care le-am configurat inițial în această foaie de calcul. La un moment sau altul, am crezut că anumite informații sunt importante, doar pentru a realiza mai târziu că nu aveam nevoie deloc. Deoarece această foaie de calcul aparține numai mie, pot abandona zonele care nu au nicio rambursare fără consecință. Aș putea curăța foaia de calcul și a scăpa de secțiunile pe care nu le folosesc, dar merită mai mult să le păstrez și să nu le folosesc decât să investesc în a face foaia de calcul puțin mai ordonată. Care-i rostul? Nimeni, dar eu nu îl văd vreodată.

Beneficiile utilizării foilor de calcul pentru a vă urmări activitatea

Foile de calcul simple pot fi instrumente puternice pentru organizarea muncii dvs. și nu trebuie să fiți un whiz la Excel pentru a le face. Avantajele utilizării unor foi de calcul pentru urmărirea activității includ:

• fiind capabil să vezi ce ai făcut deja, astfel încât să nu-l repetați (sau dacă trebuie să-l repetați, puteți vedea rapid când și cum ați făcut-o prima dată în jur, astfel încât să puteți folosi acel lucru anterior)
• având un loc dedicat pentru a înregistra idei și a privi în mod regulat prin ele
• păstrarea unei evidențe a muncii dvs. dacă aveți vreodată nevoie de dovezi despre ceea ce ați realizat
• facilitarea propriilor sarcini prin crearea unui sistem de regăsire a informațiilor, personalizat în totalitate la nevoile dvs.