Organizați-vă: cum să configurați șabloane de e-mail

Cuprins

• Organizați-vă: cum să configurați șabloane de e-mail
• Utilizarea șabloanelor de e-mail în Gmail

Atât la locul de muncă, cât și în viața personală, mulți dintre noi trimitem ceea ce este esențialmente același e-mail de mai multe ori. S-ar putea spune ceva de genul: "Iată numerele de vânzări săptămânale…" sau "Iubitule, vă rog să vă amintiți să trimiteți chiria pe sau înainte…"

Dacă sunteți o persoană organizată și eficientă în mod rezonabil, este posibil să copiați și să lipiți e-mailul anterior într-un mesaj nou ori de câte ori este momentul să trimiteți acel e-mail trimis în mod regulat. Nu este o metodă proastă, dar vă lasă deschiși la introducerea erorilor. Este posibil să uitați să actualizați linia subiectului, data, o cifră financiară, un punct de date și așa mai departe.

Când mi-am început prima dată cariera în mass-media și publicare, am fost, în esență, redactor de linii pentru câteva reviste academice, lucrând cu tipografii care au tastat modificările pe care le-am marcat în fișiere. Cea mai importantă regulă pe care am învățat-o în modul de marcare a articolelor pentru tipografie a fost aceasta: Cu cât sunt mai puține apăsări de taste, cu atât sunt mai puține șanse de a introduce erori. Cu alte cuvinte, misiunea mea a fost de a corecta orice dactilografie și de a aduce modificările autorilor pe pagină, reducând în același timp cât de mult trebuie să scrie tipografii.

În același rând, atunci când reutilizați un e-mail vechi, trebuie să introduceți o mulțime de apăsări de taste inutile, cum ar fi ștergerea și actualizarea liniei subiectului, schimbarea informațiilor cheie și altele.

Un sistem mai bun este să configurați e-mailuri pe care să le puteți reutiliza mai mult și mai eficient, un „șablon de e-mail” (termenul Microsoft Outlook) sau „răspuns în conservă” (termenul Google)

se incarca…

Un șablon de e-mail este exact ceea ce v-ați aștepta să fie, un contur al unui e-mail cu spațiu în care vor apărea informațiile actualizate. Când vă oferiți un spațiu gol, în loc de un număr sau o bucată de date de actualizat, faceți mai puține apăsări de taste, reducând astfel numărul de erori pe care le puteți introduce. Nu veți trimite niciodată din greșeală numerele raportului de săptămâna trecută; cel mai rău lucru care s-ar putea întâmpla este să lăsați ceva necompletat, caz în care, destinatarii vor observa imediat și vă vor cere datele care lipsesc. Dacă trimiteți informații greșite, este posibil ca destinatarii să nu o cunoască niciodată.

Iată cum puteți configura șabloane de e-mail în două dintre cele mai des utilizate programe de e-mail: Outlook și Gmail.

Cum să configurați un șablon de e-mail în Outlook

Outlook se referă la aceste tipuri de mesaje trimise regulat ca „șabloane de e-mail”. Funcția este disponibilă în programul desktop al Outlook, dar nu este disponibilă în Outlook.com.

În Outlook 2007 . Porniți un nou mesaj de e-mail. Introduceți corpul de e-mail și linia de subiect cât mai multe informații pe care va trebui să le reutilizați, asigurându-vă că vă lăsați un spațiu gol clar și vizibil oriunde doriți să introduceți informații noi de fiecare dată când trimiteți mesajul. Iată un exemplu:

	Linia de subiect:		Raport săptămânal de vizualizare de pagini pentru sfârșitul săptămânii
	Corp:		Iată raportul săptămânal de afișări de pagini pentru site-ul web. Data: Afișări de pagină: Multumesc tuturor! Vă rugăm să anunțați dacă aveți întrebări.

În colțul din stânga sus al casetei de mesaje, accesați File> Save As.

În caseta de dialog care apare, trebuie să schimbați tipul de fișier în Outlook Template (*.oft). Puteți apoi să numiți șablonul dvs. orice doriți.

Când sunteți gata să redactați un mesaj nou folosind șablonul, din păcate procesul de a ajunge la șablon este puțin ineficient.

Accesați Nou> Alegeți formularul

și în caseta de selecție derulantă de sus, selectați Șabloane utilizator în Sistem de fișiere. Orice șabloane salvate ar trebui să fie acolo. Alegeți cel dorit și se va deschide ca un nou mesaj de e-mail, pe care îl puteți actualiza după caz.

În Microsoft Outlook 2010 . Porniți un nou mesaj de e-mail. Introduceți corpul de e-mail și linia de subiect cât mai multe informații pe care va trebui să le reutilizați, asigurându-vă că vă lăsați un spațiu gol clar și vizibil oriunde doriți să introduceți informații noi de fiecare dată când trimiteți mesajul. (Consultați eșantionul de mai sus.)

După ce ați terminat de proiectat șablonul, accesați fila File și alegeți Save As.

În caseta de dialog care apare, trebuie să schimbați tipul de fișier în Outlook Template (*.oft). Puteți apoi să numiți șablonul dvs. orice doriți. Apăsați Salvați.

Când sunteți gata să utilizați șablonul, accesați Articole noi> Mai multe articole> Alegeți formularul

și în caseta de selecție derulantă de sus, selectați Șabloane utilizator în Sistem de fișiere. Orice șabloane salvate ar trebui să fie acolo. Alegeți cel dorit și se va deschide ca un nou mesaj de e-mail, pe care îl puteți actualiza după caz.

Lista de distribuție . Probabil veți dori să asociați un șablon de e-mail cu o listă de distribuție, astfel încât să puteți trimite mesajul unui grup de persoane dintr-o singură fotografie.

Accesați secțiunea Contacte din Outlook. Alegeți Nou> Listă de distribuție.

Dacă utilizați un e-mail corporativ sau de afaceri, cel mai bun pariu este să selectați membri în loc să utilizați funcția numită Adăugare nouă. Selectați membrii vor aduce probabil lista utilizatorilor disponibili pe sistemul de e-mail al companiei dvs. Pe de altă parte, Adăugare nouă vă permite să introduceți manual o adresă de e-mail.