Organizați-vă: cum să anulați trimiterea în perspectivă | jill duffy

Uneori, cea mai bună modalitate de a fi productiv în e-mail este să nu trimiți deloc un mesaj, mai ales dacă conținutul său este incorect sau nu are în vedere. După ce a testat butonul Anulează trimiterea dintre un grup de utilizatori Gmail de ani de zile, Google a pus această caracteristică iubită la dispoziția tuturor. Anulează trimiterea este un eșec care vă oferă până la 30 de secunde pentru a anula trimiterea unui e-mail. Este doar suficient timp pentru a gâfâi, a trage piciorul din gură și asigurați-vă că mesajul nu vede niciodată lumina zilei. Nu toată lumea își dă seama că Microsoft Outlook are de asemenea o serie de setări și opțiuni pentru a reaminti un mesaj, a întârzia trimiterea unui mesaj etc., poate pentru că nu sunt ușor de găsit sau de înțeles. Există o opțiune care este similară cu butonul Anulare trimitere Gmail, dar nu este intuitiv pentru a găsi sau utiliza. Iată cum funcționează și cum se configurează.

Cum funcționează Anularea trimiterii

Pentru a înțelege modul de anulare a funcționării în Outlook, vă ajută mai întâi să înțelegeți cum funcționează în Gmail. Pentru a obține butonul Anulează trimiterea în Gmail, trebuie să activați funcția și să selectați o perioadă de timp pe care doriți să o acordați pentru a putea opri mesajul. Perioada maximă de timp este de 30 de secunde și este opțiunea pe care o recomand.

Când activați setarea, ceea ce faceți cu adevărat este crearea unui blocaj automat sau întârziere pentru fiecare mesaj trimis, ceea ce la rândul său creează o fereastră de oportunitate pentru a o anula. Deci, nu dezlegi cu adevărat nimic. Doar oprești o acțiune înainte de a începe. Desigur, „anularea trimiterii” este mai succintă și mai ușor de înțeles decât „trimiterea cu întârziere cu o ocazie limitată de anulare”.

Microsoft, în lipsa sa obișnuită de perfecție, oferă același lucru în Outlook, cu excepția faptului că este un proces în două etape și necesită mai multă forță de muncă pentru a fi configurat.

Cum să configurați Anulați trimiterea în Outlook

Așa cum spuneam, setarea echivalentului butonului Anulare trimitere de la Gmail în Outlook este un proces în doi pași. În primul rând, trebuie să creați o regulă care întârzie să fie trimise toate mesajele. Voi rezuma instrucțiunile aici:

1. Accesați Fișier> Gestionare reguli și alerte> Regulă nouă.
2. Aici, priviți sub Start dintr-o regulă goală. Alegeți „Aplicați regula pentru mesajele pe care le transmit”. Nu adăugați alte reguli (adică lăsați casetele libere).
3. În lista acțiunilor, alegeți „amâna livrarea cu un număr de minute”. Puteți întârzia livrarea cu până la 120 de minute, dar este prea lung. Recomand 1 minut, așa că introduceți „1” (sau oricât de multe minute doriți) unde se spune „un număr de”.
4. Urmați instrucțiunile pentru salvarea și denumirea regulii și asigurați-vă că selectați caseta de selectare pentru „Activați această regulă” înainte de a ieși.

Următorul pas este cel pe care îl faceți când apăsați din greșeală Trimiteți un mesaj și doriți să îl opriți înainte de a merge efectiv.

Mesajul dvs. va fi în căsuța de ieșire. Acolo rămâne în timpul întârzierii de un minut.

Cea mai rapidă modalitate de a vă asigura că nu merge nicăieri este să apăsați butonul Work Offline (sub fila Trimitere / primire). Acum puteți să trageți mesajul în folderul schițelor pentru a-l edita ceva mai mult, sau faceți clic dreapta pe mesaj și ștergeți-l.

Cine poate utiliza Anulează trimiterea?

Din păcate, funcția Anulare trimitere Outlook nu este disponibilă tuturor. Aplicația Outlook Mac pur și simplu nu o are. Este disponibil însă în Outlook pentru Windows 2016, 2013 și 2010.

Am menționat anterior că Outlook are alte opțiuni pentru „reamintirea” mesajelor. De ce nu folosiți asta în loc de metoda de întârziere și ștergere? Există câteva răspunsuri foarte bune.

În primul rând, nu toți utilizatorii Outlook au funcții de rechemare disponibile. Cu conturile Microsoft Exchange, administratorul trebuie să facă opțiunile disponibile. Multe organizații aleg să o omită, iar în apărarea lor, este o caracteristică destul de confuză. În al doilea rând, puteți reaminti doar mesajele trimise altor persoane din organizația dvs., astfel încât acestea nu funcționează în orice caz, oricum. În al treilea rând, dacă destinatarii au deschis deja mesajul, nu aveți noroc. În al patrulea rând, destinatarii pot activa propria lor caracteristică care dezactivează în mod esențial o rechemare.

Sperăm că afacerea confuză a mesajelor amintite este suficientă pentru a vă convinge să activați în schimb funcția de întârziere și să o utilizați în avantajul dvs. Este opțiunea mai bună și te-ar putea salva multă durere!

Pentru mai multe sfaturi despre e-mail, puteți citi, de asemenea, 5 Moduri de a e-mail mai bine, Cum să ucideți e-mailul cu aplicația potrivită de gestionare a proiectelor și să opriți lupta prin e-mail cu mai multe e-mailuri.