Organizați-vă: cum să copiați contactele de la o aplicație la alta

Unde sunt contactele tale? Se află în software-ul de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM), un cont de e-mail, telefonul dvs. sau o aplicație de marketing prin e-mail, cum ar fi MailChimp? Este posibil ca listele dvs. de contacte să fie răspândite peste tot. Hei, se întâmplă. Uneori, trebuie să le curățați, să le îmbinați sau pur și simplu să copiați baza de date a persoanelor și informațiile de contact ale acestora dintr-un loc în altul.

În linii mari, există trei moduri de a copia contactele dintr-un loc în altul.

1. Sincronizarea. În primul rând, puteți sincroniza contactele dvs., care este de departe cea mai simplă opțiune atunci când este disponibilă. Rezultatul este că aveți două baze de date de contacte care sunt exact aceleași, pentru totdeauna și până la încetarea sincronizării lor.

2. Utilizați o aplicație pentru contacte. Există câteva aplicații și servicii de contact pe piață, cum ar fi Contacte + (fostul Full Contact), care sugerează datele de contact dintr-o varietate de surse (Facebook, Gmail, LinkedIn), o colectează și apoi o scuipă înapoi oriunde ai il vreau. Cu aceste aplicații, țineți cont atât de dvs. cât și de contactul dvs. Nu doriți să alimentați de bună voie toate informațiile dvs. de contact într-o aplicație care se va întoarce și o va vinde.

3. Export / Import urmat de sincronizarea opțională a noilor modificări. A doua metodă este de a face un transfer în mare parte al contactelor. Putem numi aceasta metoda export / import. Aici, descărcați toate informațiile de contact dintr-o sursă în masă și apoi o încărcați într-o sursă nouă. Este un transfer unic. Opțional, puteți adăuga un pas, astfel încât de aici înainte, toate informațiile de contact noi pe care le creați sau le modificați în prima actualizare a bazei de date în a doua.

Să ne uităm la aceste opțiuni pentru a vedea ce implică.

Sincronizarea persoanelor de contact

Care sunt câteva exemple simple de unde și cum poți sincroniza contactele? Dacă utilizați iCloud, puteți sincroniza contactele dintre dispozitivele iPhone, iPad și Mac. Ușor, nu? S-ar putea părea că este pur și simplu o problemă să aveți aplicația Apple Contacts pe toate dispozitivele dvs., dar, de fapt, trebuie să activați și sincronizarea prin iCloud, pentru ca acesta să funcționeze. Dacă nu activați sincronizarea, informațiile din aplicațiile dvs. de contacte vor fi diferite pe fiecare dispozitiv.

Primul exemplu folosește o singură aplicație. Iată un exemplu cu două aplicații. Există o opțiune de sincronizare între MailChimp și Eventbrite, pe care o puteți activa pentru a aduce informațiile participanților la Eventbrite în MailChimp, astfel încât să le puteți crea campanii de e-mail cu ușurință. O configurați alegând grupurile pe care doriți să le sincronizați, iar din acel moment, până când îl dezactivați, toate datele alese vor fi aceleași între cele două aplicații.

Când doriți să sincronizați contactele, căutați o integrare este de obicei singura cea mai bună opțiune. Există o mulțime de ele. De exemplu, puteți integra Outlook și Salesforce pentru a sincroniza informațiile de contact între cele două aplicații și puteți sincroniza contactele Gmail cu multe CRM-uri.

Utilizați o aplicație Contacte

Există o mulțime de aplicații de contact pe piață care vor trage date dintr-o varietate de surse, o vor colecta și contopi și vă vor ajuta să înțelegeți asta. Dacă aveți informații de contact în mai multe conturi de e-mail, LinkedIn, Twitter și alte locații pe care doriți să le îmbinați rapid și ușor, o aplicație de contacte va face exact asta. Aceste aplicații de multe ori sincronizează datele rezultate în orice loc în care doriți. Așadar, de exemplu, dacă trageți informații de pe iCloud, Google Contacts, LinkedIn și Facebook, puteți să le sincronizați înapoi la Google Contacts și iCloud, de exemplu.

După cum am menționat, asigurați-vă că aveți în vedere confidențialitatea atunci când cercetați aplicațiile de contact. PCMag nu a examinat multe dintre ele, iar câteva dintre noi nu mai funcționează. Persoanele de contact + este singurul pe care l-am obișnuit până la orice grad pe care mă simt confortabil să-l recomand, dar există cu siguranță și altele. Citiți pe ele cel puțin un pic înainte de a vă încrede în ele.

Export / Import Plus Sincronizarea opțională a noilor modificări

Nu aveți întotdeauna opțiunea de a sincroniza complet contactele între două sisteme. În aceste cazuri, descărcați sau exportați contactele dvs. dintr-o aplicație, încărcați-le pe cealaltă, apoi opțional, sincronizați toate modificările viitoare de la una la alta.

Informațiile exacte despre cum să exportați contactele dvs. dintr-o aplicație diferă în funcție de aplicația care este. Pentru aplicațiile de e-mail precum Gmail și Outlook, exportul contactelor dvs. este destul de simplu. Cea mai apăsătoare întrebare este de obicei ce tip de format de fișier doriți să utilizați, CSV sau vCard. Deci, hai să discutăm diferențele înainte de a arata mai departe.

Ce este un fișier CSV?

CSV reprezintă valori separate de virgulă și este formatul de fișier cel mai frecvent acceptat pentru datele din agendă de adrese. Este aceeași valoare separată de virgulă pe care o obțineți atunci când exportați o foaie de calcul într-un fișier de procesare a textului. Fiecare linie de date din foaia de calcul se traduce într-o linie de text, cu conținutul celulelor separat prin virgule. CSV-urile pot fi citite de om, flexibile și ușoare, în sensul că dimensiunea fișierului nu va fi niciodată enormă. Atunci de ce să nu o folosești? Ei bine, exportul în CSV poate duce la pierderea de date, inclusiv fotografia, porecla, site-ul dvs. și, uneori, câmpul „note” al contactelor. CSV-urile nu reușesc să manevreze caractere speciale, așa că dacă aveți informații de contact dintr-un alt script sau cunoașteți persoanele cu mărci de accent pe numele lor, acestea vor fi dispărute sau năprasnice.

Ce este un vCard?

vCard este un format de carte de vizită electronică. Este un format de export mai cuprinzător pentru informații de contact, ceea ce înseamnă că fișierul rezultat va fi probabil mai mare decât un CSV. Un vCard exportat nu pierde la fel de multe date și acceptă mai multe (dar nu toate) caractere speciale și alfabeturi străine. Cu toate acestea, veți pierde porecle, site-uri web și date AIM atunci când exportați în vCard. vCard tinde să fie asociat cu aplicațiile OS X și iOS, deși Outlook și alte programe de e-mail care rulează și pe Windows îl pot folosi.

Înapoi la export / import și opțional sincronizare. După ce vă dați seama ce format doriți să îl utilizați și îl verificați va funcționa cu orice aplicație și bază de date aveți în minte, puteți descărca contactele dvs. de la una și le puteți încărca în alta. Nu este o idee proastă să verificați la vedere câteva dintre contactele rezultate pentru a vă asigura că acestea au funcționat corect.

Acum că ați copiat contactele dintr-o aplicație în alta, doriți ca modificările noi pe care le faceți într-una dintre aplicații să apară automat în cealaltă? Dacă da, veți avea nevoie de un instrument terț pentru lucrare. Câteva exemple sunt IFTTT, Zapier și Microsoft Flow. Uneori sunt numite colectiv instrumente de automatizare.

Instrumentele de automatizare pot conecta aplicații care nu se integrează neapărat de la sine. Cu alte cuvinte, aveți aplicații A și B și niciuna dintre ele nu a construit o integrare dintr-o singură atingere cu cealaltă. Instrumentul de automatizare a intrat și a creat o integrare între A și B pentru dvs., iar acum vă poate ajuta să configurați și să gestionați fluxul de date între cele două aplicații.

Cu instrumente de automatizare, de multe ori nu puteți copia o masă de informații existente de la o aplicație la alta, la fel cum o puteți când exportați / importați singuri. Există câteva soluții amețitoare care implică foi de calcul Google, dar acestea pot fi frustrante de creat și dificil de obținut corect. Puteți, totuși, să utilizați un instrument de automatizare pentru a configura o regulă, astfel încât toate modificările noi dintr-o aplicație să se copieze pe cealaltă, care este metoda pe care o recomand.

• Organizați-vă: Contacte de e-mail Organizați-vă: Contacte de e-mail
• Cum să vă accesați contactele în Windows 10 Cum să accesați contactele dvs. în Windows 10
• 5 noi funcții Gmail pentru a verifica acum 5 noi caracteristici Gmail pentru a verifica acum

De exemplu, puteți configura o regulă astfel încât atunci când instrumentul de automatizare detectează o actualizare a contactelor dvs. iCloud, preia modificarea și o copiază pe, să zicem, Google Contacts. Sau vice versa. Puteți să-l configurați printre oricare două aplicații acceptate de instrumentul dvs. de automatizare.

Adevăratul truc este să vă asigurați că înțelegeți ce este și nu se întâmplă atunci când configurați automatizarea. Trebuie să vă asigurați că știți în ce direcție se întâmplă sincronizarea și dacă există o întârziere între momentul efectuării modificării și când apare în cea de-a doua aplicație.

Nu mai este copiat și lipire

Copierea datelor de contact între două aplicații este în întregime posibilă și nu se bazează pe faptul că lovești din nou ctrl-c, ctrl-v. Aveți mai multe opțiuni, în funcție de ceea ce doriți să faceți și toate sunt destul de simple.