Video: FPPad On Air: Michael Naef, founder and CEO of Doodle (Octombrie 2024)
Am întâlnit prima dată Doodle.com acum câțiva ani în timp ce lucram cu o duzină de voluntari la un proiect. Participanții au fost împrăștiați peste tot în lume - India, Israel, Singapore, California, Massachusetts - și, într-un fel, a trebuit să găsim un moment în care cei mai mulți dintre noi ne vom putea întâlni online pentru a discuta proiectul. Unul dintre voluntari a trimis un link către Doodle.com, iar de atunci, datele și orele de întâlnire s-au reunit ca magie.
Doodle este un site web și un serviciu gratuit care face programarea la fel de simplă precum crearea unui sondaj. Invitați oamenii la scrutin și pur și simplu bifează momentele când sunt disponibile pentru a se întâlni pe baza mai multor opțiuni pe care creatorul de sondaje le oferă. Este un vis de eficiență devenit realitate.
Dar mai întâi, o privire de ansamblu rapidă a modului în care funcționează Doodle.com:
Jill Duffy: Sunt un fan imens al lui Doodle și trebuie să spun, simt că îl prezint oamenilor tot timpul. Este o problemă, să scoți cuvântul?
Michael Naef: Pe de o parte, ne descurcăm foarte bine. Acum suntem la peste 15 milioane de utilizatori în fiecare lună. Deci este un succes minunat și foarte interesant pentru noi. Dar, pe de altă parte, există încă un potențial foarte mare dacă considerați că aproape toată lumea trebuie să facă o programare la un moment sau altul.
Cel mai bun mecanism al nostru de comunicare este instrumentul, serviciul, pentru că are o viralitate încorporată. Puneți alte persoane pe platformă programând, deoarece trebuie să invitați oamenii să participe la sondajul dvs. pe care îl trimiteți.
JD: Cu siguranță am aflat despre asta. Povestește-mi despre progresele în materie de productivitate în pierderea mai puțin a programării timpului folosind un instrument precum Doodle.
MN: Acesta este legat de un studiu recent pe care l-am făcut. Cu câțiva ani în urmă, am făcut un studiu în care am examinat cât timp au nevoie oamenii pentru a-și organiza întâlnirile în fiecare săptămână. Am descoperit că oamenii ar putea economisi până la o jumătate de zi în fiecare săptămână dacă ar putea să își ia tot timpul petrecut organizând întâlniri.
Acest nou studiu pe care l-am folosit pentru a afla ce anume programarea online vă ajută să economisiți în timp, în comparație cu mijloacele clasice, precum e-mailurile sau apelurile telefonice. Am constatat că puteți economisi până la două treimi din timpul pe care trebuie să îl programați, doar prin scoaterea coordonării umane din buclă și pentru a face întregul proces mai eficient și mai puțin nervos.
JD: Care este numărul mediu de persoane pe orice program de întâlnire dat?
MN: În cazul nostru media este undeva în jur de cinci până la șase. Este chiar acolo unde începi să economisești poate jumătate din timpul pe care ar trebui să-l planifici [în comparație cu programarea prin e-mail sau telefon] și economisești tot mai mult timp cu cât participă mai multe persoane. De fapt, vedem o mulțime de programe de sondaje pentru zece persoane, 20 de persoane, până la sute de oameni.
JD: Mă gândesc dacă aveți doar două sau trei persoane, nu aveți nevoie de un instrument pentru a vă programa. În acel moment, poate fi mai ușor să vorbești doar cu oamenii și să economisești timp în acest fel.
MN: Adesea este. Asta este foarte adevărat. În cazul celor două persoane, avem un instrument pentru planificarea unu-la-unu. Se numește MeetMe și funcționează puțin diferit. Publicați orele gratuite și ocupate într-un calendar mic, care este publicat pe adresa URL personală de pe Doodle.com.
Deci în cazul meu este Doodle.com/myke. Puteți să-l publicați și, dacă oamenii doresc să vă întâlnească, pot să meargă înainte și să facă sugestii în [calendarul dvs.] cu o mare probabilitate că veți avea timp pentru că vă pot vedea sloturile de timp liber. Și atunci puteți accepta, respinge sau ignora solicitarea.
Este adevărat că pentru trei persoane, puteți totuși să ajungeți la un rezultat prin e-mail sau telefon, dar consider că această metodă nu este la fel de rapidă ca utilizarea unui instrument precum Doodle.
JD: Se conectează acel calendar la alte instrumente, cum ar fi Outlook sau Google Calendar?
MN: Da, da. Tot ceea ce avem la Doodle - avem, de asemenea, un instrument de soluționare a numirilor de clienți, numit BookMe, care îl face cu un pas mai departe pentru, să zicem, un studio de masaj sau ce nu - toate aceste produse oferă integrare în calendar. Totul se bazează pe aceeași tehnologie la sfârșitul nostru. Acesta este unul dintre avantaje. Dacă vreodată să-ți populezi calendarul, fie că este vorba de Outlook sau iCloud [suport pentru iCloud abia lansat recent], sau Google Calendar, odată ce te-ai conectat la aceste calendare, poți să le folosești în toate serviciile pe care le oferim. Acest lucru va face întregul proces mai perfect și mai ușor pentru tine.
JD: Vreau să mă întorc la imaginea mai mare pentru un moment și să vorbesc despre productivitate în general. Un reporter m-a întrebat a doua zi dacă suntem obsedați de productivitate și cred că acest lucru este valabil în special pentru americani. Începând cu anii’70, de când am pus mâna pe calculatoare la locul de muncă, ne-am gândit că vom deveni mult mai eficienți încât am putea chiar să ne recuperăm mai mult timp și poate chiar să avem o săptămână de muncă de patru zile. Și consider că nu este deloc cazul. Am devenit obsedați de productivitate în acest impuls de a lucra mai mult, de a produce mai multe rezultate, de a câștiga mai mulți bani pentru companie - mă întrebam gândurile tale în acest sens.
MN: Acesta este un subiect larg [râde]! Experimentăm asta și în Europa. Cred că este cu siguranță o tendință în Statele Unite, dar în toate țările și mentalitățile foarte industrializate, unde oamenii, de asemenea, continuă să fie productivi, să finalizeze lucrurile.
De asemenea, cu mișcarea „eului cuantificat” în care încercați să măsurați tot ceea ce faceți și încercați să optimizați. Cred că există un anumit pericol acolo unde buclele devin din ce în ce mai scurte și că sunt foarte strânse asupra individului. Oamenii ar trebui să fie conștienți de punctele lor forte și de unde limitele lor sunt astfel încât să știe când să încetinească sau când să accelereze când este nevoie sau în mod regulat.
Pe de altă parte, cred că este o tendință foarte pozitivă pentru că multe dintre aceste sarcini mai obositoare - fie că este vorba de programarea unui eveniment, de a găsi un zbor sau de a căuta conexiuni în tren sau de a găsi lucruri pe Internet - orice, toate aceste sarcini dificile ele devin mult mai ușoare și te ajută să economisești timp. Cred că provocarea este să investești acel timp economisit nu numai într-o productivitate crescută, ci și într-o calitate a vieții sporită pentru tine personal. Există un echilibru delicat între câtă muncă vrei să faci, ce muncă îți oferă și câtă viață privată ai nevoie. Și câtă zonă cenușie ai nevoie între aceste două, și asta este o decizie foarte personală până la urmă.
JD: Consider că tot mai mulți preferă să ducă o viață amestecată, că își doresc ca calendarul personal și calendarul lor profesional să fie unul singur. Cu siguranță folosesc foarte mult Doodle în scopuri sociale, probabil mai mult decât pentru muncă. Așa cum ai spus, productivitatea crescută are drept rezultat un anumit beneficiu al timpului liber și stresul redus.
Există totuși și alte exemple de aplicații pentru productivitate, care creează un ciclu vicios de încercare de a vă face mai productiv, astfel încât să continuați să lucrați.
MN: Există întotdeauna aceste două opinii diferite. Există viața privată și viața de muncă și se vorbește despre acest echilibru între viață și muncă. Aceasta este din nou o întrebare foarte personală: dacă credeți că munca și viața sunt lucruri foarte separate și trebuie să existe un echilibru între cele două, sau dacă amestecul dintre aceste două domenii ale vieții dvs. trebuie să fie în ritmul potrivit pentru dvs. persoană.
JD: Spune-mi mai multe despre studiul pe care l-ai efectuat. Ați găsit ceva surprinzător?
MN: Nu am fost surprinși de rezultatul în sine. Am avut o mulțime de dovezi anecdotice conform cărora Doodle îi ajută pe oameni să își facă treaba și îi ajută pe oameni să economisească timp, iar aceasta a fost și propria noastră experiență atunci când am folosit instrumentul. [Rezultatele studiului] a fost doar o dovadă mai sistematică a faptului că acesta este într-adevăr cazul.
Ceea ce ne-a uimit cu adevărat a fost diferența. Dacă te uiți la tabelul care arată cât timp este folosit, persoanele care programează fără un instrument petrec 90 până la 120 de minute pentru a programa ceva cu zece până la 15 participanți. Cu Doodle în acest experiment au nevoie de doar o jumătate de oră și asta este o economie de timp uriașă la care nu m-aș fi așteptat.
JD: Ați putea împărtăși câteva sfaturi sau practici organizaționale pe care le utilizați personal? Nu trebuie să se raporteze neapărat la programare.
MN: Acum câțiva ani am citit cartea Getting Things Done, cartea. A fost o carte foarte gânditoare pentru mine. Nu am folosit toate tehnicile pe care le descrie. Dar o tehnică la care ader este să scot totul din capul meu și în sisteme utile și sisteme de încredere.
În zilele noastre, lucrez strict cu calendare și liste de activități. Cea mai mare parte a mea îmi aduce toate aceste mici sarcini și îmi eliberează capul pentru o muncă mai productivă. Știind că am un sistem de încredere care să-mi amintească când trebuie făcut ceva necesar este ceea ce m-a ajutat să fac mult mai mult, să îmi fac ziua de muncă mult mai productivă. Dar îmi eliberează și mintea. Având o minte liberă pentru timpul liber și pentru orice altceva am face, mai degrabă decât să mă gândesc, „nu trebuie să uit asta sau asta”.
JD: Partenerul meu este un manager de operațiuni și el are în orice moment între 100 și 150 de sarcini pe lista sa de activități. Mi-a spus: „Îi păstrez pe cei mai importanți în cap pentru că sunt îngrijorat de ei, iar restul îl țin pe e-mail”. Încercam să-i explic că acesta este un stres pentru el. Când sarcinile nu sunt într-un loc clar în care le poți vedea, ele creează un stres. Dar, odată ce vă mutați la un sistem de încredere în care puteți avea încredere, știți că totul va fi prezent atunci când veți avea nevoie.
El vrea însă să treacă la un sistem nou și mai organizat. Am estimat că va avea aproximativ două săptămâni de tranziție dureroasă. Ați experimentat așa ceva? Când te-ai mutat la GTD, ai avut dureri în tranziție?
MN: Nu am experimentat atât de mult o perioadă de tranziție, dar am experimentat un obstacol mental. Înainte de a introduce sistemul în practica mea de lucru, nu aveam încredere că va funcționa până la urmă sau că pot să-l țin la curent sau că ar fi cu adevărat un sistem de încredere care mă ajută să trec zilele iar prin săptămâni. Asta mi-a luat destul de mult timp, câteva săptămâni până când am decis „bine, hai să încercăm”. Și apoi, mi-am petrecut o zi de configurare a sistemului. Acum nici nu am dosare de e-mail. De obicei, am doar o cutie de e-mail goală și am pus tot ce este important în lista mea de activități. A început destul de bine.
Am simplificat sistemul chiar peste câteva luni. Astăzi este cu adevărat un sistem foarte simplu pentru mine. Cea mai bună dovadă este că majoritatea zilelor în care nu știu să le administrez și reuniuni și alte evenimente calendaristice pe care le-am prezentat a doua zi sau a doua zi, deoarece sistemul este suficient de bine organizat încât totul să funcționeze bine și îmi va fi reamintit. De obicei, mă uit doar la calendarul meu dimineața pentru a vedea ce se întâmplă astăzi.
JD: Ce alte aplicații și servicii utilizați?
MN: Amintiți-vă că Laptele este foarte central pentru mine să-mi păstrez doza pe cale. Folosesc și sistemul bazat pe web și aplicația Android pentru a scrie tot ce îmi vine în minte în timpul unei întâlniri sau la socializare. În loc să încerc să-mi amintesc, am doar să-l notez.
Celălalt este Google Calendar. Tot ceea ce este cu adevărat dat și ora datată este acolo. Există multe calendare acolo, atât pentru viața mea privată, cât și pentru cele legate de muncă.
