Organizați-vă: gestionarea documentelor digitale de familie

Oamenii sunt disperați să scape de hârtia din viața lor. Arhivele digitale oferă atât de multe avantaje. Le puteți căuta eficient. Puteți face backup documentelor electronice în mai multe locații, astfel încât să le puteți accesa oricând, oriunde. Și împărtășirea documentelor digitale cu membrii familiei, avocați și oricine altcineva are nevoie de ele este mult mai ușor decât fotocopierea sau faxarea hârtiei.

Dar înainte de a începe să scanați fapta către casa dvs. și să impuneți toate facturile și declarațiile lunare către e-mail, este important să vă gândiți la ce anume sperați să realizați trecând la un format digital, ca diverse servicii care vă pot ajuta. face acest lucru va automatiza o mare parte din proces. De asemenea, veți dori să știți exact ce fac aceste soluții diferite, deoarece toate vă oferă rezultate foarte diferite. Dacă în cele din urmă veți fi mulțumit de aceste rezultate depinde în mare măsură de obiectivele inițiale.

Servicii de sincronizare a fișierelor (soluția de bricolaj)

Puteți stoca și gestiona cu ușurință documente de familie online, folosind Dropbox, Box, SugarSync sau orice altă soluție de stocare în cloud, dar există argumente pro și contra pentru această metodă.

Pro - uri. Utilizarea unui serviciu de sincronizare a fișierelor este probabil ieftină (puteți obține cu ușurință 5 GB gratuit) și extrem de simplă pentru anumite tipuri de documente (de exemplu , documente unice, mai degrabă decât facturi sau declarații recurente), mai ales dacă aveți deja o sincronizare a fișierelor crearea contului. Serviciile de sincronizare a fișierelor oferă funcții de colaborare, astfel încât să puteți face ca fișierele să fie accesibile altor persoane din familia dvs. sau a avocatului dvs., etc.

Contra. Dacă doriți să salvați facturile și extrasele lunare în acest cont, acesta nu va fi automat. Va trebui să vă conectați în fiecare lună la toate conturile dvs. și să salvați PDF-urile local în folderul de sincronizare a fișierelor. De asemenea, nu veți primi memento-uri pentru a lua această acțiune, cu atât mai puțin pentru a vă plăti facturile. În cele din urmă, va trebui să verificați securitatea serviciului ales pentru a vă asigura că documentele dvs. vor fi în siguranță.

De fapt, există o soluție de rezolvare pentru aceste contra și este FileThis (actualmente în versiune beta). FileThis se conectează la conturile dvs. online și aruncă toate documentele importante într-un depozit la care vă conectați. Opțiunile includ Box, Dropbox, Google Drive, Evernote și chiar propriul computer.

Servicii de specialitate: focus pe finanțe

Există o serie de servicii de specialitate pentru a vă ajuta să gestionați documentele casnice fără hârtie, dar acestea tind să servească în scopuri ușor diferite, de aceea este foarte important să vă gândiți la ceea ce trebuie să faceți cu adevărat.

Manilla (gratuit), de exemplu, este un cont online pe care îl puteți configura pentru a păstra automat înregistrările tuturor declarațiilor dvs. lunare, precum și pentru a vă reaminti să plătiți facturile. De asemenea, are o caracteristică îngrijită, care vă permite să urmăriți programele de recompense, cum ar fi zborurile frecvente ale milei și vă poate juca să luați măsuri într-un cont înainte de expirarea punctelor dvs. Manilla este excelent pentru persoanele care au nevoie de ajutor la plata facturilor la timp sau pentru oricine dorește să centralizeze toate acele declarații ale furnizorilor de servicii, dar nu face mult mai mult decât atât.

Doxo este similar cu Manilla, colectând declarațiile și facturile, dar vă permite, de asemenea, să încărcați alte documente importante ale gospodăriei, ceea ce îl face un cabinet de depozitare digitală mai general. Îmi place că Doxo combină automatizarea găsită în Manilla cu metoda DIY de scanare și încărcare a tuturor celorlalte documente. Din păcate, Doxo are mult mai puțini parteneri decât Manilla, așa că nu se poate conecta la câțiva furnizori importanți, precum Chase Bank, Netflix, CapitalOne și alte câteva nume mari. Doxo are o caracteristică interesantă pe care Manilla nu o are: posibilitatea de a exporta documentele colectate într-o altă locație, cum ar fi un cont Dropbox, astfel încât să le puteți face backup.

NeatCloud, care face atât NeatDesk cât și centrul de stocare online NeatCloud (de la 5, 99 USD pe lună), se concentrează pe a vă ajuta să scanați și să încărcați documente pe hârtie pe care le aveți în casă. Este rapid și foarte bun pentru a identifica în special documentele fiscale și financiare, și puteți clasifica și organiza într-un cont bazat pe cloud orice altceva. Cu toate acestea, Neat nu oferă nicio automatizare pentru a trage documente recurente așa cum fac Manilla și Doxo.

Servicii de specialitate: focalizat pe viață

TheDocSafe (5, 95 USD pe lună) merge într-o direcție puțin diferită. Vă parcurge o listă lungă de informații de familie și personale pe care s-ar putea să doriți să le centralizați, inclusiv o mulțime de lucruri pe care s-ar putea să nu le aveți pe hârtie în primul rând, cum ar fi informațiile de contact de urgență. La configurarea inițială a contului, vă trece prin ceea ce este esențial un chestionar pentru a vă asigura că acoperă toate documentele pe care le-ați putea avea: dețineți o casă? Esti casatorit? Aveți copii? Aveți o ultimă voință și testament? Pentru fiecare dintre aceste întrebări, puteți introduce răspunsuri și încărca titlurile, faptele, certificatele și documentele legale relevante.

Javont Vault este similar în unele moduri, dar este conceput mai mult pentru a vă permite să transmiteți toate aceste detalii unui beneficiar atunci când muriți. Totuși, funcționează de minune pentru a centraliza în siguranță o mulțime de documente importante de familie sau personale în timp ce sunteți în viață, de asemenea. Puteți să faceți inventarul bunurilor dvs., să enumerați toate codurile de identitate și parolele de conectare a contului dvs. online și să lăsați note detaliate celor dragi despre ceea ce vă așteptați să facă cu toate aceste informații după ce muriți. Javont Vault este blocat de un număr de securitate socială, deci este limitat numai la utilizarea americană.

Partea cea mai importantă? Chibzuire

Cel mai important pas de făcut înainte de digitalizarea și organizarea digitală a documentelor casnice este să vă gândiți ce anume doriți să faceți sau ce problemă aveți de rezolvat. Dacă începeți să mergeți fără hârtie fără un obiectiv clar sau rezultat în minte, eforturile dvs. ar putea fi pierdute, deoarece multe dintre soluțiile disponibile oferă servicii foarte diferite.